Decentralizujte: digitalizujte dokumenty tam, kde na tom nejvíce záleží

Sean Suematsu, 05. duben 2013 08:00 0 komentářů
Decentralizujte: digitalizujte dokumenty tam, kde na tom nejvíce záleží

Stále méně a méně zaměstnanců je „připoutáno“ k pracovním stolům. Do roku 2015 by v regionu EMEA (Evropa, Blízký východ a Afrika) mělo podle IDC působit 244,6 milionu mobilních pracovníků. Rostoucí počet podniků operuje se vzdálenými pobočkami, v několika lokalitách v jedné zemi, případně i na globální úrovni. Řada z nich ale nedokáže plně využívat dostupné technologie a vytvářet s jejich pomocí mobilní a efektivní pracovní sílu, která by byla vysoce produktivní i na cestách.

Až příliš často dochází ke zpoždění při zpracování důležitých informací, které vznikají mimo ústředí společnosti. Může jít například o situaci, kdy je obchodník v terénu a navštěvuje zákazníky. Pokud se interní systémy nedokáží přizpůsobit pracovní síle, úroveň produktivity může poklesnout. Ve výsledku vzniká významná celopodniková neefektivita, která negativně ovlivňuje profitabilitu, přesnost a bezpečnost. I z těchto důvodů by organizace měly digitalizovat své papírové informace a vkládat je do vnitrofiremních systémů řízení přímo, nejlépe již v místě jejich vzniku.

Cloudová řešení mění podobu podnikového IT

Výdaje podniků na cloudové služby vzrostou do roku 2016 (Gartner: Global IT spend, červenec 2012) na více než 158 miliard eur. Organizace tento technologický trend již nemohou ignorovat, a to ani v oblasti zpracování dokumentů. S pomocí cloudové infrastruktury mohou podniky umožnit i zaměstnancům pracujícím ve vzdálených pobočkách, aby skenovali dokumenty přímo do ustředí nebo do cloudových aplikací typu Google Docs, Evernote nebo SharePoint. Díky tomu mohou pořizovat a sdílet informace s mnohem vyšší produktivitou a bez ohledu na to, kde se právě geograficky nacházejí.

Proč má smysl digitalizovat

Pokud se tvorba digitálních dokumentů přiblíží k místu kontaktu se zákazníkem (a k těm, kteří se na tvorbě dat podílejí), začnou se informace sbírat v podstatě okamžitě, tj. v místě služby nebo vzniku dat. Tím společnosti nebudou muset vykonávat každodenní časově náročné úkony, jako je správa papírových kopií v rámci centralizovaných procesů. Digitalizace nabízí jednodušší a efektivnější možnosti pořízení, validace, zpracování a sdílení informací mezi lidmi, kteří k nim potřebují okamžitý přístup. Organizace tak ušetří peníze, čas i místo, protože přejdou na digitální distribuci, ukládání a zpřístupnění informací.

Tento přístup je také velmi přínosný z pohledu zákazníka. Například, žádanka může být schválena, opravena nebo změněna v přítomnosti zákazníka a zaměstnance, který má o daném obchodním případu nejvíce informací, což zabraňuje zbytečným průtahům a nepřesnostem.

Obory, které jsou náročné na práci s papírovými doklady, jako jsou zdravotnictví, finanční nebo právní služby, ocení decentralizaci procesů vzniku a převodu formy (digitalizace) dokumentů. Navzdory jejich významu se v těchto odvětvích zpracovávají neefektivně a nebezpečně. Běžně digitalizaci provádějí zaměstnanci, kteří jsou vzdáleni od místa skutečného vzniku dat. Osoby shromažďující podklady musí nejprve centralizovat dokumenty do hlavního úložiště . V něm jsou konvertovány do digitálních souborů, jež mohou být globálně sdíleny a ukládány. Většinou tyto operace provádějí lidé v centrálách společností, kteří s příslušnými procesy, s jejich významem, nemají nic společného.

Nejen, že je to velmi neefektivní, ale vzniká tak slabé místo v celém dodavatelském řetězci zpracování. Citlivé dokumenty jako faktury, smlouvy a žádosti běžně vstupují do přerozdělovacích pochodů interní digitalizace. Výsledkem může být zbytečné zasílání tam a zpět kvůli opravám, jež nejenom snižuje efektivitu a rychlost , ale ohrožuje i bezpečnost citlivých informací. S růstem počtu rukou, jimiž v rámci digitalizačních procesů dokument prochází, se rovněž zvyšuje se šance či riziko, že citlivá data budou vystavena zraku lidí, kteří by je vidět neměli. Ruční zpracování papírových dokladů navíc vždy provází riziko ztráty, založení nebo krádeže. Efektivní, decentralizovaný způsob práce zajistí, že pouze oprávněné osoby budou mít k dokumentům v této fázi zpracování přístup.

Kde leží jádro problému

Proces pořízení informace z papírové podoby a její vložení do klíčových informačních systémů podniku byl měl rovněž počítat se vzrůstající flexibilitou pracovní síly, s technologiemi, které ji podporují a s požadavky zákazníků na lepší služby. Organizace sklízejí výhody plynoucí z uvolnění pracovní síly od kancelářských stolů. Stejně mohou využívat i benefity v podobě nižších nákladů, vyšší efektivity a produktivity, které souvisejí se skenováním a zpracováním informací v místě začátku podnikového nebo obchodního procesu.

Vzdálená a flexibilní práce bude neustále zvyšovat poptávku (a zvyšující se potřebu) po rychlé, přesné a jednoduché digitalizaci dokumentů bez ohledu na lokalitu. Pokud podniky hledají podporu pro vzdálené pobočky, domácí kanceláře anebo pro rostoucí závislost na mobilní práci, vzrůstá jejich potřeba a obchodní využitelnost okamžitého a na místě nezávislého pořizování dokumentů každým dnem.


Komentáře

RSS 

Komentujeme

Intel Inside aneb všichni jsme načipováni

Petr Zavoral , 10. prosinec 2017 18:20
Petr Zavoral

V Havlově hře Audience přesvědčuje Sládek Ferdinanda Vaňka, aby donášel sám na sebe. Z pohledu letoš...

Více







Kalendář

09. 01.

13. 01.
CES 2018
18. 01.

19. 01.
itSMF 2018
29. 01.

30. 01.
G2BTechEd

RSS 

Zprávičky

Rozhodnutí ÚS o odložení EET může vést k žalobám na stát

ČTK , 16. prosinec 2017 09:00

Tisíce a možná desítky tisíc podnikatelů a zástupců různých profesí se na třetí a čtvrtou vlnu EET u...

Více 0 komentářů

E-shopy vyjmutí plateb kartou z EET vítají, přišlo prý ale pozdě

ČTK , 16. prosinec 2017 08:00

Podle ministerstva financí ze zrušení povinnosti evidovat platby kartou pro poplatníky nevyplývá nut...

Více 0 komentářů

Nové Embarcadero RAD Studio obsahuje i licenci pro aplikační server

Pavel Houser , 15. prosinec 2017 10:00

Vývojové prostředí nabízí i nové prvky knihovny vizuálních komponent a nové možnosti grafického uživ...

Více 0 komentářů

Starší zprávičky

Botnet Necurs se vrátil a šíří nový ransomware

Pavel Houser , 15. prosinec 2017 09:00

V listopadu došlo k oživení botnetu Necurs v souvislosti s distribucí nového ransomwaru Scarab. ...

Více 0 komentářů

Jižní Korea zvažuje, že zdaní obchody s bitcoinem

ČTK , 15. prosinec 2017 08:00

Vláda se obává dopadů, které s sebou může přinést náhlý cenový propad kryptoměn....

Více 0 komentářů

O2 v dalších dvou letech vykoupí až 1,25 % vlastních akcií

ČTK , 14. prosinec 2017 10:00

Cílem nového programu je optimalizace kapitálové struktury, uvedla firma....

Více 0 komentářů

10 spotřebitelských trendů pro rok 2018

Pavel Houser , 14. prosinec 2017 09:00

Sluchátka budeme nosit 24 hodin denně, i během spánku. Umělá inteligence bude vytvářet reklamy. Koli...

Více 0 komentářů