margin-top: 125px; border: 1px solid gray; } -->

Decentralizujte: digitalizujte dokumenty tam, kde na tom nejvíce záleží

Sean Suematsu, 05. duben 2013 08:00 0 komentářů
Decentralizujte: digitalizujte dokumenty tam, kde na tom nejvíce záleží

Stále méně a méně zaměstnanců je „připoutáno“ k pracovním stolům. Do roku 2015 by v regionu EMEA (Evropa, Blízký východ a Afrika) mělo podle IDC působit 244,6 milionu mobilních pracovníků. Rostoucí počet podniků operuje se vzdálenými pobočkami, v několika lokalitách v jedné zemi, případně i na globální úrovni. Řada z nich ale nedokáže plně využívat dostupné technologie a vytvářet s jejich pomocí mobilní a efektivní pracovní sílu, která by byla vysoce produktivní i na cestách.

Až příliš často dochází ke zpoždění při zpracování důležitých informací, které vznikají mimo ústředí společnosti. Může jít například o situaci, kdy je obchodník v terénu a navštěvuje zákazníky. Pokud se interní systémy nedokáží přizpůsobit pracovní síle, úroveň produktivity může poklesnout. Ve výsledku vzniká významná celopodniková neefektivita, která negativně ovlivňuje profitabilitu, přesnost a bezpečnost. I z těchto důvodů by organizace měly digitalizovat své papírové informace a vkládat je do vnitrofiremních systémů řízení přímo, nejlépe již v místě jejich vzniku.

Cloudová řešení mění podobu podnikového IT

Výdaje podniků na cloudové služby vzrostou do roku 2016 (Gartner: Global IT spend, červenec 2012) na více než 158 miliard eur. Organizace tento technologický trend již nemohou ignorovat, a to ani v oblasti zpracování dokumentů. S pomocí cloudové infrastruktury mohou podniky umožnit i zaměstnancům pracujícím ve vzdálených pobočkách, aby skenovali dokumenty přímo do ustředí nebo do cloudových aplikací typu Google Docs, Evernote nebo SharePoint. Díky tomu mohou pořizovat a sdílet informace s mnohem vyšší produktivitou a bez ohledu na to, kde se právě geograficky nacházejí.

Proč má smysl digitalizovat

Pokud se tvorba digitálních dokumentů přiblíží k místu kontaktu se zákazníkem (a k těm, kteří se na tvorbě dat podílejí), začnou se informace sbírat v podstatě okamžitě, tj. v místě služby nebo vzniku dat. Tím společnosti nebudou muset vykonávat každodenní časově náročné úkony, jako je správa papírových kopií v rámci centralizovaných procesů. Digitalizace nabízí jednodušší a efektivnější možnosti pořízení, validace, zpracování a sdílení informací mezi lidmi, kteří k nim potřebují okamžitý přístup. Organizace tak ušetří peníze, čas i místo, protože přejdou na digitální distribuci, ukládání a zpřístupnění informací.

Tento přístup je také velmi přínosný z pohledu zákazníka. Například, žádanka může být schválena, opravena nebo změněna v přítomnosti zákazníka a zaměstnance, který má o daném obchodním případu nejvíce informací, což zabraňuje zbytečným průtahům a nepřesnostem.

Obory, které jsou náročné na práci s papírovými doklady, jako jsou zdravotnictví, finanční nebo právní služby, ocení decentralizaci procesů vzniku a převodu formy (digitalizace) dokumentů. Navzdory jejich významu se v těchto odvětvích zpracovávají neefektivně a nebezpečně. Běžně digitalizaci provádějí zaměstnanci, kteří jsou vzdáleni od místa skutečného vzniku dat. Osoby shromažďující podklady musí nejprve centralizovat dokumenty do hlavního úložiště . V něm jsou konvertovány do digitálních souborů, jež mohou být globálně sdíleny a ukládány. Většinou tyto operace provádějí lidé v centrálách společností, kteří s příslušnými procesy, s jejich významem, nemají nic společného.

Nejen, že je to velmi neefektivní, ale vzniká tak slabé místo v celém dodavatelském řetězci zpracování. Citlivé dokumenty jako faktury, smlouvy a žádosti běžně vstupují do přerozdělovacích pochodů interní digitalizace. Výsledkem může být zbytečné zasílání tam a zpět kvůli opravám, jež nejenom snižuje efektivitu a rychlost , ale ohrožuje i bezpečnost citlivých informací. S růstem počtu rukou, jimiž v rámci digitalizačních procesů dokument prochází, se rovněž zvyšuje se šance či riziko, že citlivá data budou vystavena zraku lidí, kteří by je vidět neměli. Ruční zpracování papírových dokladů navíc vždy provází riziko ztráty, založení nebo krádeže. Efektivní, decentralizovaný způsob práce zajistí, že pouze oprávněné osoby budou mít k dokumentům v této fázi zpracování přístup.

Kde leží jádro problému

Proces pořízení informace z papírové podoby a její vložení do klíčových informačních systémů podniku byl měl rovněž počítat se vzrůstající flexibilitou pracovní síly, s technologiemi, které ji podporují a s požadavky zákazníků na lepší služby. Organizace sklízejí výhody plynoucí z uvolnění pracovní síly od kancelářských stolů. Stejně mohou využívat i benefity v podobě nižších nákladů, vyšší efektivity a produktivity, které souvisejí se skenováním a zpracováním informací v místě začátku podnikového nebo obchodního procesu.

Vzdálená a flexibilní práce bude neustále zvyšovat poptávku (a zvyšující se potřebu) po rychlé, přesné a jednoduché digitalizaci dokumentů bez ohledu na lokalitu. Pokud podniky hledají podporu pro vzdálené pobočky, domácí kanceláře anebo pro rostoucí závislost na mobilní práci, vzrůstá jejich potřeba a obchodní využitelnost okamžitého a na místě nezávislého pořizování dokumentů každým dnem.


Komentáře


RSS 

Komentujeme

Zákaznické karty čekají změny

Pavel Houser , 17. leden 2017 13:00
Pavel Houser

Jedna z technologií, která se už po léta prakticky nezměnila, i když by mohla? Prý karty zákazníků d...

Více





Kalendář

06. 02.

07. 02.
konference G2B TechEd
15. 02. IDC Predictions 2017
22. 02. IT mezi paragrafy
RSS 

Zprávičky

Facebook zřídí v Paříži svůj první inkubátor pro začínající firmy

ČTK , 19. leden 2017 14:00

Americká sociální síť Facebook zřídí v Paříži svůj první inkubátor pro začínající firmy, tzv. startu...

Více 0 komentářů

Toshiba prý zvažuje o osamostatnění své polovodičové divize

ČTK , 19. leden 2017 11:00

Japonská společnost Toshiba Corp. zvažuje oddělení svých aktivit v oblasti výroby polovodičů do samo...

Více 0 komentářů

Sněmovna uzákoní pravidla pro informační systémy veřejné správy

ČTK , 19. leden 2017 07:00

Sněmovna zřejmě uzákoní pravidla pro to, jaké funkční vlastnosti mají mít informační systémy ve veře...

Více 0 komentářů

Starší zprávičky

ÚOOÚ za nevyžádaná obchodní sdělení uložil i půlmilionovou pokutu

ČTK , 18. leden 2017 14:00

Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) v souvislosti s nevyžádanými obchodními sděleními udělil loni...

Více 0 komentářů

O2 spustila volání přes rychlé mobilní sítě LTE

ČTK , 18. leden 2017 12:00

Operátor O2 spustil službu volání v rychlé mobilní síti LTE. Největšími výhodami VoLTE jsou velmi kr...

Více 2 komentářů

Průměrná rychlost mobilního internetu loni stoupla na 23,8 Mbit/s

ČTK , 18. leden 2017 07:00

Průměrná rychlost mobilního internetu v Česku se v loňském roce zvýšila o 39 procent na 23,8 Mbit/s....

Více 0 komentářů

Telefónica má zaplatit 1,7 miliardy Kč Tykačovým firmám

ČTK , 17. leden 2017 15:00

Španělská telekomunikační společnost Telefónica má zaplatit firmám podnikatele Pavla Tykače 1,7 mili...

Více 0 komentářů