margin-top: 125px; border: 1px solid gray; } -->

Decentralizujte: digitalizujte dokumenty tam, kde na tom nejvíce záleží

Sean Suematsu, 05. duben 2013 08:00 0 komentářů
Decentralizujte: digitalizujte dokumenty tam, kde na tom nejvíce záleží

Stále méně a méně zaměstnanců je „připoutáno“ k pracovním stolům. Do roku 2015 by v regionu EMEA (Evropa, Blízký východ a Afrika) mělo podle IDC působit 244,6 milionu mobilních pracovníků. Rostoucí počet podniků operuje se vzdálenými pobočkami, v několika lokalitách v jedné zemi, případně i na globální úrovni. Řada z nich ale nedokáže plně využívat dostupné technologie a vytvářet s jejich pomocí mobilní a efektivní pracovní sílu, která by byla vysoce produktivní i na cestách.

Až příliš často dochází ke zpoždění při zpracování důležitých informací, které vznikají mimo ústředí společnosti. Může jít například o situaci, kdy je obchodník v terénu a navštěvuje zákazníky. Pokud se interní systémy nedokáží přizpůsobit pracovní síle, úroveň produktivity může poklesnout. Ve výsledku vzniká významná celopodniková neefektivita, která negativně ovlivňuje profitabilitu, přesnost a bezpečnost. I z těchto důvodů by organizace měly digitalizovat své papírové informace a vkládat je do vnitrofiremních systémů řízení přímo, nejlépe již v místě jejich vzniku.

Cloudová řešení mění podobu podnikového IT

Výdaje podniků na cloudové služby vzrostou do roku 2016 (Gartner: Global IT spend, červenec 2012) na více než 158 miliard eur. Organizace tento technologický trend již nemohou ignorovat, a to ani v oblasti zpracování dokumentů. S pomocí cloudové infrastruktury mohou podniky umožnit i zaměstnancům pracujícím ve vzdálených pobočkách, aby skenovali dokumenty přímo do ustředí nebo do cloudových aplikací typu Google Docs, Evernote nebo SharePoint. Díky tomu mohou pořizovat a sdílet informace s mnohem vyšší produktivitou a bez ohledu na to, kde se právě geograficky nacházejí.

Proč má smysl digitalizovat

Pokud se tvorba digitálních dokumentů přiblíží k místu kontaktu se zákazníkem (a k těm, kteří se na tvorbě dat podílejí), začnou se informace sbírat v podstatě okamžitě, tj. v místě služby nebo vzniku dat. Tím společnosti nebudou muset vykonávat každodenní časově náročné úkony, jako je správa papírových kopií v rámci centralizovaných procesů. Digitalizace nabízí jednodušší a efektivnější možnosti pořízení, validace, zpracování a sdílení informací mezi lidmi, kteří k nim potřebují okamžitý přístup. Organizace tak ušetří peníze, čas i místo, protože přejdou na digitální distribuci, ukládání a zpřístupnění informací.

Tento přístup je také velmi přínosný z pohledu zákazníka. Například, žádanka může být schválena, opravena nebo změněna v přítomnosti zákazníka a zaměstnance, který má o daném obchodním případu nejvíce informací, což zabraňuje zbytečným průtahům a nepřesnostem.

Obory, které jsou náročné na práci s papírovými doklady, jako jsou zdravotnictví, finanční nebo právní služby, ocení decentralizaci procesů vzniku a převodu formy (digitalizace) dokumentů. Navzdory jejich významu se v těchto odvětvích zpracovávají neefektivně a nebezpečně. Běžně digitalizaci provádějí zaměstnanci, kteří jsou vzdáleni od místa skutečného vzniku dat. Osoby shromažďující podklady musí nejprve centralizovat dokumenty do hlavního úložiště . V něm jsou konvertovány do digitálních souborů, jež mohou být globálně sdíleny a ukládány. Většinou tyto operace provádějí lidé v centrálách společností, kteří s příslušnými procesy, s jejich významem, nemají nic společného.

Nejen, že je to velmi neefektivní, ale vzniká tak slabé místo v celém dodavatelském řetězci zpracování. Citlivé dokumenty jako faktury, smlouvy a žádosti běžně vstupují do přerozdělovacích pochodů interní digitalizace. Výsledkem může být zbytečné zasílání tam a zpět kvůli opravám, jež nejenom snižuje efektivitu a rychlost , ale ohrožuje i bezpečnost citlivých informací. S růstem počtu rukou, jimiž v rámci digitalizačních procesů dokument prochází, se rovněž zvyšuje se šance či riziko, že citlivá data budou vystavena zraku lidí, kteří by je vidět neměli. Ruční zpracování papírových dokladů navíc vždy provází riziko ztráty, založení nebo krádeže. Efektivní, decentralizovaný způsob práce zajistí, že pouze oprávněné osoby budou mít k dokumentům v této fázi zpracování přístup.

Kde leží jádro problému

Proces pořízení informace z papírové podoby a její vložení do klíčových informačních systémů podniku byl měl rovněž počítat se vzrůstající flexibilitou pracovní síly, s technologiemi, které ji podporují a s požadavky zákazníků na lepší služby. Organizace sklízejí výhody plynoucí z uvolnění pracovní síly od kancelářských stolů. Stejně mohou využívat i benefity v podobě nižších nákladů, vyšší efektivity a produktivity, které souvisejí se skenováním a zpracováním informací v místě začátku podnikového nebo obchodního procesu.

Vzdálená a flexibilní práce bude neustále zvyšovat poptávku (a zvyšující se potřebu) po rychlé, přesné a jednoduché digitalizaci dokumentů bez ohledu na lokalitu. Pokud podniky hledají podporu pro vzdálené pobočky, domácí kanceláře anebo pro rostoucí závislost na mobilní práci, vzrůstá jejich potřeba a obchodní využitelnost okamžitého a na místě nezávislého pořizování dokumentů každým dnem.


Komentáře

RSS 

Komentujeme

Umělá inteligence rozpoznává tvář zločince

Pavel Houser , 27. červen 2017 12:30
Pavel Houser

Když dnes člověk prohlásí, že rysy tváře souvisejí se zločinností, bude za šarlatána, který chce kří...

Více






Kalendář

25. 06.

29. 06.
Cisco Live 2017
22. 07.

27. 07.
Black Hat 2017
27. 07.

30. 07.
Defcon 2017
RSS 

Zprávičky

Google dostal od Evropské komise rekordní pokutu 2,4 miliardy eur

ČTK , 27. červen 2017 13:06

Google se musí začít ke konkurenčním srovnávačům cen chovat stejně jako k vlastní službě. ...

Více 0 komentářů

Do sporu ruských úřadů se sítí Telegram se vložila i tajná služba

ČTK , 27. červen 2017 09:00

Podle provozovatele majitel sítě žádný "šifrovací klíč" nemá, ty si vytváří zařízení uživatele....

Více 0 komentářů

NSZ zrušilo kvůli vadám stíhání šesti lidí v kauze IT zakázek

ČTK , 27. červen 2017 08:00

Případ se týká tendrů Integrovaného operačního programu ministerstva vnitra. ...

Více 0 komentářů

Starší zprávičky

Konica Minolta umožňuje skenovat dokumenty mobilním telefonem

Pavel Houser , 26. červen 2017 16:04

Nová aplikace podle dodavatele zrychlí ve firmách zpracování dokumentů. Uživatelé mohou s každým dok...

Více 0 komentářů

Toshiba vypadne z hlavního indexu tokijské burzy Nikkei 225

ČTK , 26. červen 2017 10:00

Společnost dosud nezveřejnila auditované výsledky za uplynulý finanční rok, protože auditoři jí výsl...

Více 0 komentářů

Britský parlament se stal terčem kybernetického útoku

ČTK , 25. červen 2017 09:00

Mluvčí Dolní sněmovny potvrdila, že parlament odhalil neoprávněné pokusy o přístup....

Více 0 komentářů

VZLUSAT-1, první česká nanodružice

ČTK , 24. červen 2017 18:13

V pátek indická raketa PSLV-C38 vynesla na oběžnou dráhu českou technologickou nanodružici VZLUSAT-1...

Více 0 komentářů