Efektivní tisk ve veřejné správě? Interní, centrální a digitální

ITbiz.cz, 21. únor 2013 08:00 1 komentářů
Efektivní tisk ve veřejné správě? Interní, centrální a digitální

Outsourcing tiskových úloh velké organizace zvolna opouštějí. Offsetové zpracování dává smysl u stále omezenější skupiny požadavků. Efektivní tisk ve veřejné správě má podobu interních oddělení, která disponují moderní digitální technikou.

Elektronická forma komunikace již řadu let úspěšně vytlačuje tradiční tištěnou či papírovou. Existují ovšem oblasti, v nichž digitální sdělení nelze nebo nejde využívat. Podle výzkumu Corporate Reprographics Trends and Opportunities sponzorovaného společnosti Canon považuje 95 procent organizací veřejné správy tisk za klíčovou součást jejich aktivit. V průměru na něj vydají 2,5 procenta svých rozpočtů. 90 procent veřejných institucí navíc disponuje samostatnými reprografickými centry. Právě ta hrají důležitou roli v ekonomice i v provozní efektivitě tiskových operací veřejných institucí.

Centrální reprografická oddělení, případně podniková reprografická oddělení zajišťují funkce kopírování, tisku a dalších souvisejících služeb pro svou organizaci. Disponují vlastními zaměstnanci a povětšinou i vlastní technikou. Pro velké organizace veřejné správy, které musí nutně pracovat s tištěnými materiály, představují nejefektivnější volbu. Služby podobného centra jsou podle studie společnosti Canon zhruba o 15 procent levnější než v případě externího dodavatele. Jedna z výhod digitální techniky, kterou reprografická oddělení disponují, spočívá i v obrovské flexibilitě. Na požadavky uživatelů dokáží reagovat velmi rychle a přizpůsobí se formě výstupu i jeho množství.

Pět benefitů interních reprografických center

Podle studie společnosti Canon nabízejí interní reprografická centra svým provozovatelům pět hlavních výhod. Nejdůležitějším je úspora nákladů. Organizace nemusejí platit zisky externích poskytovatelů. Ve většině případů nenabídnou komerční dodavatelé výhodnější ceny, a to i přes možné větší úspory z rozsahu. Centrální reprografické centrum tudíž ušetří 10 až 20 procent výdajů na tisk. Efektivně se zde totiž produkují i menší zakázky, které by v komerčním podání doprovázely vysoké režijní náklady. Organizace mají tudíž podstatně větší kontrolu nad reálným množstvím a podobou výstupů. Například, dotisk malého objemu dokumentů představuje jen minimální nákladové zatížení.

Mezi další výhody patří agregace tiskových úloh. Všechny požadavky zajišťuje jedno pracoviště, nemusí se hledat dodavatelé pro dílčí zakázky. Jistým benefitem je i blízkost centra a konkrétního zákazníka. Vznikají úspory času a šetří se i na dopravě. Významnou výhodu představuje i bezpečnost tisku nebo dokumentů. Ty totiž neopustí prostory organizace a nemohou se dostat do nepovolaných rukou.

Základem je digitální tisk

Efektivita interního reprografického centra do značné míry závisí na využívané technice. V dobách analogového - offsetového - tisku byl outsourcing v podstatě oprávněným způsobem zajištění požadovaných výstupů. Centrální pracoviště nenabízelo ani větší flexibiltu, ani výrazně nižší náklady. Analogový proces byl navíc i personálně náročnější. Mnohem komplikovaněji a nákladněji se rovněž realizovaly opravy v dokumentech nebo korektury.

Revoluci v podnikové reprografii způsobily digitální tiskárny a kopírovací zařízení. V cenové úrovni offsetu nabídly větší flexibilitu i nové služby. O úspěchu digitální produkce tištěných materiálů v interních reprografických centrech svědčí i to, že odebírají zhruba polovinu globálních dodávek produkčních digitálních systémů. V roce 1998 využívalo offsetový tisk 94 procent institucí veřejného sektoru. O deset let později jich bylo již jen 64 procent. Vloni se jejich podíl podle odhadů snížil na jednu třetinu. Autoři studie Corporate Reprographics Trends and Opportunities předpokládají, že 90 procent organizací veřejné sféry zpracovává offsetem méně než 30 procent objemu svých tisků. Analogová technologie bývá využívána především při velkoobjemových objednávkách obálek nebo formulářů. Ostatní tiskoviny se zpracovávají převážně digitálně a interně.

Centrální reprografická pracoviště ve veřejných institucích zpracovávají především dokumenty interní komunikace, prezentace, informační a propagační letáky, transakční dokumenty a různé výpisy. Výzkum ukázal, že zhruba 60 procent produkce interních tiskových center zadávají marketingová a komunikační oddělení. Velkou výhodou digitálního zpracování je, že se nemusí tisknout do zásoby. Případný nedostatek materiálů lze velmi rychle řešit dodatečným dotiskem.

Oproti minulosti se i naprosto zásadně změnily možnosti dokončovacích prací. Moderní digitální systémy nabízejí řadu funkcí pro vazbu, ořez nebo skládání dokumentů.


Komentáře

e #1
e 21. únor 2013 11:58

Statni sprava a efektivita? Spadli jste z marsu?

RSS 

Komentujeme

Google vs. Oracle: Kdo tahá za kratší konec?

Pavel Houser , 04. duben 2018 11:30
Pavel Houser

Po 8 letech právních sporů vstoupila soudní tahanice mezi Googlem a Oraclem do dalšího kola. Nakolik...

Více







RSS 

Zprávičky

Těžba bitcoinů při kurzu pod 8 600 dolarů je ztrátová

ČTK , 20. duben 2018 11:21

Analytici se domnívají, že poptávka po hardwaru pro těžbu bitcoinů dál klesne, stejně jako cena kryp...

Více 0 komentářů

Netflixu prudce stoupají příjmy i počet odběratelů

ČTK , 20. duben 2018 09:36

Čistý zisk ve čtvrtletí stoupl na 290,1 milionu dolarů, neboli 64 centů na akcii....

Více 0 komentářů

Zájem o přijímače s digitálním rádiem je minimální

ČTK , 20. duben 2018 08:00

Český rozhlas na konci loňského roku rozšířil pokrytí digitálním signálem na 40 % populace....

Více 3 komentářů

Starší zprávičky

eMan vykupuje zpět podíl Jablotronu

Pavel Houser , 19. duben 2018 14:32

Strategie obou společností se po více než 2 letech propojení rozcházejí, kontrolu nad firmou získáva...

Více 0 komentářů

Facebook reaguje na nové normy EU, cílená reklama ale nepřestane

ČTK , 19. duben 2018 10:26

Facebook se začal dotazovat svých uživatelů, zda může v jejich fotografiích a videích používat techn...

Více 2 komentářů

Ruské úřady vs. Telegram

ČTK , 19. duben 2018 08:00

Začaly se objevovat informace o rozsáhlých výpadcích služeb, které se sporem nijak nesouvisejí....

Více 0 komentářů

Arbes převzal slovenský Finamis a posiluje v oblasti řešení pro kapitálové trhy

ITBiz.cz , 18. duben 2018 16:30

Arbes Technologies za nezveřejněnou sumu získala majoritní podíl ve slovenské společnosti Finamis, k...

Více 0 komentářů