Efektivní tisk ve veřejné správě? Interní, centrální a digitální

ITbiz.cz, 21. únor 2013 08:00 1 komentářů
Efektivní tisk ve veřejné správě? Interní, centrální a digitální

Outsourcing tiskových úloh velké organizace zvolna opouštějí. Offsetové zpracování dává smysl u stále omezenější skupiny požadavků. Efektivní tisk ve veřejné správě má podobu interních oddělení, která disponují moderní digitální technikou.

Elektronická forma komunikace již řadu let úspěšně vytlačuje tradiční tištěnou či papírovou. Existují ovšem oblasti, v nichž digitální sdělení nelze nebo nejde využívat. Podle výzkumu Corporate Reprographics Trends and Opportunities sponzorovaného společnosti Canon považuje 95 procent organizací veřejné správy tisk za klíčovou součást jejich aktivit. V průměru na něj vydají 2,5 procenta svých rozpočtů. 90 procent veřejných institucí navíc disponuje samostatnými reprografickými centry. Právě ta hrají důležitou roli v ekonomice i v provozní efektivitě tiskových operací veřejných institucí.

Centrální reprografická oddělení, případně podniková reprografická oddělení zajišťují funkce kopírování, tisku a dalších souvisejících služeb pro svou organizaci. Disponují vlastními zaměstnanci a povětšinou i vlastní technikou. Pro velké organizace veřejné správy, které musí nutně pracovat s tištěnými materiály, představují nejefektivnější volbu. Služby podobného centra jsou podle studie společnosti Canon zhruba o 15 procent levnější než v případě externího dodavatele. Jedna z výhod digitální techniky, kterou reprografická oddělení disponují, spočívá i v obrovské flexibilitě. Na požadavky uživatelů dokáží reagovat velmi rychle a přizpůsobí se formě výstupu i jeho množství.

Pět benefitů interních reprografických center

Podle studie společnosti Canon nabízejí interní reprografická centra svým provozovatelům pět hlavních výhod. Nejdůležitějším je úspora nákladů. Organizace nemusejí platit zisky externích poskytovatelů. Ve většině případů nenabídnou komerční dodavatelé výhodnější ceny, a to i přes možné větší úspory z rozsahu. Centrální reprografické centrum tudíž ušetří 10 až 20 procent výdajů na tisk. Efektivně se zde totiž produkují i menší zakázky, které by v komerčním podání doprovázely vysoké režijní náklady. Organizace mají tudíž podstatně větší kontrolu nad reálným množstvím a podobou výstupů. Například, dotisk malého objemu dokumentů představuje jen minimální nákladové zatížení.

Mezi další výhody patří agregace tiskových úloh. Všechny požadavky zajišťuje jedno pracoviště, nemusí se hledat dodavatelé pro dílčí zakázky. Jistým benefitem je i blízkost centra a konkrétního zákazníka. Vznikají úspory času a šetří se i na dopravě. Významnou výhodu představuje i bezpečnost tisku nebo dokumentů. Ty totiž neopustí prostory organizace a nemohou se dostat do nepovolaných rukou.

Základem je digitální tisk

Efektivita interního reprografického centra do značné míry závisí na využívané technice. V dobách analogového - offsetového - tisku byl outsourcing v podstatě oprávněným způsobem zajištění požadovaných výstupů. Centrální pracoviště nenabízelo ani větší flexibiltu, ani výrazně nižší náklady. Analogový proces byl navíc i personálně náročnější. Mnohem komplikovaněji a nákladněji se rovněž realizovaly opravy v dokumentech nebo korektury.

Revoluci v podnikové reprografii způsobily digitální tiskárny a kopírovací zařízení. V cenové úrovni offsetu nabídly větší flexibilitu i nové služby. O úspěchu digitální produkce tištěných materiálů v interních reprografických centrech svědčí i to, že odebírají zhruba polovinu globálních dodávek produkčních digitálních systémů. V roce 1998 využívalo offsetový tisk 94 procent institucí veřejného sektoru. O deset let později jich bylo již jen 64 procent. Vloni se jejich podíl podle odhadů snížil na jednu třetinu. Autoři studie Corporate Reprographics Trends and Opportunities předpokládají, že 90 procent organizací veřejné sféry zpracovává offsetem méně než 30 procent objemu svých tisků. Analogová technologie bývá využívána především při velkoobjemových objednávkách obálek nebo formulářů. Ostatní tiskoviny se zpracovávají převážně digitálně a interně.

Centrální reprografická pracoviště ve veřejných institucích zpracovávají především dokumenty interní komunikace, prezentace, informační a propagační letáky, transakční dokumenty a různé výpisy. Výzkum ukázal, že zhruba 60 procent produkce interních tiskových center zadávají marketingová a komunikační oddělení. Velkou výhodou digitálního zpracování je, že se nemusí tisknout do zásoby. Případný nedostatek materiálů lze velmi rychle řešit dodatečným dotiskem.

Oproti minulosti se i naprosto zásadně změnily možnosti dokončovacích prací. Moderní digitální systémy nabízejí řadu funkcí pro vazbu, ořez nebo skládání dokumentů.


Komentáře

e #1
e 21. únor 2013 11:58

Statni sprava a efektivita? Spadli jste z marsu?

RSS 

Komentujeme

V datových centrech už nejde o Windows?

Pavel Houser , 22. březen 2017 12:47
Pavel Houser

Trevor Pott si na The Register pokládá otázku o budoucnosti serverových Windows na platformě ARM. ...

Více






Kalendář

20. 03.

24. 03.
CeBIT 2017
21. 03.

24. 03.
Amper
25. 03. INSPO 2017
RSS 

Zprávičky

Workplace Hub pro optimalizaci systémů i procesů

Pavel Houser , 23. březen 2017 16:09

Konica Minolta v partnerství se společnostmi Microsoft, HPE, Sophos, Canonical a BrainTribe přichází...

Více 0 komentářů

Jen necelá polovina firem pravidelně zkoumá data o zákaznících

ITBiz.cz , 23. březen 2017 14:30

Podle studie společnosti Oracle pouze 44 % firem pravidelně zkoumá data o svých zákaznících s cílem ...

Více 0 komentářů

Google umožní sdílení polohy přes aplikaci Google Maps

ČTK , 23. březen 2017 13:30

Uživatelé populární mapové aplikace Google Maps budou moci od příštího týdne sdílet s ostatními svou...

Více 0 komentářů

Starší zprávičky

V affiliate marketingu se u nás letos protočí 3 miliardy

ITBiz.cz , 23. březen 2017 10:00

Celkový objem trhu online affiliate marketingu e-shopů v ČR a SR činil v roce 2016 dle odhadů VIVnet...

Více 0 komentářů

Amazon koupí předního arabského e-prodejce Souq.com

ČTK , 23. březen 2017 08:45

Americký internetový prodejce Amazon se dohodl na koupi sta procent akcií dubajského on-line prodejc...

Více 0 komentářů

Nejméně aktualizované aplikace na PC: Java a Flash

Pavel Houser , 23. březen 2017 08:30

Dále z průzkumu: Windows XP jsou stále nainstalovány na 6 % zkoumaných počítačů. SSD má jen málo lid...

Více 0 komentářů

Výdaje kybernetického úřadu budou letos 214 milionů Kč

ČTK , 23. březen 2017 07:00

Výdaje nového Národního úřadu pro kybernetickou a informační bezpečnost (NÚKIB) by letos měly být zh...

Více 0 komentářů