Efektivní tisk ve veřejné správě? Interní, centrální a digitální

ITbiz.cz, 21. únor 2013 08:00 1 komentářů
Efektivní tisk ve veřejné správě? Interní, centrální a digitální

Outsourcing tiskových úloh velké organizace zvolna opouštějí. Offsetové zpracování dává smysl u stále omezenější skupiny požadavků. Efektivní tisk ve veřejné správě má podobu interních oddělení, která disponují moderní digitální technikou.

Elektronická forma komunikace již řadu let úspěšně vytlačuje tradiční tištěnou či papírovou. Existují ovšem oblasti, v nichž digitální sdělení nelze nebo nejde využívat. Podle výzkumu Corporate Reprographics Trends and Opportunities sponzorovaného společnosti Canon považuje 95 procent organizací veřejné správy tisk za klíčovou součást jejich aktivit. V průměru na něj vydají 2,5 procenta svých rozpočtů. 90 procent veřejných institucí navíc disponuje samostatnými reprografickými centry. Právě ta hrají důležitou roli v ekonomice i v provozní efektivitě tiskových operací veřejných institucí.

Centrální reprografická oddělení, případně podniková reprografická oddělení zajišťují funkce kopírování, tisku a dalších souvisejících služeb pro svou organizaci. Disponují vlastními zaměstnanci a povětšinou i vlastní technikou. Pro velké organizace veřejné správy, které musí nutně pracovat s tištěnými materiály, představují nejefektivnější volbu. Služby podobného centra jsou podle studie společnosti Canon zhruba o 15 procent levnější než v případě externího dodavatele. Jedna z výhod digitální techniky, kterou reprografická oddělení disponují, spočívá i v obrovské flexibilitě. Na požadavky uživatelů dokáží reagovat velmi rychle a přizpůsobí se formě výstupu i jeho množství.

Pět benefitů interních reprografických center

Podle studie společnosti Canon nabízejí interní reprografická centra svým provozovatelům pět hlavních výhod. Nejdůležitějším je úspora nákladů. Organizace nemusejí platit zisky externích poskytovatelů. Ve většině případů nenabídnou komerční dodavatelé výhodnější ceny, a to i přes možné větší úspory z rozsahu. Centrální reprografické centrum tudíž ušetří 10 až 20 procent výdajů na tisk. Efektivně se zde totiž produkují i menší zakázky, které by v komerčním podání doprovázely vysoké režijní náklady. Organizace mají tudíž podstatně větší kontrolu nad reálným množstvím a podobou výstupů. Například, dotisk malého objemu dokumentů představuje jen minimální nákladové zatížení.

Mezi další výhody patří agregace tiskových úloh. Všechny požadavky zajišťuje jedno pracoviště, nemusí se hledat dodavatelé pro dílčí zakázky. Jistým benefitem je i blízkost centra a konkrétního zákazníka. Vznikají úspory času a šetří se i na dopravě. Významnou výhodu představuje i bezpečnost tisku nebo dokumentů. Ty totiž neopustí prostory organizace a nemohou se dostat do nepovolaných rukou.

Základem je digitální tisk

Efektivita interního reprografického centra do značné míry závisí na využívané technice. V dobách analogového - offsetového - tisku byl outsourcing v podstatě oprávněným způsobem zajištění požadovaných výstupů. Centrální pracoviště nenabízelo ani větší flexibiltu, ani výrazně nižší náklady. Analogový proces byl navíc i personálně náročnější. Mnohem komplikovaněji a nákladněji se rovněž realizovaly opravy v dokumentech nebo korektury.

Revoluci v podnikové reprografii způsobily digitální tiskárny a kopírovací zařízení. V cenové úrovni offsetu nabídly větší flexibilitu i nové služby. O úspěchu digitální produkce tištěných materiálů v interních reprografických centrech svědčí i to, že odebírají zhruba polovinu globálních dodávek produkčních digitálních systémů. V roce 1998 využívalo offsetový tisk 94 procent institucí veřejného sektoru. O deset let později jich bylo již jen 64 procent. Vloni se jejich podíl podle odhadů snížil na jednu třetinu. Autoři studie Corporate Reprographics Trends and Opportunities předpokládají, že 90 procent organizací veřejné sféry zpracovává offsetem méně než 30 procent objemu svých tisků. Analogová technologie bývá využívána především při velkoobjemových objednávkách obálek nebo formulářů. Ostatní tiskoviny se zpracovávají převážně digitálně a interně.

Centrální reprografická pracoviště ve veřejných institucích zpracovávají především dokumenty interní komunikace, prezentace, informační a propagační letáky, transakční dokumenty a různé výpisy. Výzkum ukázal, že zhruba 60 procent produkce interních tiskových center zadávají marketingová a komunikační oddělení. Velkou výhodou digitálního zpracování je, že se nemusí tisknout do zásoby. Případný nedostatek materiálů lze velmi rychle řešit dodatečným dotiskem.

Oproti minulosti se i naprosto zásadně změnily možnosti dokončovacích prací. Moderní digitální systémy nabízejí řadu funkcí pro vazbu, ořez nebo skládání dokumentů.


Komentáře

e #1
e 21. únor 2013 11:58

Statni sprava a efektivita? Spadli jste z marsu?

RSS 

Komentujeme

Skutečně software pohltí svět?

Pavel Houser , 22. duben 2017 14:00
Pavel Houser

Výrok, podle něhož má software pojídat svět, jako první použil (zřejmě) Marc Andreessen v roce 2011 ...

Více





RSS 

Zprávičky

Bývalí manažeři Olympusu mají zaplatit miliardy za účetní podvod

ČTK , 28. duben 2017 14:00

Skupina bývalých vedoucích pracovníků japonské společnosti Olympus musí firmě zaplatit odškodné 58,8...

Více 0 komentářů

Soud v Ostravě poslal počítačového hackera na 6,5 roku do vězení

ČTK , 28. duben 2017 10:30

Na 6,5 let poslal dnes Krajský soud v Ostravě do vězení počítačového hackera Lumíra Heriče. Podle ro...

Více 0 komentářů

Digitální transformace a IoT mění české výrobní společnosti

Pavel Houser , 28. duben 2017 09:00

Často více než 10 let staré ERP systémy nebývají s novými technologiemi kompatibilní....

Více 0 komentářů

Starší zprávičky

Jihokorejští výrobci elektroniky Samsung a LG prudce zvýšili zisk

ČTK , 28. duben 2017 07:00

Jihokorejští výrobci elektroniky Samsung Electronics a LG Electronics v letošním prvním čtvrtletí vý...

Více 0 komentářů

O digitální transformaci usiluje více než polovina českých podniků

Pavel Houser , 27. duben 2017 18:39

Spojení IoT a AI: Zařízení internetu věcí generují velké objemy dat, které mají bez rychlého zpracov...

Více 0 komentářů

Twitter snížil čtvrtletní ztrátu na 61,6 milionu dolarů

ČTK , 27. duben 2017 15:30

Čtvrtletní ztráta americké internetové společnosti Twitter se meziročně snížila na 61,6 milionu dola...

Více 0 komentářů

Vláda indického Kašmíru zakázala na měsíc sociální sítě

ČTK , 27. duben 2017 13:00

Vláda indického státu Džammú a Kašmír nařídila nejméně na měsíc blokádu sociálních sítí na kašmírské...

Více 0 komentářů