Elektronický oběh dokumentů šetří čas i energii

ITbiz.cz, 19. duben 2012 01:39 0 komentářů
Elektronický oběh dokumentů šetří čas i energii

Všichni jistě známe situace, kdy řízení procesů, ať už ve firmě, na úřadě už začíná být komplikované. Kdo si má neustále pamatovat, jak se to či ono dělalo, kdo je zodpovědný za akceptaci faktury a podobně? Automatizaci některých postupů však dnes za nás dokáží řešit podnikové informační systémy, konkrétně nástroj, zvaný Workflow, který je součástí podnikových informačních systémů HELIOS.

Správně nastavené Workflow dokáže podpořit zjednodušení a zrychlení jednotlivých činností nebo odstranění schvalovacího procesu prostřednictvím kolujícího papíru, o kterém stejně nevíme, ve které kanceláří zrovna leží.

Elektronický oběh dokumentů lze rozdělit na dvě oblasti. První z nich je evidence předpisů, směrnic, norem a pod. U dokumentů můžeme evidovat změny – tzv. řízená dokumentace - nebo pouze archivovat aktuální verzi – tzv. neřízená dokumentace.

Druhá oblast zahrnuje tok dokumentů souvisejících s doklady evidovanými v informačním systému. Nejjednodušším příkladem práce s workflow je faktura došlá.

Ta se naskenuje a připojí k „faktuře došlé“ vytvořené v informačním systému. Naskenovaná podoba faktury pak obíhá prostřednictvím tzv. workflow - nastavených stupňů jednotlivým odpovědným zaměstnancům. Ti pak provádějí příslušné úkony, jako např. akceptace, schválení, zaúčtování, zaplacení apod., podle odpovídajících kompetencí konkrétního zaměstnance.

Zavedení elektronického oběhu dokumentů se zpočátku nemusí líbit zaměstnancům, kteří se změně z různých důvodů, brání. Po nějaké době však zjišťují podstatné usnadnění práce. Zrychlí a zjednoduší se realizace procesů a odpadá složitější manipulace s papírovými dokumenty. Vedoucím pracovníkům pak workflow přináší zefektivnění práce zaměstnanců, lepší průhlednost a kontrolu nad oběhem dokumentů.

Jak se s workflow pracuje?

V pokročilejších informačních systémech, k nimž patří například HELIOS, můžeme obvykle definovat workflow procesy jako jednotlivé stupně a tzv. uzly (uzel je místo, kde systém čeká na rozhodnutí typu „ano - ne“, „schváleno-neschváleno“ – tedy např. samotné zaškrtnutí zaškrtávátka = „schváleno“ ). Definici je možné provést na jednotlivé uživatele nebo na role uživatelů.

Uživatel tak potom může stanovit libovolnou délku workflow procesů a libovolný počet uzlů. V systému jsou jasně vydefinované odpovědnosti a popsané postupy. Tím je zabezpečen správný sled požadovaných kroků.

Úkol je systémem přidělen konkrétnímu uživateli informačního systému. Každý uživatel má svůj „úkolovník“ – Worklist, tedy přehled aktuálních úkolů k řešení. To znamená, že si „rozklikne“ určitý zápis v systému, například fakturu. Po věcné kontrole dotyčný uživatel zaškrtne „schváleno“. Tím se proces posune o jednu úroveň dál, až posléze dojde do finálního zpracování.

Nemusí se však jednat jen o faktury. Workflow znamená také řízení toku dalších dokumentů. Například došlé pošty, smluv, nabídek, objednávek atd. Možno říci veškerých firemních dokumentů či procesů, které by měly „projít rukama“ více lidí ve firmě.

Jaké možnosti nám pomocník v podobě workflow pro podporu postupů dále nabízí?

Můžeme řešit libovolné procesy schvalování, např. schvalování objednávek, dovolených, faktur přijatých, schvalování zápisu ze schůze a podobně opět v několika stupňové hierarchii – podle organizační struktury.

Skýtá také možnost upozorňování dle libovolných podmínek (faktury po splatnosti, vypršení garance/záruky, termín školení řidičů…). Upozorňování lze nastavit i mimo systém a to např. přes SMS nebo E-mailem (i s odkazem přímo do informačního systému).

Workflow ani informační systémy však nejsou „samospasitelné“. Jen správně implementovaný systém zabezpečí kýžené přínosy. Zrychlení procesů, jejich zjednodušení a přesné mapování průchodu dokumentů ušetří čas a tím i finančních náklady. Získá se tak prostor a čas pro jiné, důležitější činnosti.

Pokud vás všechny tyto možnosti zaujaly, můžete se dozvědět více o konkrétní nabídce v systémech HELIOS z dílny společnosti Asseco Solutions prostřednictvím kontaktů na www.helios.eu.


Komentáře


RSS 

Komentujeme

Zákaznické karty čekají změny

Pavel Houser , 17. leden 2017 13:00
Pavel Houser

Jedna z technologií, která se už po léta prakticky nezměnila, i když by mohla? Prý karty zákazníků d...

Více





Kalendář

06. 02.

07. 02.
konference G2B TechEd
15. 02. IDC Predictions 2017
22. 02. IT mezi paragrafy
-->
RSS 

Zprávičky

Facebook zřídí v Paříži svůj první inkubátor pro začínající firmy

ČTK , 19. leden 2017 14:00

Americká sociální síť Facebook zřídí v Paříži svůj první inkubátor pro začínající firmy, tzv. startu...

Více 0 komentářů

Toshiba prý zvažuje o osamostatnění své polovodičové divize

ČTK , 19. leden 2017 11:00

Japonská společnost Toshiba Corp. zvažuje oddělení svých aktivit v oblasti výroby polovodičů do samo...

Více 0 komentářů

Sněmovna uzákoní pravidla pro informační systémy veřejné správy

ČTK , 19. leden 2017 07:00

Sněmovna zřejmě uzákoní pravidla pro to, jaké funkční vlastnosti mají mít informační systémy ve veře...

Více 0 komentářů

Starší zprávičky

ÚOOÚ za nevyžádaná obchodní sdělení uložil i půlmilionovou pokutu

ČTK , 18. leden 2017 14:00

Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) v souvislosti s nevyžádanými obchodními sděleními udělil loni...

Více 0 komentářů

O2 spustila volání přes rychlé mobilní sítě LTE

ČTK , 18. leden 2017 12:00

Operátor O2 spustil službu volání v rychlé mobilní síti LTE. Největšími výhodami VoLTE jsou velmi kr...

Více 2 komentářů

Průměrná rychlost mobilního internetu loni stoupla na 23,8 Mbit/s

ČTK , 18. leden 2017 07:00

Průměrná rychlost mobilního internetu v Česku se v loňském roce zvýšila o 39 procent na 23,8 Mbit/s....

Více 0 komentářů

Telefónica má zaplatit 1,7 miliardy Kč Tykačovým firmám

ČTK , 17. leden 2017 15:00

Španělská telekomunikační společnost Telefónica má zaplatit firmám podnikatele Pavla Tykače 1,7 mili...

Více 0 komentářů