Elektronický oběh dokumentů šetří čas i energii

ITbiz.cz, 19. duben 2012 01:39 0 komentářů
Elektronický oběh dokumentů šetří čas i energii

Všichni jistě známe situace, kdy řízení procesů, ať už ve firmě, na úřadě už začíná být komplikované. Kdo si má neustále pamatovat, jak se to či ono dělalo, kdo je zodpovědný za akceptaci faktury a podobně? Automatizaci některých postupů však dnes za nás dokáží řešit podnikové informační systémy, konkrétně nástroj, zvaný Workflow, který je součástí podnikových informačních systémů HELIOS.

Správně nastavené Workflow dokáže podpořit zjednodušení a zrychlení jednotlivých činností nebo odstranění schvalovacího procesu prostřednictvím kolujícího papíru, o kterém stejně nevíme, ve které kanceláří zrovna leží.

Elektronický oběh dokumentů lze rozdělit na dvě oblasti. První z nich je evidence předpisů, směrnic, norem a pod. U dokumentů můžeme evidovat změny – tzv. řízená dokumentace - nebo pouze archivovat aktuální verzi – tzv. neřízená dokumentace.

Druhá oblast zahrnuje tok dokumentů souvisejících s doklady evidovanými v informačním systému. Nejjednodušším příkladem práce s workflow je faktura došlá.

Ta se naskenuje a připojí k „faktuře došlé“ vytvořené v informačním systému. Naskenovaná podoba faktury pak obíhá prostřednictvím tzv. workflow - nastavených stupňů jednotlivým odpovědným zaměstnancům. Ti pak provádějí příslušné úkony, jako např. akceptace, schválení, zaúčtování, zaplacení apod., podle odpovídajících kompetencí konkrétního zaměstnance.

Zavedení elektronického oběhu dokumentů se zpočátku nemusí líbit zaměstnancům, kteří se změně z různých důvodů, brání. Po nějaké době však zjišťují podstatné usnadnění práce. Zrychlí a zjednoduší se realizace procesů a odpadá složitější manipulace s papírovými dokumenty. Vedoucím pracovníkům pak workflow přináší zefektivnění práce zaměstnanců, lepší průhlednost a kontrolu nad oběhem dokumentů.

Jak se s workflow pracuje?

V pokročilejších informačních systémech, k nimž patří například HELIOS, můžeme obvykle definovat workflow procesy jako jednotlivé stupně a tzv. uzly (uzel je místo, kde systém čeká na rozhodnutí typu „ano - ne“, „schváleno-neschváleno“ – tedy např. samotné zaškrtnutí zaškrtávátka = „schváleno“ ). Definici je možné provést na jednotlivé uživatele nebo na role uživatelů.

Uživatel tak potom může stanovit libovolnou délku workflow procesů a libovolný počet uzlů. V systému jsou jasně vydefinované odpovědnosti a popsané postupy. Tím je zabezpečen správný sled požadovaných kroků.

Úkol je systémem přidělen konkrétnímu uživateli informačního systému. Každý uživatel má svůj „úkolovník“ – Worklist, tedy přehled aktuálních úkolů k řešení. To znamená, že si „rozklikne“ určitý zápis v systému, například fakturu. Po věcné kontrole dotyčný uživatel zaškrtne „schváleno“. Tím se proces posune o jednu úroveň dál, až posléze dojde do finálního zpracování.

Nemusí se však jednat jen o faktury. Workflow znamená také řízení toku dalších dokumentů. Například došlé pošty, smluv, nabídek, objednávek atd. Možno říci veškerých firemních dokumentů či procesů, které by měly „projít rukama“ více lidí ve firmě.

Jaké možnosti nám pomocník v podobě workflow pro podporu postupů dále nabízí?

Můžeme řešit libovolné procesy schvalování, např. schvalování objednávek, dovolených, faktur přijatých, schvalování zápisu ze schůze a podobně opět v několika stupňové hierarchii – podle organizační struktury.

Skýtá také možnost upozorňování dle libovolných podmínek (faktury po splatnosti, vypršení garance/záruky, termín školení řidičů…). Upozorňování lze nastavit i mimo systém a to např. přes SMS nebo E-mailem (i s odkazem přímo do informačního systému).

Workflow ani informační systémy však nejsou „samospasitelné“. Jen správně implementovaný systém zabezpečí kýžené přínosy. Zrychlení procesů, jejich zjednodušení a přesné mapování průchodu dokumentů ušetří čas a tím i finančních náklady. Získá se tak prostor a čas pro jiné, důležitější činnosti.

Pokud vás všechny tyto možnosti zaujaly, můžete se dozvědět více o konkrétní nabídce v systémech HELIOS z dílny společnosti Asseco Solutions prostřednictvím kontaktů na www.helios.eu.


Komentáře

RSS 

Komentujeme

Biometrie podle mozku

Pavel Houser , 29. březen 2017 10:00
Pavel Houser

Budou na bankomatech jakási sluchátka pro čtení EEG? Palaniappan Ramaswamy se ve své vědecké práci i...

Více






RSS 

Zprávičky

Nové tablety a notebooky Lenovo

Pavel Houser , 30. březen 2017 09:00

Lenovo představuje tablet s odnímatelnou klávesnicí Miix 320, dva konvertibilní notebooky YOGA 720 a...

Více 0 komentářů

Konec intervencí se na cenách elektra projeví v řádu měsíců

ČTK , 30. březen 2017 08:00

Nejrychleji se změny kurzu projevují u obrátkovější elektroniky, jako jsou mobilní telefony a notebo...

Více 0 komentářů

Samsung představil smartphone Galaxy S8

Pavel Houser , 30. březen 2017 07:00

Galaxy S8 se začne v ČR prodávat 28. dubna 2017 za doporučenou maloobchodní cenu 21 999 Kč, model Ga...

Více 0 komentářů

Starší zprávičky

Uber se kvůli zpřísnění zákona o taxislužbě stahuje z Dánska

ČTK , 29. březen 2017 15:00

Americký provozovatel internetové aplikace pro alternativní taxislužbu Uber Technologies přestane od...

Více 0 komentářů

Kvantové hradlo simuluje přenos kvantových peněz mezi bankami

Pavel Houser , 29. březen 2017 13:00

Vědci z Olomouce jako první ověřili, jak mohou fungovat kvantové peníze. ...

Více 0 komentářů

ČR se v únoru posunula mezi méně bezpečné země

Pavel Houser , 29. březen 2017 11:00

Nejrozšířenější malwarovou rodinou byl v únoru ve světe i v ČR botnet Kelihos. ...

Více 0 komentářů

Musk založil firmu pro propojení lidských mozků s počítači

ČTK , 29. březen 2017 09:30

Neuralink chce vyvíjet mozkové implantáty, které budou přidávat lidem umělou inteligenci.

...

Více 0 komentářů