margin-top: 125px; border: 1px solid gray; } -->

Implementací podnikového informačního systému proces nekončí

ITbiz.cz, 15. listopad 2013 09:00 2 komentářů
Implementací podnikového informačního systému proces nekončí

Každá úspěšná firma musí čas od času implementovat podnikový informační systém. Někdy to končí katastrofou, jindy vynikajícím úspěchem, často lepším či horším kompromisem.

Příčiny velmi rozdílných výsledků implementačních projektů bývají kombinací schopností dodavatele, odběratele a možností ERP systému. Věřím, že zrovna vaše firma se vyhnula katastrofě a chcete svůj systém co nejlépe využívat. Na co si dát pozor? Jaké zásady dodržovat? Určitě chcete, aby byl váš systém stabilní a zároveň pružně reagoval na budoucí změny.

QAD systém, který je na českém a slovenském trhu dodáván společností Minerva ČR, je stabilní systém a běží bez zásahu odborníka 24 hodin denně 7 dní v týdnu. Tuto vlastnost, bohužel, zdaleka nemají všechny systémy. U mnoha z nich je nutná celá řada pravidelných zásahů administrátora, aby systém nezhavaroval. Pokud jste si vybrali systém vyžadující administrační zásahy, zajistěte si opravdu spolehlivé IT oddělení. Jinak hazardujete s dobrou pověstí své firmy u zákazníků.

Zabezpečení

Do výše uvedených zásahů nezahrnuji pravidelné správcovské činnosti směřující k zajištění dostupnosti a zabezpečení informačního systému. Jde o řešení abnormálních situací způsobených přírodními živly nebo haváriemi hardware. Minerva ČR jako seriózní dodavatel informačního systému navrhuje v úvodní studii optimální způsob zajištění chodu systému. Jelikož existuje mnoho způsobů lišících se zejména cenou a výsledným efektem, musí dodavatel svého klienta otevřeně informovat o rizicích spojených s přehnaným spořením na těchto nástrojích. Zpravidla nabízíme varianty s přiřazenými maximálními dobami výpadku (RTO) a maximální ztrátou dat (RPO). Díky tomu si i nezkušený klient dokáže vybrat vyhovující variantu. V rámci implementace by pak dodavatel měl navrhnout i podrobný návod pro správce systému, kdy, jak a které činnosti provádět.

Podnikové procesy

Velmi podstatné pro další rozvoj informačního systému ve vaší firmě je dobře zpracovaná dokumentace podnikových procesů. V ideálním případě se již dodavatel vašeho systému zasadil o to, aby v průběhu implementace vznikl podrobný popis procesů provázaný na nastavení informačního systému a na detailní kroky uživatele při realizaci procesu. Jde vlastně o návody k používání systému ušité na míru vaší firmě.

Přímo v ERP systému QAD najdete zobrazené procesy díky, kterým uživatelé vidí, odkud k němu informace přitékají a kam dále od něho pokračují. Tato dokumentace zvyšuje nahraditelnost lidí ve firmě, usnadňuje certifikace a audity, váš dodavatel by ji měl aktivně používat na Service Desku při řešení vašich volání a hlavně usnadňuje budoucí změny ve firmě. Měla by mít svého správce, který ji bude průběžně aktualizovat.

Možná se vám zdá, že to není nic nového. Za velmi důležité považuji provázání dokumentace do informačního systému, nejlépe až na jednotlivá pole obrazovek. Mám zkušenost, že dobře vytvořená dokumentace procesů s vazbou na systém může mít do 50 stran a její efekt je obrovský.

Klíčoví uživatelé

Dokumentace bez lidí je však k ničemu. V průběhu implementace vznikl ve vaší firmě tým klíčových uživatelů, kteří vidí do vašeho systému hlouběji než ostatní. Nechte tyto lidi odejít z firmy a budete zcela závislí na vašem IT dodavateli. Hýčkejte si tyto lidi a získáte tým, který bude manažerům partnerem při rozhodování o každé hlubší organizační změně. Dokáže vám poradit v možnostech a upozornit vás na důsledky. Implementace změn s takovýmto týmem bude výrazně rychlejší a s nižším rizikem.

Know-how a odborníci

Chcete být na špičce ve svém oboru? Musíte mít i v IT oblasti partnera, který vám tam pomůže. Pokud jste implementovali menší systém, kterému chyběla část funkcionality a váš dodavatel ji dovyvinul dle vašich požadavků nebo dokonce pod vaším vedením, zvolili jste špatně. Dodavatel informačního systému by měl mít systém obsahující světové know-how a konzultanty znalé vašeho oboru a trendů.

S každou novou verzí podnikového systému přicházejí nové možnosti řešení vašich problémů. Možnosti, o kterých často ani nevíte a tudíž si je nemůžete nechat doprogramovat. Minerva ČR pořádá pravidelné uživatelské konference zaměřené na novinky a jejich využití ve vaší firmě. Vysílejte na tyto konference své klíčové uživatele a budete neustále v kontaktu se světovými novinkami.

Informační systém musí žít s vaší firmou. Pokud patří ke světové špičce, můžete jej rozšiřovat o další moduly a tím získávat více informací, kvalitnější informace či další podporu v dosud nepokrytých procesech. Můžete včas přejít na vyšší verzi svého informačního systému a odstranit tak některé z nedostatků, se kterými jste se dosud potýkali nebo získat zcela novou kvalitu.

Audit

I když máte ve firmě špičkové specialisty ve svém oboru, neubráníte se, aby časem netrpěli tzv. provozní slepotou. Vždy se budou snažit řešit problémy ze svého úhlu pohledu a podle svého znalostního obzoru. Mohou ale existovat zcela jiná neotřelá řešení. Jak se k nim dostat? Dříve firmy najímaly drahé renomované konzultantské společnosti, které vytvořily tlusté studie a zpravidla ponechaly své klienty svému osudu: „Zkuste změnit svou praxi tak, abyste se co nejvíce přiblížili k výstupům uvedeným ve studii.“

Bohužel právě ta praktická změna bývá tak náročná, že jen málo firem je schopno ji vlastními silami zrealizovat. A při tom existuje efektivnější řešení. Využijte svého dodavatele informačního systému. Měl by disponovat kvalitními konzultanty nezaslepenými vaším běžným provozem, a přesto by měl být blíže vašemu reálnému životu než externí konzultantská firma. Vždyť u vás implementoval systém. Navíc můžete spojit navrhovanou změnu s jejím uvedením do života prostřednictvím reimplementace příslušné části informačního systému.

Běžící systém je určitým signálem o tom, že se implementace změny podařila. Pokud nemáte představu co zlepšit, nechte si udělat od dodavatele IT audit. Minerva ČR nabízí audit podnikových procesů jako nástroj identifikující slabá místa v podniku. Obsahuje i návrhy na jejich odstranění nebo alespoň eliminaci.

Takový audit bývá ideálním iniciátorem změny k lepšímu. A nezáleží na tom, jaký informační systém používáte. Chcete-li se zlepšovat, musíte se měnit. Váš dodavatel informačního systému by měl mít přehled o vašich potřebách a nových možnostech a měl by vás aktivně upozorňovat na možné cesty zlepšení podpory vaší firmy. Měl by přímo přispívat k rozvoji vaší firmy. Pokud toho není schopen, hledejte jiného.

V neposlední řadě školení

Sledujte webové stránky vašeho IT partnera. Ti nejlepší tam nabízejí školení zaměřená na novinky ve vyšších verzích vašeho informačního systému a mnohdy tam najdete i e-školení orientovaná na trendy ve vašem byznysu, na řešení konkrétních problémů vaší firmy nebo vaší konkurence. Jsou to školící nástroje, které využívají konzultanti vašeho dodavatele k systematickému sebevzdělávání.


Komentáře

karel #1
karel 16. listopad 2013 06:17

jestli jsou to stejni "odbornici", kteri podporovali a nasazovali MFG tak neni o co stat

Lada #2
Lada 16. listopad 2013 21:59

U všech ERP to bude asi stejné - http://www.itbiz.cz/komiks/komiks-sap-konzultant

RSS 

Komentujeme

Sociální sítě pro B2B? Bláznovství!

Richard Jan Voigts , 17. květen 2017 07:00
Richard Jan Voigts

Agentura Ami Digital provedla průzkum ohledně využívání sociálních sítí v České republice. Ami Digit...

Více





RSS 

Zprávičky

PayPal rozšiřuje ochranu prodejců v ČR

Pavel Houser , 25. květen 2017 08:00

Tento program se dříve v České republice vztahoval jen na hmotné zboží, nyní se rozšiřuje i o služby...

Více 0 komentářů

Firmy zabývající se virtuální realitou zakládají asociaci

ČTK , 24. květen 2017 16:00

Cílem je propojit vývojářské týmy s universitami, investičními fondy a soukromým sektorem....

Více 0 komentářů

Sněmovna schválila novelu upravující přechod na vysílání DVB-T2

ČTK , 24. květen 2017 13:05

"Já jsem tam postrádal něco ve prospěch virtuálních mobilních operátorů," uvedl budoucí ministr fina...

Více 0 komentářů

Starší zprávičky

Google chce propojit data z webové reklamy s nákupy v kamenných obchodech

ČTK , 24. květen 2017 10:46

Technologie dokáže propojit informace o tom, na co lidé na webu klikají a za co pak platí kartou v k...

Více 1 komentářů

Apple a Nokia urovnaly patentový spor, podepsaly novou dohodu

ČTK , 24. květen 2017 10:00

Analytiky překvapilo relativně rychlé vyřešení sporu....

Více 0 komentářů

ČTÚ: Aukce kmitočtů v pásmu 3,7 GHz se zúčastní 6 subjektů

Pavel Houser , 24. květen 2017 09:00

Podle harmonogramu by ostrá aukce na celkem 5 kmitočtových bloků, každý o velikosti 40 MHz, měla zač...

Více 0 komentářů

Čínská firma chce vyvinout dron, který unese přes tunu nákladu

ČTK , 24. květen 2017 08:00

Jeden z největších čínských internetových prodejců JD.com oznámil, že se chystá vyvinout bezpilotní ...

Více 0 komentářů