Může být kancelářský tisk nebezpečný?

Zdeněk Jiřina , 19. listopad 2013 08:30 0 komentářů
Může být kancelářský tisk nebezpečný?

Každý ví, že co se dá ukrást, se krade. Informace a data nejsou žádnou výjimkou, a to ani ta v tištěné podobě. Takřka všichni zaměstnanci si současně myslí, že práce s dokumenty je pro organizaci jako celek důležitá. A mají samozřejmě pravdu. Bezpečnostní situaci ztěžuje fakt, že téměř dvě třetiny zaměstnanců pracují s důvěrnými či citlivými dokumenty. Navíc skoro 80 procent těchto uživatelů dává při tisku přednost vzdáleným tiskárnám.

Nemáte-li vaši tiskovou infrastrukturu vybudovanou ze zařízení, která podporují bezpečný – či chcete-li zabezpečený – tisk, jsou vám bezpečnostní rizika opravdu nablízku. Stačí například, aby citlivý dokument vyzvedla z výstupního zásobníku sdílené tiskárny neoprávněná osoba. Kupodivu jen necelá dvacetina uživatelů s rozhodovacími pravomocemi považuje bezpečnost za podstatný faktor ovlivňující nákup zařízení.

Řada firem připouští, že bezpečnost tisku je na okraji jejich zájmu. Svá tisková workflow tyto firmy považují za dostatečně bezpečné, přestože jen zlomek společností jejich bezpečnost pravidelně ověřuje.

Příklad s neoprávněným vyzvednutím je typickou situací, ve které se o zabezpečený tisk zajímat. Dnes dostupné technologie umožnují, aby tiskárna vytiskla konkrétní dokument až po autentizaci oprávněné osoby. Tedy až ve chvíli, kdy uživatel stojí přímo u tiskárny a prokáže svoji totožnost například pomocí pinu, hesla, čipové karty či bezkontaktního identifikátoru. V případě požadavků na ještě vyšší bezpečnost lze využít biometrických prvků, zejména pak čtečky otisků prstů.

Rizik je hodně

Problém vyzvednutí dokumentu neoprávněnou osobou je ale pouze jedním z rizikových faktorů. K zabezpečení tisku je nezbytné přistoupit komplexně a ve všech fázích existence chráněného dokumentu. Důležitá je i ochrana elektronizace dokumentů, tedy jejich skenování. Bohužel skenování samo o sobě ochranu dokumentů nezvyšuje, spíše právě naopak. Celých 57 procent uživatelů si pravidelně fyzicky tiskne elektronické dokumenty. A takřka polovina z nich tiskne znatelně více, než před třemi lety. Důvod je prostý – s papírovými dokumenty se zaměstnancům lépe pracuje. Poznámky a úpravy prováděné tužkou jsou mnohdy stále nejjednodušší.

Mezi další možnosti z oblasti zabezpečení tisku patří automatické zasílání dokumentů na nejvhodnější tiskárny. Základní podmínkou pro takové směrování tisku je podpora tzv. univerzálních tiskových driverů. Příkladem může být zaslání tisku citlivého dokumentu jen na tiskárnu přístupnou ve zvláštním režimu.

Pokročilá ochrana tisku se týká i tisku z externích médií, například paměťových karet. Speciální aplikační rozšíření tiskáren mj. umožňují zabránit tisku určitého typu dokumentů bez ohledu na to, zda byl tisk vyvolán ze vzdáleného počítače či z paměťové karty. Principy bezpečného tisku musí zohledňovat i koncept BYOD, tedy využívání zařízení vlastněných zaměstnanci.

Možnosti uživatelů nejsou dokonalé

Ochrana tisku souvisí i s oblastmi, na které má koncový uživatel minimální vliv. Tisková data jsou nejčastěji přenášená po počítačové síti. Při vysokých požadavcích na bezpečí je tedy více než vhodné zajistit ochranu proti jejich odposlouchávání. Bezpečnostním rizikem jsou i úložná zařízení tiskáren, na kterých jsou uchovávány zejména dokumenty určené k opakovanému tisku. Na ty je zapotřebí zaměřit se například při vyřazení tiskáren z provozu.

Velmi důležitá je v oblasti bezpečného tisku osvěta a vzdělávání. Zaměstnanci musí chápat, proč je ochrana tisku a dokumentů nutná. Podstatné přitom je seznámit zaměstnance s tím, co musí pro ochranu dokumentů udělat oni a co za ně zajistí technika. Důležitost osvěty podtrhuje i fakt, že školení nevedou pouze ke zvýšení bezpečnosti, ale také k efektivnímu využívání dostupné techniky. Více než polovina uživatelů sice zná nejdůležitější funkce tiskáren, nicméně jen 24 procent zná všechny funkce nebo alespoň většinu z nich. Komplexní zajištění bezpečného tisku znamená jak pořízení vhodných zařízení, tak i potřebného softwarového řešení.

Vybírat si můžete mezi celou řadou produktů od několika firem, problematikou bezpečného tisku se zabývá například společnost Canon. Uvědomte si, že předcházet problémům a rizikům je jediná správná cesta, jak se bezpečnostních incidentů a negativních dopadů vyvarovat. Technologie a řešení existují, jde jen o to jich využít.


* Čísla pochází z nezávislé studie Office Insight 2013 provedené společností Canon


Komentáře


RSS 

Komentujeme

Zákaznické karty čekají změny

Pavel Houser , 17. leden 2017 13:00
Pavel Houser

Jedna z technologií, která se už po léta prakticky nezměnila, i když by mohla? Prý karty zákazníků d...

Více





Kalendář

06. 02.

07. 02.
konference G2B TechEd
15. 02. IDC Predictions 2017
22. 02. IT mezi paragrafy
RSS 

Zprávičky

Facebook zřídí v Paříži svůj první inkubátor pro začínající firmy

ČTK , 19. leden 2017 14:00

Americká sociální síť Facebook zřídí v Paříži svůj první inkubátor pro začínající firmy, tzv. startu...

Více 0 komentářů

Toshiba prý zvažuje o osamostatnění své polovodičové divize

ČTK , 19. leden 2017 11:00

Japonská společnost Toshiba Corp. zvažuje oddělení svých aktivit v oblasti výroby polovodičů do samo...

Více 0 komentářů

Sněmovna uzákoní pravidla pro informační systémy veřejné správy

ČTK , 19. leden 2017 07:00

Sněmovna zřejmě uzákoní pravidla pro to, jaké funkční vlastnosti mají mít informační systémy ve veře...

Více 0 komentářů

Starší zprávičky

ÚOOÚ za nevyžádaná obchodní sdělení uložil i půlmilionovou pokutu

ČTK , 18. leden 2017 14:00

Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) v souvislosti s nevyžádanými obchodními sděleními udělil loni...

Více 0 komentářů

O2 spustila volání přes rychlé mobilní sítě LTE

ČTK , 18. leden 2017 12:00

Operátor O2 spustil službu volání v rychlé mobilní síti LTE. Největšími výhodami VoLTE jsou velmi kr...

Více 2 komentářů

Průměrná rychlost mobilního internetu loni stoupla na 23,8 Mbit/s

ČTK , 18. leden 2017 07:00

Průměrná rychlost mobilního internetu v Česku se v loňském roce zvýšila o 39 procent na 23,8 Mbit/s....

Více 0 komentářů

Telefónica má zaplatit 1,7 miliardy Kč Tykačovým firmám

ČTK , 17. leden 2017 15:00

Španělská telekomunikační společnost Telefónica má zaplatit firmám podnikatele Pavla Tykače 1,7 mili...

Více 0 komentářů