Může být kancelářský tisk nebezpečný?

Zdeněk Jiřina , 19. listopad 2013 08:30 0 komentářů
Může být kancelářský tisk nebezpečný?

Každý ví, že co se dá ukrást, se krade. Informace a data nejsou žádnou výjimkou, a to ani ta v tištěné podobě. Takřka všichni zaměstnanci si současně myslí, že práce s dokumenty je pro organizaci jako celek důležitá. A mají samozřejmě pravdu. Bezpečnostní situaci ztěžuje fakt, že téměř dvě třetiny zaměstnanců pracují s důvěrnými či citlivými dokumenty. Navíc skoro 80 procent těchto uživatelů dává při tisku přednost vzdáleným tiskárnám.

Nemáte-li vaši tiskovou infrastrukturu vybudovanou ze zařízení, která podporují bezpečný – či chcete-li zabezpečený – tisk, jsou vám bezpečnostní rizika opravdu nablízku. Stačí například, aby citlivý dokument vyzvedla z výstupního zásobníku sdílené tiskárny neoprávněná osoba. Kupodivu jen necelá dvacetina uživatelů s rozhodovacími pravomocemi považuje bezpečnost za podstatný faktor ovlivňující nákup zařízení.

Řada firem připouští, že bezpečnost tisku je na okraji jejich zájmu. Svá tisková workflow tyto firmy považují za dostatečně bezpečné, přestože jen zlomek společností jejich bezpečnost pravidelně ověřuje.

Příklad s neoprávněným vyzvednutím je typickou situací, ve které se o zabezpečený tisk zajímat. Dnes dostupné technologie umožnují, aby tiskárna vytiskla konkrétní dokument až po autentizaci oprávněné osoby. Tedy až ve chvíli, kdy uživatel stojí přímo u tiskárny a prokáže svoji totožnost například pomocí pinu, hesla, čipové karty či bezkontaktního identifikátoru. V případě požadavků na ještě vyšší bezpečnost lze využít biometrických prvků, zejména pak čtečky otisků prstů.

Rizik je hodně

Problém vyzvednutí dokumentu neoprávněnou osobou je ale pouze jedním z rizikových faktorů. K zabezpečení tisku je nezbytné přistoupit komplexně a ve všech fázích existence chráněného dokumentu. Důležitá je i ochrana elektronizace dokumentů, tedy jejich skenování. Bohužel skenování samo o sobě ochranu dokumentů nezvyšuje, spíše právě naopak. Celých 57 procent uživatelů si pravidelně fyzicky tiskne elektronické dokumenty. A takřka polovina z nich tiskne znatelně více, než před třemi lety. Důvod je prostý – s papírovými dokumenty se zaměstnancům lépe pracuje. Poznámky a úpravy prováděné tužkou jsou mnohdy stále nejjednodušší.

Mezi další možnosti z oblasti zabezpečení tisku patří automatické zasílání dokumentů na nejvhodnější tiskárny. Základní podmínkou pro takové směrování tisku je podpora tzv. univerzálních tiskových driverů. Příkladem může být zaslání tisku citlivého dokumentu jen na tiskárnu přístupnou ve zvláštním režimu.

Pokročilá ochrana tisku se týká i tisku z externích médií, například paměťových karet. Speciální aplikační rozšíření tiskáren mj. umožňují zabránit tisku určitého typu dokumentů bez ohledu na to, zda byl tisk vyvolán ze vzdáleného počítače či z paměťové karty. Principy bezpečného tisku musí zohledňovat i koncept BYOD, tedy využívání zařízení vlastněných zaměstnanci.

Možnosti uživatelů nejsou dokonalé

Ochrana tisku souvisí i s oblastmi, na které má koncový uživatel minimální vliv. Tisková data jsou nejčastěji přenášená po počítačové síti. Při vysokých požadavcích na bezpečí je tedy více než vhodné zajistit ochranu proti jejich odposlouchávání. Bezpečnostním rizikem jsou i úložná zařízení tiskáren, na kterých jsou uchovávány zejména dokumenty určené k opakovanému tisku. Na ty je zapotřebí zaměřit se například při vyřazení tiskáren z provozu.

Velmi důležitá je v oblasti bezpečného tisku osvěta a vzdělávání. Zaměstnanci musí chápat, proč je ochrana tisku a dokumentů nutná. Podstatné přitom je seznámit zaměstnance s tím, co musí pro ochranu dokumentů udělat oni a co za ně zajistí technika. Důležitost osvěty podtrhuje i fakt, že školení nevedou pouze ke zvýšení bezpečnosti, ale také k efektivnímu využívání dostupné techniky. Více než polovina uživatelů sice zná nejdůležitější funkce tiskáren, nicméně jen 24 procent zná všechny funkce nebo alespoň většinu z nich. Komplexní zajištění bezpečného tisku znamená jak pořízení vhodných zařízení, tak i potřebného softwarového řešení.

Vybírat si můžete mezi celou řadou produktů od několika firem, problematikou bezpečného tisku se zabývá například společnost Canon. Uvědomte si, že předcházet problémům a rizikům je jediná správná cesta, jak se bezpečnostních incidentů a negativních dopadů vyvarovat. Technologie a řešení existují, jde jen o to jich využít.


* Čísla pochází z nezávislé studie Office Insight 2013 provedené společností Canon


Komentáře

RSS 

Komentujeme

Jak probíhá adopce cloudu

Pavel Houser , 16. únor 2018 09:45
Pavel Houser

Cloud už neznamená jen SaaS, jenže… K dispozici je řada analýz i prognóz, které dokládají, jak se po...

Více








RSS 

Zprávičky

O2 navrhne valné hromadě výplatu akcionářům 21 Kč na akcii

ČTK , 19. únor 2018 08:00

Celkově by firma vyplatila na dividendách 5,274 miliardy Kč, tedy 98 % loňského čistého zisku....

Více 0 komentářů

Piezoelektrický jev u jednotlivých molekul umožní nanogenerátory elektrické energie

Pavel Houser , 18. únor 2018 08:00

Piezoelektrický jev odpovídá za vznik elektrického napětí v závislosti na vnějším mechanickém namáhá...

Více 0 komentářů

Také USA obvinily Rusko, že má na svědomí velký loňský kyberútok

ČTK , 17. únor 2018 08:00

Po Británii i Spojené státy obvinily ruskou vládu, že stojí za vlnou kybernetických útoků, která lon...

Více 2 komentářů

Starší zprávičky

Lékařům nebudou letos hrozit pokuty za předpis papírového receptu

ČTK , 16. únor 2018 10:00

"Chceme mít rok na odladění systému a jeho vylepšení," řekl ministr zdravotnictví Adam Vojtěch....

Více 0 komentářů

Jourová: Facebook a Twitter musejí v ochraně spotřebitelů přidat

ČTK , 16. únor 2018 09:00

Nedostatky prý neodstranil zejména Twitter, naopak změny Google+ se zdají být v souladu s unijními p...

Více 0 komentářů

Senátoři se postavili proti nadměrným sankcím kvůli GDPR

ČTK , 16. únor 2018 08:00

Pokuty musí být vždy přiměřené s tím, že dolní sazba pokuty přitom zcela jistě bude nulová," uvedl m...

Více 0 komentářů

Uber v uplynulém roce prohloubil ztrátu na 4,5 miliardy dolarů

ČTK , 15. únor 2018 11:02

Podnik současně získal více než 14 miliard dolarů z nových investic. ...

Více 0 komentářů