Seznam.cz s elektronickou fakturací

ITbiz.cz, 05. květen 2014 00:00 0 komentářů
Seznam.cz s elektronickou fakturací

Společnost Seznam.cz provozuje nejnavštěvovanější český internetový portál, který nabízí vyhledávač, email, aktuální zprávy, předpověď počasí a řadu dalších služeb. Denně některou stránku pod hlavičkou Seznam.cz navštíví více než dva miliony uživatelů. Seznam.cz je česká společnost zaměřená především na české uživatele.

Během jednoho roku vystaví společnost Seznam.cz více, téměř půl milionu faktur. Tak obrovská agenda vyžaduje nemalé náklady materiální i personální. Každá úspora je proto velice vítaná. K nejvýznamnějším, které se podařilo v souvislosti s fakturací uvést ve společnosti Seznam.cz v život, patří postupné zavádění elektronické fakturace, kterou umožňuje informační systém HELIOS Green.

HELIOS Green byl společnosti Seznam.cz dodán a implementován společností Asseco Solutions, a.s. roku 2010. Funguje zde v následujících modulech:

  • Ekonomika, majetek, smlouvy
  • Personalistika a Mzdy
  • Propojení do obchodních systémů
  • Elektronická fakturace směrem ven
  • Schvalování elektronické fakturace směrem dovnitř
  • Oběh faktur došlých po firmě

Jak konkrétně zde probíhá elektronická fakturace?

Faktury odchozí se v naší firmě vystavují v jiném systému, ale do HELIOS Green se všechny zúčtovávají,“ vysvětluje Miroslav Šmeral, projektový manažer společnosti Seznam.cz a dodává: „Celkový počet faktur se pohybuje mezi dvaceti až čtyřiceti tisíci měsíčně. Viděli jsme zde proto velkou možnost posílat faktury nikoliv v papírové podobě poštou, ale elektronicky emailem. Měli jsme systém HELIOS Green, který tuto funkcionalitu má a stačilo jen ji využít.“

Cesta elektronické faktury

Přijetí zákaznické objednávky a zanesení do agendy společnosti Seznam.cz probíhá v jiném systému. V okamžiku schválení objednávky klientem se data přenesou do systému HELIOS Green, který vystaví zálohovou faktura a čeká se na zaplacení. Po avízu z bankovního výpisu o zaplacení je vytvořena realizační faktura, která je v elektronické podobě odeslána emailem k zákazníkovi. Faktické odeslání provádí fakturantka hromadně funkcí, a to v řádu hodin po avízu o zaplacení.

Zpracování faktur došlých do společnosti Seznam.cz probíhá efektivně díky využití příslušného modulu systému HELIOS Green. Začíná v podatelně.

„Zde si došlé faktury vyzvedne příslušná asistentka, která se systémem pracuje,“ popisuje proces Miroslav Šmeral. „V systému použije speciální formulář na založení příchozí faktury. Vytvoří klíčový prvek procesu – položku schválení, která elektronicky prochází podle daného mechanismu napříč firmou. Na jeho konci je faktura schválena (případně neschválena).“

Fakturu je možno v HELIOS Green zobrazit jako soubor pdf, dále k ní lze přidat další materiály k zaúčtování (například rozúčtování nákladů na mobily na zakázky podle čísel a středisek, záznamy z obchodních jednání, doklady o pracovních cestách, doklady týkající se televizních spotů atd.). Elektronická verze umožňuje, aby si tuto často dost objemnou agendu účetní s parafujícím vyměňovaly s podporou informačního systému.

V okamžiku schválení likvidátorka došlých faktur dává příkaz k úhradě. Pokyn bance jde ze systému HELIOS Green. Zároveň následuje zaúčtování likvidované faktury.

Oběh faktur došlých již v elektronické podobě je obdobný jako u tištěných, jen jejich vstup do systému je jednodušší – přikládají se do HELIOS Green přímo bez skenování.

Přínosy HELIOS Green v oblasti fakturace

Přínosy a úspory dané elektronickou fakturací se projevují především v rychlejší, jednodušší a výrazně levnější cestě k zákazníkovi. Uspoří se náklady na papír, poštovné, ale i čas a práce fakturantek. Zrychlí se také zpracování na straně zákazníka. Samozřejmě se ve výsledku šetří také životní prostředí.


Komentáře

RSS 

Komentujeme

Další na řadě je bezpečnost

Richard Jan Voigts , 09. říjen 2017 00:00
Richard Jan Voigts

Co všechno lze automatizovat pomocí strojového učení? Larry Ellison, technologický ředitel společnos...

Více







Kalendář

24. 10. VeeamON Forum 2017
25. 10.

26. 10.
Profesia days 2017
26. 10. Acronis Roadshow 2017
RSS 

Zprávičky

Google investoval do alternativní taxislužby Lyft

ČTK , 23. říjen 2017 09:00

Už v květnu podepsal Lyft dohodu o spolupráci s divizí samořídících aut Alphabetu.

...

Více 0 komentářů

Objem digitálních plateb i nadále roste

Pavel Houser , 23. říjen 2017 08:00

Nastupuje nový platební ekosystém...

Více 0 komentářů

ČSÚ: Volební weby byly nedostupné kvůli útoku DDoS

Pavel Houser , 22. říjen 2017 17:43

Výpadky prezentačních server vznikly na straně externího dodavatele komunikačních služeb. ...

Více 0 komentářů

Starší zprávičky

Úřad pro ochranu osobních údajů vyšetřuje e-shop Mall.cz kvůli úniku hesel

ČTK , 22. říjen 2017 08:00

Obchodu Mall.cz odcizili hackeři údaje až ke 750 000 starších uživatelských účtů....

Více 0 komentářů

Firma vypsala odměnu za odhalení digitálního podpisu slovenského ministra

ČTK , 21. říjen 2017 08:00

Problém se týká čipů německého výrobce Infineon Technologies, které Slovensko používá v občanských p...

Více 0 komentářů

Electro World v účetním roce zmírnil ztrátu na 92 milionů Kč

ČTK , 20. říjen 2017 12:00

Firma se soustředila na zlepšení prodejní a distribuční sítě a rozšíření sortimentu....

Více 0 komentářů

Dohoda o ochraně dat mezi EU a USA prošla první kontrolou

ČTK , 20. říjen 2017 08:00

Cílem dohody je chránit osobní údaje osob v EU předávané společnostem v USA. ...

Více 0 komentářů