margin-top: 125px; border: 1px solid gray; } -->

Seznam.cz s elektronickou fakturací

ITbiz.cz, 05. květen 2014 00:00 0 komentářů
Seznam.cz s elektronickou fakturací

Společnost Seznam.cz provozuje nejnavštěvovanější český internetový portál, který nabízí vyhledávač, email, aktuální zprávy, předpověď počasí a řadu dalších služeb. Denně některou stránku pod hlavičkou Seznam.cz navštíví více než dva miliony uživatelů. Seznam.cz je česká společnost zaměřená především na české uživatele.

Během jednoho roku vystaví společnost Seznam.cz více, téměř půl milionu faktur. Tak obrovská agenda vyžaduje nemalé náklady materiální i personální. Každá úspora je proto velice vítaná. K nejvýznamnějším, které se podařilo v souvislosti s fakturací uvést ve společnosti Seznam.cz v život, patří postupné zavádění elektronické fakturace, kterou umožňuje informační systém HELIOS Green.

HELIOS Green byl společnosti Seznam.cz dodán a implementován společností Asseco Solutions, a.s. roku 2010. Funguje zde v následujících modulech:

  • Ekonomika, majetek, smlouvy
  • Personalistika a Mzdy
  • Propojení do obchodních systémů
  • Elektronická fakturace směrem ven
  • Schvalování elektronické fakturace směrem dovnitř
  • Oběh faktur došlých po firmě

Jak konkrétně zde probíhá elektronická fakturace?

Faktury odchozí se v naší firmě vystavují v jiném systému, ale do HELIOS Green se všechny zúčtovávají,“ vysvětluje Miroslav Šmeral, projektový manažer společnosti Seznam.cz a dodává: „Celkový počet faktur se pohybuje mezi dvaceti až čtyřiceti tisíci měsíčně. Viděli jsme zde proto velkou možnost posílat faktury nikoliv v papírové podobě poštou, ale elektronicky emailem. Měli jsme systém HELIOS Green, který tuto funkcionalitu má a stačilo jen ji využít.“

Cesta elektronické faktury

Přijetí zákaznické objednávky a zanesení do agendy společnosti Seznam.cz probíhá v jiném systému. V okamžiku schválení objednávky klientem se data přenesou do systému HELIOS Green, který vystaví zálohovou faktura a čeká se na zaplacení. Po avízu z bankovního výpisu o zaplacení je vytvořena realizační faktura, která je v elektronické podobě odeslána emailem k zákazníkovi. Faktické odeslání provádí fakturantka hromadně funkcí, a to v řádu hodin po avízu o zaplacení.

Zpracování faktur došlých do společnosti Seznam.cz probíhá efektivně díky využití příslušného modulu systému HELIOS Green. Začíná v podatelně.

„Zde si došlé faktury vyzvedne příslušná asistentka, která se systémem pracuje,“ popisuje proces Miroslav Šmeral. „V systému použije speciální formulář na založení příchozí faktury. Vytvoří klíčový prvek procesu – položku schválení, která elektronicky prochází podle daného mechanismu napříč firmou. Na jeho konci je faktura schválena (případně neschválena).“

Fakturu je možno v HELIOS Green zobrazit jako soubor pdf, dále k ní lze přidat další materiály k zaúčtování (například rozúčtování nákladů na mobily na zakázky podle čísel a středisek, záznamy z obchodních jednání, doklady o pracovních cestách, doklady týkající se televizních spotů atd.). Elektronická verze umožňuje, aby si tuto často dost objemnou agendu účetní s parafujícím vyměňovaly s podporou informačního systému.

V okamžiku schválení likvidátorka došlých faktur dává příkaz k úhradě. Pokyn bance jde ze systému HELIOS Green. Zároveň následuje zaúčtování likvidované faktury.

Oběh faktur došlých již v elektronické podobě je obdobný jako u tištěných, jen jejich vstup do systému je jednodušší – přikládají se do HELIOS Green přímo bez skenování.

Přínosy HELIOS Green v oblasti fakturace

Přínosy a úspory dané elektronickou fakturací se projevují především v rychlejší, jednodušší a výrazně levnější cestě k zákazníkovi. Uspoří se náklady na papír, poštovné, ale i čas a práce fakturantek. Zrychlí se také zpracování na straně zákazníka. Samozřejmě se ve výsledku šetří také životní prostředí.


Komentáře


RSS 

Komentujeme

Chatbot mluví za mrtvého – od nápadu k realizaci

Pavel Houser , 30. listopad 2016 13:00
Pavel Houser

Na webu The Verge popsala Casey Newton příběh dvou přátel (Eugenia Kuyda a Roman Mazurenko). Peripet...

Více





Kalendář

RSS 

Zprávičky

Za vzněcováním smartphonu iPhone 6 jsou vnější vlivy, tvrdí Apple

ČTK , 08. prosinec 2016 11:30

Firma Apple odmítla podezření čínských uživatelů svého chytrého telefonu iPhone 6, že za problémy s ...

Více 0 komentářů

Verizon prodá firmě Equinix datová centra za 3,6 miliardy USD

ČTK , 08. prosinec 2016 10:00

Největší americký mobilní operátor Verizon Communications prodá specializované společnosti Equinix 2...

Více 0 komentářů

Tchajwanský Foxconn jedná o rozšíření svých aktivit v USA

ČTK , 07. prosinec 2016 15:00

Tchajwanská společnost Foxconn jedná o rozšíření svých aktivit ve Spojených státech. Oznámila to dne...

Více 0 komentářů

Starší zprávičky

Nejvyšší soud USA se postavil na stranu Samsungu proti Applu

ČTK , 07. prosinec 2016 12:30

Americký nejvyšší soud se v mnohaletém patentovém sporu mezi výrobci chytrých telefonů Apple a Samsu...

Více 0 komentářů

Evropská komise Microsoftu schválila převzetí sítě LinkedIn

ČTK , 07. prosinec 2016 10:30

Evropská komise schválila americké softwarové společnosti Microsoft záměr koupit za 26 miliard dolar...

Více 0 komentářů

Porozumění větám, konkurence pro Turingův test

Pavel Houser , 06. prosinec 2016 18:00

Konverzační roboti mají stále problémy pochopit věty, kde smysl nelze vyvodit ze samotné gramatické ...

Více 0 komentářů

Americká GoDaddy koupí evropský webhosting Host Europe

ČTK , 06. prosinec 2016 16:00

Americký registrátor internetových domén GoDaddy, který je ve svém oboru největší na světě, se dohod...

Více 0 komentářů