Elektronický oběh dokumentů šetří čas i energii

Hana Janišová, 03. listopad 2009 07:33 0 komentářů

Security
Všichni jistě známe situace, kdy řízení procesů ve firmě či na úřadě už začíná být komplikované. Kdo si má neustále pamatovat, jak se to či ono dělalo, kdo je zodpovědný za akceptaci faktury a podobně? Automatizaci některých postupů však dnes za nás dokáží řešit podnikové informační systémy, konkrétně nástroj, zvaný Workflow, který bývá součástí podnikových informačních systémů (ERP). Správně nastavené Workflow dokáže podpořit zjednodušení a zrychlení jednotlivých činností nebo odstranění schvalovacího procesu prostřednictvím kolujícího papíru, o kterém stejně nevíme, ve které kanceláří zrovna leží.

Hana janisova
Hana Janišová, manažerka pro komunikaci
Asseco Solutions

Elektronický oběh dokumentů lze rozdělit na dvě oblasti. První z nich je evidence předpisů, směrnic, norem a pod. U dokumentů můžeme evidovat změny – tzv. řízená dokumentace – nebo pouze archivovat aktuální verzi – tzv. neřízená dokumentace.

Druhá oblast zahrnuje tok dokumentů souvisejících s doklady evidovanými v informačním systému. Nejjednodušším příkladem práce s workflow je faktura došlá. Ta se naskenuje a připojí k „faktuře došlé“ vytvořené v  informačním systému. Naskenovaná podoba faktury pak obíhá prostřednictvím tzv. workflow – nastavených stupňů jednotlivým odpovědným zaměstnancům. Ti pak provádějí příslušné úkony, jako např. akceptace, schválení, zaúčtování, zaplacení apod., podle odpovídajících kompetencí konkrétního zaměstnance.

„Zavedení elektronického oběhu dokumentů se zpočátku nemusí líbit zaměstnancům, kteří se změně z různých důvodů, brání,“ říká Slavomír Zima, manažer podnikových informačních systémů Helios. „Po nějaké době však zjišťují podstatné usnadnění práce. Zrychlí a zjednoduší se realizace procesů a odpadá složitější manipulace s papírovými dokumenty. Vedoucím pracovníkům pak workflow přináší zefektivnění práce zaměstnanců, lepší průhlednost a kontrolu nad oběhem dokumentů,“ dodává Zima.

Jak se s workflow pracuje?


V pokročilejších informačních systémech, k nimž patří například Helios, můžeme obvykle definovat workflow procesy jako jednotlivé stupně a tzv. uzly (uzel je místo, kde systém čeká na rozhodnutí typu „ano-ne“, „schváleno-neschváleno“ – tedy např. samotné zaškrtnutí zaškrtávátka = „schváleno“). Definici je možné provést na jednotlivé uživatele nebo na role uživatelů. Uživatel tak potom může stanovit libovolnou délku workflow procesů a libovolný počet uzlů. V systému jsou jasně vydefinované odpovědnosti a popsané postupy. Tím je zabezpečen správný sled požadovaných kroků.

Úkol je systémem přidělen konkrétnímu uživateli informačního systému. Každý uživatel má svůj „úkolovník“ – Worklist, tedy přehled aktuálních úkolů k řešení. To znamená, že si „rozklikne“ určitý zápis v systému, například fakturu. Po věcné kontrole dotyčný uživatel zaškrtne „schváleno“. Tím se proces posune o jednu úroveň dál, až posléze dojde do finálního zpracování.

„Nemusí se však jednat jen o faktury,“ upřesňuje Zima. „Workflow znamená také řízení toku dalších dokumentů. Například došlé pošty, smluv, nabídek, objednávek atd. Možno říci veškerých firemních dokumentů či procesů, které by měly „projít rukama“ více lidí ve firmě.“

Co nám pomocník v podobě workflow pro podporu postupů dále nabízí?


Můžeme řešit libovolné procesy schvalování, např. schvalování objednávek, dovolených, faktur přijatých, schvalování zápisu ze schůze a podobně opět v několika stupňové hierarchii – podle organizační struktury.

Skýtá také možnost upozorňování dle libovolných podmínek (faktury po splatnosti, vypršení garance/záruky, termín školení řidičů…). Upozorňování lze nastavit i mimo systém a to např. přes SMS nebo e-mailem (i s odkazem přímo do informačního systému).

„Workflow ani informační systémy však nejsou „samospasitelné“. Jen správně implementovaný systém zabezpečí kýžené přínosy. Zrychlení procesů, jejich zjednodušení a přesné mapování průchodu dokumentů ušetří čas a tím i finančních náklady. Získá se tak prostor a čas pro jiné, důležitější činnosti,“ dodává závěrem Slavomír Zima.

Článek původně vyšel v deníku E15.

Přečtěte si také


Jan Přerovský: Zaměříme se na velké obchodní příležitosti v komerčním a veřejném sektoru
Skok do rozjetého IT vlaku


Komentáře

RSS 

Komentujeme

Hluboké učení prý obecnou umělou inteligenci nevytvoří

Pavel Houser , 23. leden 2018 06:30
Pavel Houser

Argumenty pro skepsi sice existují, ale nejsou rozhodně neprůstřelné. Gary Marcus, bývalý ředitel la...

Více








RSS 

Zprávičky

Soul reguluje obchod kryptoměmani, bitcoin oslabil o 7,5 %

ČTK , 23. leden 2018 17:36

V Jižní Koreji se denně uskuteční až 20 % všech transakcí s bitcoiny. ...

Více 0 komentářů

Přenesení čísla při změně operátora se od února zkrátí na 10 dnů

ČTK , 23. leden 2018 13:39

Novela zákona rse ovněž dotkla například prodlužování smlouvy na dobu určitou. ...

Více 1 komentářů

Tržní kapitalizace Netflixu překročila 100 miliard dolarů

ČTK , 23. leden 2018 09:43

Internetové televizi Netflix se v posledním loňském čtvrtletí podařilo získat o téměř dva miliony př...

Více 0 komentářů

Starší zprávičky

Švýcarský fond chce vydat kryptoměnu krytou průmyslovými kovy

ČTK , 23. leden 2018 08:00

Tiberius nebude první měnou krytou aktivy. Například singapurská digixGlobal a ruská goldmint jsou p...

Více 0 komentářů

Firmy ohrožují zranitelnosti v USB tokenech

Pavel Houser , 22. leden 2018 15:24

Útočníkům stačí pouze provést sken dané sítě a najít otevřený port 1947. Ten jim pak umožní získat v...

Více 1 komentářů

Richemont nabízí 2,8 miliardy eur za zbytek internetového prodejce YNAP

ČTK , 22. leden 2018 13:21

Nabídka ohodnocuje YNAP na 5,3 miliardy eur. Spotřebitelé si zvykli kupovat přes internet i dražší z...

Více 0 komentářů

Operátor ICT chystá vznik celopražského úložiště dat

ČTK , 22. leden 2018 12:51

Na platformu budou napojeny různé senzory, např. chytré lampy. Shromažďována budou data ze záchytnýc...

Více 0 komentářů