Elektronický oběh dokumentů šetří čas i energii

Hana Janišová, 03. listopad 2009 07:33 0 komentářů

Security
Všichni jistě známe situace, kdy řízení procesů ve firmě či na úřadě už začíná být komplikované. Kdo si má neustále pamatovat, jak se to či ono dělalo, kdo je zodpovědný za akceptaci faktury a podobně? Automatizaci některých postupů však dnes za nás dokáží řešit podnikové informační systémy, konkrétně nástroj, zvaný Workflow, který bývá součástí podnikových informačních systémů (ERP). Správně nastavené Workflow dokáže podpořit zjednodušení a zrychlení jednotlivých činností nebo odstranění schvalovacího procesu prostřednictvím kolujícího papíru, o kterém stejně nevíme, ve které kanceláří zrovna leží.

Hana janisova
Hana Janišová, manažerka pro komunikaci
Asseco Solutions

Elektronický oběh dokumentů lze rozdělit na dvě oblasti. První z nich je evidence předpisů, směrnic, norem a pod. U dokumentů můžeme evidovat změny – tzv. řízená dokumentace – nebo pouze archivovat aktuální verzi – tzv. neřízená dokumentace.

Druhá oblast zahrnuje tok dokumentů souvisejících s doklady evidovanými v informačním systému. Nejjednodušším příkladem práce s workflow je faktura došlá. Ta se naskenuje a připojí k „faktuře došlé“ vytvořené v  informačním systému. Naskenovaná podoba faktury pak obíhá prostřednictvím tzv. workflow – nastavených stupňů jednotlivým odpovědným zaměstnancům. Ti pak provádějí příslušné úkony, jako např. akceptace, schválení, zaúčtování, zaplacení apod., podle odpovídajících kompetencí konkrétního zaměstnance.

„Zavedení elektronického oběhu dokumentů se zpočátku nemusí líbit zaměstnancům, kteří se změně z různých důvodů, brání,“ říká Slavomír Zima, manažer podnikových informačních systémů Helios. „Po nějaké době však zjišťují podstatné usnadnění práce. Zrychlí a zjednoduší se realizace procesů a odpadá složitější manipulace s papírovými dokumenty. Vedoucím pracovníkům pak workflow přináší zefektivnění práce zaměstnanců, lepší průhlednost a kontrolu nad oběhem dokumentů,“ dodává Zima.

Jak se s workflow pracuje?


V pokročilejších informačních systémech, k nimž patří například Helios, můžeme obvykle definovat workflow procesy jako jednotlivé stupně a tzv. uzly (uzel je místo, kde systém čeká na rozhodnutí typu „ano-ne“, „schváleno-neschváleno“ – tedy např. samotné zaškrtnutí zaškrtávátka = „schváleno“). Definici je možné provést na jednotlivé uživatele nebo na role uživatelů. Uživatel tak potom může stanovit libovolnou délku workflow procesů a libovolný počet uzlů. V systému jsou jasně vydefinované odpovědnosti a popsané postupy. Tím je zabezpečen správný sled požadovaných kroků.

Úkol je systémem přidělen konkrétnímu uživateli informačního systému. Každý uživatel má svůj „úkolovník“ – Worklist, tedy přehled aktuálních úkolů k řešení. To znamená, že si „rozklikne“ určitý zápis v systému, například fakturu. Po věcné kontrole dotyčný uživatel zaškrtne „schváleno“. Tím se proces posune o jednu úroveň dál, až posléze dojde do finálního zpracování.

„Nemusí se však jednat jen o faktury,“ upřesňuje Zima. „Workflow znamená také řízení toku dalších dokumentů. Například došlé pošty, smluv, nabídek, objednávek atd. Možno říci veškerých firemních dokumentů či procesů, které by měly „projít rukama“ více lidí ve firmě.“

Co nám pomocník v podobě workflow pro podporu postupů dále nabízí?


Můžeme řešit libovolné procesy schvalování, např. schvalování objednávek, dovolených, faktur přijatých, schvalování zápisu ze schůze a podobně opět v několika stupňové hierarchii – podle organizační struktury.

Skýtá také možnost upozorňování dle libovolných podmínek (faktury po splatnosti, vypršení garance/záruky, termín školení řidičů…). Upozorňování lze nastavit i mimo systém a to např. přes SMS nebo e-mailem (i s odkazem přímo do informačního systému).

„Workflow ani informační systémy však nejsou „samospasitelné“. Jen správně implementovaný systém zabezpečí kýžené přínosy. Zrychlení procesů, jejich zjednodušení a přesné mapování průchodu dokumentů ušetří čas a tím i finančních náklady. Získá se tak prostor a čas pro jiné, důležitější činnosti,“ dodává závěrem Slavomír Zima.

Článek původně vyšel v deníku E15.

Přečtěte si také


Jan Přerovský: Zaměříme se na velké obchodní příležitosti v komerčním a veřejném sektoru
Skok do rozjetého IT vlaku


Komentáře


RSS 

Komentujeme

Sinclair, Jobs a Watson

Richard Jan Voigts , 31. prosinec 2016 08:00
Richard Jan Voigts

ZX Spectrum byla hračka, kterou nám dal před l...

Více





Kalendář

06. 02.

07. 02.
konference G2B TechEd
15. 02. IDC Predictions 2017
22. 02. IT mezi paragrafy
RSS 

Zprávičky

Pokrytí LTE loni stouplo na 98 procent populace

ČTK , 17. leden 2017 07:00

Pokrytí Česka rychlými mobilními sítěmi LTE se loni zvýšilo na 98 procent populace, což je o čtyři p...

Více 0 komentářů

Reuters: Hlavní příčinou potíží telefonů Galaxy Note 7 je baterie

ČTK , 16. leden 2017 14:00

Hlavní příčinou samovzněcování některých chytrých telefonů Galaxy Note 7 byla baterie. Podle zdroje ...

Více 0 komentářů

Facebook v Německu spustí systém pro ověřování pravdivosti zpráv

ČTK , 16. leden 2017 07:00

Internetová sociální síť Facebook v příštích týdnech zavede v Německu systém pro ověřování pravdivos...

Více 0 komentářů

Starší zprávičky

Yahoo Japan zvažuje třídenní víkend, chce zaměstnance motivovat

ČTK , 15. leden 2017 15:00

Japonská internetová společnost Yahoo Japan zvažuje, že by do roku 2020 zavedla třídenní víkend. Chc...

Více 0 komentářů

Uber se dohodl s Google na využití jeho map

ČTK , 15. leden 2017 12:32

Internetová firma Google nově propojila své mapy s poskytovatelem přeprav Uber. S novou aktualizací ...

Více 1 komentářů

Fakulta elektrotechnická ČVUT v Praze představí zájemcům o studium moderní techniku i její historii

ITBiz.cz , 14. leden 2017 16:30

Fakulta elektrotechnická ČVUT v Praze pořádá v pátek 20. ledna od 8.30 hodin první letošní Den otevř...

Více 0 komentářů

Čína chce zakázat elektrošoky pro mládež závislou na internetu

ČTK , 14. leden 2017 13:35

Čínská vláda chce zákonem zakázat používání elektrošoků a dalších fyzických trestů v táborech pro zá...

Více 5 komentářů