Znáte to velké tlačítko "Přeposlat" ve vašem poštovním klientovi? Tak to je asi nejčastěji používaný nástroj dnešního managementu a je to velká chyba. Já sám se mu snažím vyhnout, jak je to jen možné. Není to z důvodu obavy o ucpání portu 25 na našem poštovním serveru. Ale informace, které chci s někým uvnitř organizace sdílet, musí být relevantní, přesná a nesmí daného člena týmu zdržovat.

Nezpracováním obdržené informace dojde k pouze odsunutí doby, kdy se s danou informací musí pracovat, a to postrádá smysl. Protože se zatím úspěšně bráníme nasazení řešení na bázi groupware, využíváme rychlé a efektivní metody sdílení informací o projektech na bázi Mantis, NetOffice a TWIKI.

Každý, kdo zpracovává dotaz nebo obchod, který vzešel z firemního e-mailu nebo e-mailu našich obchodů, automaticky dává kopii na uvedený centrální e-mail. Tím udržujeme, možná trochu předpotopně, archiv reakcí na daný e-mail zákazníka a celý tým má k tomuto archivu přístup. Nemůže se tedy stát, že akce je v našem CRM přehlédnuta nebo že dva různí lidé odpoví stejnému zákazníkovi.

Dodržujte zvyky, dejte to do wiki

Znalostní databázi používáme ve společnosti aktivně a na denní bázi. Využíváme open source řešení pod názvem TWIKI. Dohledávat a sdílet informace stojí hodně času a to se promítá dlouhodobě do nákladů. Výborným vylepšením je neustálá dostupnost informací v případě nepřítomnosti klíčové osoby.

Díky dobré finanční motivaci je udržování záznamů v naší firemní wiki dokonce ohodnoceno bonusem k regulérní mzdě. Editace a aktuálnost dat je v popisu práce každého zaměstnance naší společnosti. Wiki je u nás využíváno také pro přístup k personálním informacím, plánům a firemním policy, které se vždy v aktualizované podobě na firemní wiki umístí.

Upřímně si provoz zejména technicky orientovaných týmů u nás bez wiki již ani nedokážu představit. Možná budeme časem migrovat na složitější nástroje obsahující workflow a procesní řízení, ale právě jednoduchost wiki je její síla.