Může pohled zvenčí pomoci významně zefektivnit provozní výsledky call centra?

Zdeněk Bohuslav, 25. únor 2011 08:50 0 komentářů

Klic
Hledání cesty ke zlepšení provozních výsledků je všudypřítomnou „zábavou“ všech manažerů kontaktních center. Nejde ani tak o to, že by to bylo snažení opravdu zábavné, ale o holou nutnost. Jednoznačně to od nich očekávají všichni kolem včetně akcionářů, zaměstnanců a zákazníků, kteří využívají služeb jimi řízených center.

manazer

Právě toto hledání má mnoho podob - od snahy snížit průměrný čas nutný pro vyřízení zákaznických požadavků, přes optimalizaci řízení, zlepšování plánování, vylepšení modelu motivace jednotlivců až po analýzu důvodů volání a optimalizaci komunikace se zákazníky. Ať už je konkrétní podoba hledání jakákoli, je vždy nesmírně těžké zůstat nestranný a nezaujatý. Snaha o zlepšení provozních výsledků je totiž skoro vždycky spojena s nepopulárními kroky a už samotné hledání není pro tým příjemné.

Šťouchanec do vosího hnízda


Najednou se někdo až podezřele podrobně vyptává na skutečnou aplikaci procesů, z ničeho nic se až zarážejícím způsobem řeší i drobné prohřešky proti kvalitě, porada nad provozními výsledky je nepříjemně konkrétní a hledají se skutečné příčiny. Najednou nestačí zažité obhajoby, postupy a argumenty. Tým kontaktního centra rychle pozná, že se něco děje. Okamžitě po tomto zjištění se bude snažit přizpůsobit situaci, bude hledat možnosti, jak ji „ustát“.

Pohled zvenčí, který je v názvu tohoto článku, je něčím, co může být při hledání cest ke zlepšení provozních výsledků velkou pomocí. Důvodů je hned několik. Pokud je partner, který se snaží zhodnotit provozní situaci, opravdu odborník, stačí mu relativně krátký čas k rozpoznání slabin a příležitostí. Pokud jsou k vidění i nějaké hrozby, nerozpakuje se je rovněž jasně pojmenovat. Nikoho ve zkoumaném provozu nezná, a tak se u něj nestane, že by někomu stranil, byť by to bylo jen tím, že některé nepopulární věci si nechá pro sebe.

call centrum
zdroj: Wikimedia

Alespoň částečně nestranný pohled


Očekává se od něj právě nestrannost a otevřenost. Ano, v jistém úhlu pohledu i bezohlednost.
Opravdu nebere ohledy na vnitřní vztahy, staré zátěže, komplexy a zvykové právo. Jeho pohled je hodně ostrý, proto i výsledky mohou mít velmi jasné struktury. Například pokud se externí pohled zaměří na délku trvání hovoru, snaží se najít příležitosti pro optimalizaci napříč spektrem fungování kontaktního centra. Nezaměřuje se jen na komunikační dovednosti, hledá v technologii a jejím využívání, hledá v procesech, hledá v opakovaných voláních, hledá v nelogickém nastavení workflow, hledá v kvalitě a jejím hodnocení, hledá v systému řízení kapacit a online zvládání špiček. Podle starého přísloví, kdo hledá, nalézá. Je skoro jisté,
že tento externí partner najde mnohé, co zůstávalo vnitřnímu pohledu skryto.

Externí partner se nerozpakuje otevřít i taková tabu, jako je způsob motivace formou odměňování podle výkonnostních ukazatelů (KPIs). Právě v této oblasti se často objevuje žába na prameni. Nevhodně nastavené parametry KPIs mohou provozní výsledky ovlivnit výrazně negativně. Mohou totiž motivovat k jinému chování, než je pro dosažení ambiciózních výsledků třeba. Pohled zvenčí v této oblasti jednoznačně přináší přidanou hodnotu v tom, že se na nastavené KPIs jednotlivců a týmů dívá v kontextu své zkušenosti s řádově desítkami takových systémů. Přirozeně hledá uplatnění již prověřených modelů ve specifických podmínkách konkrétního kontaktního centra.

Špatné návyky a co s nimi


Podobná situace nastává v oblasti operativního řízení kapacit. Tato oblast má tu zvláštnost, že ji všichni znají a všichni ji považují za dobře vyřešenou. Právě zde ovšem ona povědomá provozní slepota umožňuje přežití mnohým zvykům, zlozvykům a nepsaným pravidlům. Jejich dopad na skutečné hospodaření s kapacitami nemusí být vždy dostatečně efektivní. Přitom právě zodpovědně nastavené a především realizované operativní provozní řízení může zajistit zlepšení celkových provozních výsledků až v řádu desítek procent.

Podobně jako u KPIs je tato oblast až učebnicovou ukázkou, že se doslova vyplatí investovat do pohledu zvenčí. Nejprve je totiž třeba si nalít neúprosně „čistého vína“. Přiznat si všechny nedokonalosti stávajícího procesu operativního řízení a jeho aplikace v praxi. Až poté je možno smysluplně uvažovat o vylepšeních a změnách. Pohled zvenčí opět přináší portfolio nápadů, které jsou již úspěšně či neúspěšně testovány v provozu. S trochou přehánění lze říci, že pohled zvenčí v oblasti operativního provozního řízení umožní vybrat si z burzy nápadů, které již mají jistou garanci úspěšnosti. Externí partner tak přináší pomyslný jídelní lístek, ze kterého si management kontaktního centra vybírá v souladu s očekáváním své společnosti.

Pokud váháte, zda využít pohled zvenčí, doporučuji zvážit některé z rychle realizovatelných nabídek odborníků na trhu a ověřit si přínos v investičně relativně málo náročném projektu s jasným cílem. Zkušenost je nesdělitelná. Na závěr jen jedno otřepané konstatování, vše je v lidech. U externích poradců to platí dvojnásob. Proto vybírejte pečlivě a buďte nároční, výsledek tomu bude odpovídat.

Autor je ředitelem konzultační divize společnosti OpenOne.


Komentáře

RSS 

Komentujeme

AI i její tvůrci před soudem

Pavel Houser , 22. duben 2018 09:30
Pavel Houser

John Kingston z anglické University of Brighton poskytl pro The Register svůj pohled na právní odpov...

Více







RSS 

Zprávičky

EK zkoumá, zda nechá Apple převzít Shazam

ČTK , 24. duben 2018 08:00

Apple by za aplikaci mohl zaplatit asi 400 milionů dolarů....

Více 0 komentářů

Čínská služba pro streamování hudby Tencent míří na burzu

ČTK , 23. duben 2018 11:19

Spotify byla nedávno ohodnocena na 30 miliard dolarů. 25 miliard očekávaných u Tencentu je také obro...

Více 0 komentářů

Obchod s kryptoměnami se stěhuje mimo burzy

ČTK , 23. duben 2018 09:00

Objem obchodování s kryptoměnami je oproti konci roku poloviční....

Více 0 komentářů

Starší zprávičky

Čtvrtina Čechů vyzkoušela služby sdílené ekonomiky

ČTK , 23. duben 2018 08:00

Více než polovina lidí zná služby Zonky (74 procent) a Uber (62 procent)....

Více 0 komentářů

Před 25 lety byl zpřístupněn webový prohlížeč Mosaic

ČTK , 21. duben 2018 15:22

Mosaic se zrodil v průběhu roku 1992 v hlavě Marca Andreessena a jeho kolegy Erica Biny....

Více 0 komentářů

Těžba bitcoinů při kurzu pod 8 600 dolarů je ztrátová

ČTK , 20. duben 2018 11:21

Analytici se domnívají, že poptávka po hardwaru pro těžbu bitcoinů dál klesne, stejně jako cena kryp...

Více 1 komentářů

Netflixu prudce stoupají příjmy i počet odběratelů

ČTK , 20. duben 2018 09:36

Čistý zisk ve čtvrtletí stoupl na 290,1 milionu dolarů, neboli 64 centů na akcii....

Více 0 komentářů