Co by měl umět správný šéf?

Jiří Laciga, 03. září 2008 07:40 0 komentářů
Rubriky: Personalistika

Kravatak
Každý z nás někdy měl nějakého šéfa nebo si ho alespoň dovede představit. Taková „sbírka šéfů“ pomáhá vytvořit si obraz - mapu pojmu šéf. K jejímu vytvoření přispívají ti dobří i nesprávní, kteří nám pomohou uvědomit si, co v jejich činnosti nefunguje. Podstatný je určitě fakt, že mladý začínající vedoucí pracovník má tuto mapu téměř bílou, neboť šéfů zažil minimálně nebo žádné a má pouze svou idealistickou představu o řízení lidí. To však na začátku nevadí, důležité je pouze jedno: musí mít chuť „dělat šéfa“ – a tato síla či autorita z něj má vyzařovat. Jen takový člověk má skutečné předpoklady stát se dobrým řídícím pracovníkem.

CCA Group
Odborný garant článku

Na všech úrovních

Dovednosti a schopnosti šéfů mnohdy závisí na úrovni, na níž se v rámci firmy či podniku pohybují. Vrcholem pyramidy je nejvyšší strategická úroveň, kterou může zastávat ve firmě jeden, maximálně dva šéfové. To se týká i těch největších podniků, jako jsou Microsoft nebo GE Sony. Pod nimi jsou manažeři na nejvyšší výkonné úrovni, tj. v podstatě exekutivní vedení firmy. Jedná se většinou o 5 - 15 lidí. Nejníže se pohybují takzvaní linioví šéfové. Ti jsou ale neméně důležití, protože řídí konkrétní práci a s ní související činnosti.

V podstatě na všech úrovních jsou postupy šéfů obdobné, i když se samozřejmě liší dosahem a důležitostí. Rozhodování o dlouhodobém směrování Microsoftu nelze srovnávat s výběrem správného pracovníka pro konkrétní úkol ve středně velké české softwarové firmě. Přesto v nich lze najít mnoho podobností. A pokud mladí vedoucí úseků a oddělení chtějí ve své kariéře dosáhnout vysokých postů ve velkých firmách, měli by si hned na začátku osvojit několik důležitých dovedností.

Vytrvalost i odvaha riskovat

Co tedy by měl umět správný šéf? Na to je jednoduchá odpověď - všechno. Má to ale malý háček. Takový člověk už si většinou buď založil svůj podnik, je pro firmu k nezaplacení nebo nejčastěji prostě není k sehnání. V tom případě se otázka mění: Co by si adept na šéfa měl osvojit? Odpovědí je několik vlastností, jež by adept měl mít a které jsou nejčastěji vrozené, a dále osobní schopnosti, jejichž kvalitu lze ovlivnit vzděláváním i praktickými zkušenostmi.

Jiří Laciga
Jiří Laciga, generální ředitel
CCA Group

První vlastností začínajícího šéfa by měla být soutěživost. Tedy touha být lepší, větší, rychlejší a úspěšnější než jiní. A to vše i za cenu obětí, práce a odříkání zábav. Další je odvaha riskovat a dělat chyby. Vedoucí pracovník musí mít chuť učit se a pracovat i v takových chvílích, když ještě není zcela jasné, k čemu to v konečném výsledku bude. S tím souvisí i vytrvalost zkoušet to znovu, a to i po chybách a neúspěších. A nakonec štěstí. Ti neúspěšní právě této „vlastnosti“ přikládají největší význam. Těm, kteří disponují předchozími třemi vlastnostmi, ale štěstí většinou přichází naproti samo.

Nebát se komunikovat

Praxe ukazuje, že se u nás schopnosti či dovednosti vedoucích většinou považují za umění manipulovat s lidmi. A protože slovo manipulace má v Česku velmi zavrženíhodný nádech, vytváří bariéru rozvoje začínajících šéfů, kteří mají v tomto směru etické zábrany. Proto je dobré si uvědomit, že hlavní je umět s lidmi komunikovat. Jedná se o důležitý prvek manažerské práce, šéf totiž musí nejen správně formulovat své myšlenky a požadavky, ale také kolegům a podřízeným naslouchat.

To samozřejmě počítá s otevřeností a aktivitou adepta na řídící pozice a také s chutí jeho spolupracovníků mu při získávání zkušeností maximálně vyjít vstříc. Nemělo by se tedy stát, že se dotázaný všelijak vykrucuje nebo dokonce svou odpovědí tazatele schválně splete.
Přesto je i taková zkušenost pro nastávajícího šéfa dobrá, pokud si z ní dokáže vyvodit potřebné závěry. Také se ukáže, zde se nezdarem nenechá snadno odradit a v případě nedostatečných nebo nesprávných informací se nevzdává až do chvíle, kdy se opravdu dozví, co potřebuje.

Komunikace souvisí s další dovednosti, již by si správný šéf měl osvojit: formulovat cíl a úkol. Problémem pro začínajícího řídícího pracovníka může být vědomí, že nemá dost odborných znalostí, aby podřízenému popsal očekávaný výsledek. S takovou situací si lze poradit různě. Řada vedoucích pracovníků prostuduje stohy materiálů, aby dokázala úkol přesně specifikovat a jeho řešení kontrolovat. Řešení ale může být i jednodušší, stačí třeba říci: „Udělej to tak, abych byl spokojen. Představ si, že jsem zákazník, který nerozumí naší branži, ale potřebuje vyřešit nějaký svůj problém“.

Zadání úkolu musí mít tyto parametry: 1. co má být provedeno – tj. obsah, 2. kdo to provede – tedy určení konkrétních pracovníků, 3. proč to má být provedeno – motivace k dosažení stanoveného cíle, 4. do kdy to má být provedeno – tj. konkrétní termín a 5. stupeň delegování.

Body 1 až 4 by zřejmě vyjmenoval každý a přesto na některé z nich často šéfové zapomínají. Úkoly jsou pak plněny nesprávně nebo pozdě a v konečném důsledku dochází ke zpožďování navazujících prací a neplnění zakázek. Při zadávání úkolu je špatná i jeho nesprávná specifikace - např. stanovení termínu stylem „co nejrychleji“ nebo při špatném psychickém rozpoložení „včera bylo pozdě“. Dochází tak k narušení vzájemné komunikace a vzniku zbytečných problémů.

Delegujte s rozmyslem

Při delegování, tj. stanovení odpovědnosti za plnění úkolu, nejčastěji dochází k chybám. Zejména tím, že šéf jednoznačně nestanoví, jak si delegování v konkrétním případě představuje. Správný šéf musí při zadávání úkolu vzít potřebný stupeň delegování v potaz a PŘEDEM jej jasně specifikovat směrem k podřízeným. Vyhne se tak situacím typu „Já jsem nevěděl, že vám to mám poslat ke schválení“ nebo „Ale vy jste neříkal, že to můžu začít dělat hned, takže jsem ještě nic neudělal“.

Prvním stupněm je tzv. plné delegování, které v podstatě znamená: „Provádějte úkol samostatně, další kontakt se mnou není nutný.“ Jedná se většinou o jednoznačné záležitosti, jejichž průběh nevyžaduje dohled. Důležitý je pouze výsledek, a to v odpovídající kvalitě a ve stanoveném termínu. Druhým stupněm je plné delegování s monitorováním. Z pohledu šéfa se jedná o situaci: „Navrhněte provedení a informujte mne, jak chcete postupovat. Pokud nebudu mít námitky, uplatněte zvolený postup.“ Jde o jednodušší úkoly, ale protože je lze řešit několika způsoby, potřebuje mít vedoucí pracovník jistotu, že nedojde ke zbytečnému zdržení nebo plýtvání kapacitami.

Třetí stupeň, delegování s monitorováním a souhlasem, už vyžaduje šéfovu spoluúčast. Zde platí: „Navrhněte provedení a informujte mne, jak chcete postupovat. Smíte tak ale postupovat až po mém souhlasu.“ Důležité a komplikované úkoly pak vyžadují tzv. delegování s rozhodováním. Šéf zde stojí před obtížnou situací, která vyžaduje následující postup: „Navrhněte provedení, informujte mne o jednotlivých aspektech a alternativách možného postupu a specifikujte jejich výhody či nevýhody. Doporučte mi nejlepší volbu. Já pak rozhodnu sám o způsobu provedení.“ Jedná se většinou o úkoly, jejichž vyřešení je zásadní, nákladné a na včasném splnění závisí zahájení navazujících aktivit.

Znát lidi a motivovat

Všechny výše uvedené dovednosti si dobrý šéf musí umět rychle osvojit, ale jednoznačně největším uměním, jež se dá získat zkušenostmi, je správná motivace k plnění úkolů.

Je třeba si promyslet několik otázek: Formulovat přesně algoritmicky odměnu? Nebo slíbit něco, když budete spokojeni se správným splněním? Je zde teoretický předpoklad, že první alternativa funguje na technicky orientované lidi, zatímco druhá spíše na ty, kteří touží po uznání a kariéře. V praxi proto záleží na schopnostech šéfa psychologicky rozklíčovat rozpoložení a představy podřízených, znát jejich přání a tužby. To umožní zadat úkol nejvhodnějším kandidátům a také použít správné postupy. Hlavně se jedná o to, zda je třeba vysvětlovat důvody nebo pouze zadání pouze oznámit. A také je dobré si předem ujasnit, zda je vhodné formulovat úkol spíše jako žádost o pomoc nebo jako povinnost.

Autor pracuje jako předseda představenstva a generální ředitel CCA Group, a.s.

Přečtěte si také

Hledáme talentované zaměstnance
Jan Sváček: šéf informatiky už není guru v kraťasech
Martin Kopta: firmy budou platit lidem, aby o nich psali


Komentáře


RSS 

Komentujeme

Chatbot mluví za mrtvého – od nápadu k realizaci

Pavel Houser , 30. listopad 2016 13:00
Pavel Houser

Na webu The Verge popsala Casey Newton příběh dvou přátel (Eugenia Kuyda a Roman Mazurenko). Peripet...

Více





Kalendář

20. 03.

24. 03.
CeBIT 2017
RSS 

Zprávičky

Nový zákon o výzkumu chystá "blacklist" příjemců i ministerstvo

ČTK , 09. prosinec 2016 16:31

Velké změny ve fungování Grantové a Technologické agentury, novou vědeckou radu ČR i takzvaný "black...

Více 0 komentářů

Fitbit koupil průkopníka chytrých hodinek Pebble

ČTK , 09. prosinec 2016 15:00

Americký výrobce chytrých náramků a hodinek Fitbit koupil software, patenty a další aktiva duševního...

Více 0 komentářů

Američané možná umožní v letadlech telefonování přes wi-fi

ČTK , 09. prosinec 2016 13:00

Aerolinky ve Spojených státech by v budoucnu mohly umožňovat telefonování v letadle s použitím wi-fi...

Více 2 komentářů

Starší zprávičky

Česká pošta od ledna zdraží posílání do zahraničí o pět až 20 Kč

ČTK , 09. prosinec 2016 11:39

Česká pošta od ledna zvýší ceny za posílání listovních zásilek do zahraničí o pět korun, balíky podr...

Více 0 komentářů

Za vzněcováním smartphonu iPhone 6 jsou vnější vlivy, tvrdí Apple

ČTK , 08. prosinec 2016 11:30

Firma Apple odmítla podezření čínských uživatelů svého chytrého telefonu iPhone 6, že za problémy s ...

Více 0 komentářů

Verizon prodá firmě Equinix datová centra za 3,6 miliardy USD

ČTK , 08. prosinec 2016 10:00

Největší americký mobilní operátor Verizon Communications prodá specializované společnosti Equinix 2...

Více 0 komentářů

Tchajwanský Foxconn jedná o rozšíření svých aktivit v USA

ČTK , 07. prosinec 2016 15:00

Tchajwanská společnost Foxconn jedná o rozšíření svých aktivit ve Spojených státech. Oznámila to dne...

Více 0 komentářů