Firmy chtějí zjednodušit svou administrativu

28. únor 2017 12:19 0 komentářů

Ve firmách roste zájem o digitalizaci a automatizované zpracování dokumentů. Potvrdily to desítky zákazníků, kteří naplnili tematické odborné semináře tradičně pořádané společností Konica Minolta. Ta chce v příštích letech rozšířit svou nabídku dokumentových služeb směrem k menším společnostem. Zavedení řízených administrativních procesů pomůže zefektivnit celkové fungování firmy a dosáhnout finančních úspor v řádu až stovek tisíc korun za rok.

„V oblasti dokumentových řešení za posledních pět let každoročně prakticky zdvojnásobíme jak svůj obrat, tak i počet zákazníků. Ačkoli jsme se doposud soustředili spíše na velké společnosti, řízené procesy mohou významně zefektivnit i fungování malých firem. Zájem vnímáme zejména o schvalování faktur, smluv či zpracování informací z datových schránek,“ uvedl Pavel Štěpán, obchodní ředitel Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodal: „Pro segment SMB plánujeme menší dokumentové řešení, které zohlední jejich specifické požadavky. Obecně se v rámci služeb řízených procesů chceme nyní věnovat hlavně cloudovým řešením.“

Služby řízených procesů jsou vhodné především pro firmy, které potřebují pracovat se sdílenými dokumenty, chtějí zefektivnit existující administrativní procesy nebo zavést přehledný reporting . „Mezi účastníky seminářů byl největší zájem jednoznačně o možnosti schvalování faktur. Jejich digitalizací a zavedením řízeného oběhu může středně velká firma dosáhnout úspor až půl milionu korun. Automatizovat je ale samozřejmě možné jakýkoli dokumentový proces. Z dalších často poptávaných mohu uvést například schvalování smluv či evidenci pošty,“ upřesnil P. Štěpán.

Dokumentová řešení fungují na principu automatického rozpoznávání a vytěžování údajů, jako jsou například částky, data splatnosti, názvy dodavatelů, produktů a dalších definovaných informací. Díky tomu je možné jednotlivé dokumenty přiřadit příslušným pracovníkům, propojit je s ostatními podnikovými informačními systémy a řídit celý životní cyklus dokumentu od jeho pořízení přes kontrolu a schválení až po archivaci.

Již čtvrtý ročník odborných seminářů Konica Minolta na téma Dokumentová řešení se uskutečnil za účasti desítek finančních, výrobních a IT manažerů z celé České republiky i ze Slovenska. Kvůli vysokému zájmu o tuto formu prezentace novinek ze strany zákazníků počítá Konica Minolta s pořádáním obdobných seminářů i v tomto roce.

Příklady úspor při zavedení řízeného oběhu faktur:

• Úspory, které lze poměrně přesně vyčíslit, vycházejí ze ztrátových časů při vyřizování urgencí a upomínek. U některých dodavatelů se dají rovněž uplatňovat tzv. bonusy za platby v termínech. Správou elektronických faktur lze také předejít možným sankcím za pozdní platby. U středně velké firmy, která obdrží 10 000 faktur ročně, se odhadují celkové úspory v této oblasti ve výši 350 000–500 000 Kč ročně.

• Další úspory vycházejí rovněž z kontroly správnosti faktur. Firma o 100 zaměstnancích zpracovává 6 000 faktur ročně. U zhruba 30 % faktur nastával problém, který způsoboval alespoň 15minutové zdržení oproti standardu. Z tohoto příkladu vychází úspora minimálně 100 000 Kč ročně.

• Úspor je možné dosáhnout také díky jednoduchému způsobu dohledávání faktur. Střední výrobní firma si odhadla čas hledání faktur na 180 hodin ročně. Při interní průměrné ceně nákladů na zaměstnance 300 Kč za hodinu činila úspora jen u hledání faktur 54 000 Kč ročně.


Komentáře

RSS 

Komentujeme

Další na řadě je bezpečnost

Richard Jan Voigts , 09. říjen 2017 00:00
Richard Jan Voigts

Co všechno lze automatizovat pomocí strojového učení? Larry Ellison, technologický ředitel společnos...

Více







Kalendář

24. 10. VeeamON Forum 2017
25. 10.

26. 10.
Profesia days 2017
26. 10. Acronis Roadshow 2017
RSS 

Zprávičky

ČSÚ: Volební weby byly nedostupné kvůli útoku DDoS

Pavel Houser , 22. říjen 2017 17:43

Výpadky prezentačních server vznikly na straně externího dodavatele komunikačních služeb. ...

Více 0 komentářů

Úřad pro ochranu osobních údajů vyšetřuje e-shop Mall.cz kvůli úniku hesel

ČTK , 22. říjen 2017 08:00

Obchodu Mall.cz odcizili hackeři údaje až ke 750 000 starších uživatelských účtů....

Více 0 komentářů

Firma vypsala odměnu za odhalení digitálního podpisu slovenského ministra

ČTK , 21. říjen 2017 08:00

Problém se týká čipů německého výrobce Infineon Technologies, které Slovensko používá v občanských p...

Více 0 komentářů

Starší zprávičky

Electro World v účetním roce zmírnil ztrátu na 92 milionů Kč

ČTK , 20. říjen 2017 12:00

Firma se soustředila na zlepšení prodejní a distribuční sítě a rozšíření sortimentu....

Více 0 komentářů

Dohoda o ochraně dat mezi EU a USA prošla první kontrolou

ČTK , 20. říjen 2017 08:00

Cílem dohody je chránit osobní údaje osob v EU předávané společnostem v USA. ...

Více 0 komentářů

Operátoři: Metro by mohlo být signálem pokryté do konce roku 2018

ČTK , 20. říjen 2017 08:00

Operátoři mají enormní zájem na pokrytí pražského metra, a to na vlastní náklady....

Více 0 komentářů

Firmu Moravia IT koupil britský konkurent RWS Holding

ČTK , 19. říjen 2017 21:26

Mezi zákazníky firmy specializující se na lokalizaci a testování softwaru patří např. Microsoft, IBM...

Více 0 komentářů