Firmy mohou snížit náklady na využití digitalizovaných dokumentů až o stovky tisíc korun

25. únor 2016 12:00 0 komentářů

Firmy, které se rozhodly pro plnou digitalizaci dokumentů, mohou ušetřit za ověření jejich důvěryhodnosti. Nová služba Konica Minolta „Šanony dokumentů“ umožní opatřit jediným časovým razítkem skupinu až několika desítek dokumentů. Plná digitalizace je vhodná pro všechny firmy, ve kterých dochází k přepisu či úpravě dat z dokumentů.

„Možnost spojení desítek dokumentů pod jediné časové razítko otevírá cestou k plné digitalizaci pro většinu firem. Ty podle našich zkušeností doposud odrazovala právě povinnost nákupu velikého množství těchto razítek. V kombinaci s nutností jejich obměny každé dva roky a povinností uchovávat účetní doklady po dobu deseti let to pro ně představovalo významné náklady,“ řekl Lukáš Dziadek, ECM produktový manažer Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodal: „ Znalecký posudek potvrdil, že je naše řešení v souladu s legislativou.“

Zákon firmám ukládá povinnost prokázat důvěryhodnost každého elektronického dokumentu, který má mít právní platnost. Tu lze ověřit kombinací časového razítka a elektronického podpisu. Časová razítka vydává oficiální certifikační autorita a jejich ceny se pohybují od 0,5 Kč do 4 Kč, podle odebíraného objemu. Stejným způsobem lze zakoupit i certifikát opravňující k elektronickému podpisu. Ten je platný pro období v řádu let a nepředstavuje významné náklady.

Při plné digitalizaci dokumentů nemusejí firmy uchovávat fyzické originály a mohou ušetřit například i za pronájem skladů a obsluhující personál. „I nižší úrovně digitalizace však mají pro firmy význam. Usnadňují vyhledávání, správu i archivaci a celkově zrychlují a zpřesňují všechny procesy spojené se zpracováním dokumentů,“ doplnil L. Dziadek.

V rámci správy digitalizovaných dokumentů poskytuje Konica Minolta rovněž multifunkční zařízení pro jejich převod do elektronické podoby. Jako jediná v České republice nabízí také službu analýzy dokumentových procesů, která se zaměřuje na nastavení optimálního řešení pro pokrytí celého životního cyklu dokumentů.

Příklady úspor při sloučení více dokumentů pod jedno razítko:

Firma zpracovává 10 000 faktur ročně. Při ceně 1 Kč za razítko s platností 2 roky a při povinnosti uchovat účetní doklady 10 let (5× aktualizace razítek) představují náklady na jeden dokument 5 Kč. Celkové náklady na časová razítka za období 10 let činí 300 000 Kč. Přestože u některých poskytovatelů lze za určitých podmínek dosáhnout množstevní slevy, kdy se celkové náklady na časová razítka pro jeden dokument za období 10 let pohybují okolo 1 Kč, řešení od Konica Minolta mohou využít všechny firmy s garancí stejného postupu a konkrétní ceny. Pod jediné razítko se vždy sloučí všechny dokumenty každého dne, které se po roce dále slučují. Náklady se tím sníží na 365 Kč za rok. Za období 10 let se pak tedy jedná o 3650 Kč. Úspora je tak ve výši 296 350 Kč.


Komentáře


RSS 

Komentujeme

Chatbot mluví za mrtvého – od nápadu k realizaci

Pavel Houser , 30. listopad 2016 13:00
Pavel Houser

Na webu The Verge popsala Casey Newton příběh dvou přátel (Eugenia Kuyda a Roman Mazurenko). Peripet...

Více





Kalendář

20. 03.

24. 03.
CeBIT 2017
RSS 

Zprávičky

Nový zákon o výzkumu chystá "blacklist" příjemců i ministerstvo

ČTK , 09. prosinec 2016 16:31

Velké změny ve fungování Grantové a Technologické agentury, novou vědeckou radu ČR i takzvaný "black...

Více 0 komentářů

Fitbit koupil průkopníka chytrých hodinek Pebble

ČTK , 09. prosinec 2016 15:00

Americký výrobce chytrých náramků a hodinek Fitbit koupil software, patenty a další aktiva duševního...

Více 0 komentářů

Američané možná umožní v letadlech telefonování přes wi-fi

ČTK , 09. prosinec 2016 13:00

Aerolinky ve Spojených státech by v budoucnu mohly umožňovat telefonování v letadle s použitím wi-fi...

Více 2 komentářů

Starší zprávičky

Česká pošta od ledna zdraží posílání do zahraničí o pět až 20 Kč

ČTK , 09. prosinec 2016 11:39

Česká pošta od ledna zvýší ceny za posílání listovních zásilek do zahraničí o pět korun, balíky podr...

Více 0 komentářů

Za vzněcováním smartphonu iPhone 6 jsou vnější vlivy, tvrdí Apple

ČTK , 08. prosinec 2016 11:30

Firma Apple odmítla podezření čínských uživatelů svého chytrého telefonu iPhone 6, že za problémy s ...

Více 0 komentářů

Verizon prodá firmě Equinix datová centra za 3,6 miliardy USD

ČTK , 08. prosinec 2016 10:00

Největší americký mobilní operátor Verizon Communications prodá specializované společnosti Equinix 2...

Více 0 komentářů

Tchajwanský Foxconn jedná o rozšíření svých aktivit v USA

ČTK , 07. prosinec 2016 15:00

Tchajwanská společnost Foxconn jedná o rozšíření svých aktivit ve Spojených státech. Oznámila to dne...

Více 0 komentářů