Firmy mohou snížit náklady na využití digitalizovaných dokumentů až o stovky tisíc korun

25. únor 2016 12:00 0 komentářů

Firmy, které se rozhodly pro plnou digitalizaci dokumentů, mohou ušetřit za ověření jejich důvěryhodnosti. Nová služba Konica Minolta „Šanony dokumentů“ umožní opatřit jediným časovým razítkem skupinu až několika desítek dokumentů. Plná digitalizace je vhodná pro všechny firmy, ve kterých dochází k přepisu či úpravě dat z dokumentů.

„Možnost spojení desítek dokumentů pod jediné časové razítko otevírá cestou k plné digitalizaci pro většinu firem. Ty podle našich zkušeností doposud odrazovala právě povinnost nákupu velikého množství těchto razítek. V kombinaci s nutností jejich obměny každé dva roky a povinností uchovávat účetní doklady po dobu deseti let to pro ně představovalo významné náklady,“ řekl Lukáš Dziadek, ECM produktový manažer Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodal: „ Znalecký posudek potvrdil, že je naše řešení v souladu s legislativou.“

Zákon firmám ukládá povinnost prokázat důvěryhodnost každého elektronického dokumentu, který má mít právní platnost. Tu lze ověřit kombinací časového razítka a elektronického podpisu. Časová razítka vydává oficiální certifikační autorita a jejich ceny se pohybují od 0,5 Kč do 4 Kč, podle odebíraného objemu. Stejným způsobem lze zakoupit i certifikát opravňující k elektronickému podpisu. Ten je platný pro období v řádu let a nepředstavuje významné náklady.

Při plné digitalizaci dokumentů nemusejí firmy uchovávat fyzické originály a mohou ušetřit například i za pronájem skladů a obsluhující personál. „I nižší úrovně digitalizace však mají pro firmy význam. Usnadňují vyhledávání, správu i archivaci a celkově zrychlují a zpřesňují všechny procesy spojené se zpracováním dokumentů,“ doplnil L. Dziadek.

V rámci správy digitalizovaných dokumentů poskytuje Konica Minolta rovněž multifunkční zařízení pro jejich převod do elektronické podoby. Jako jediná v České republice nabízí také službu analýzy dokumentových procesů, která se zaměřuje na nastavení optimálního řešení pro pokrytí celého životního cyklu dokumentů.

Příklady úspor při sloučení více dokumentů pod jedno razítko:

Firma zpracovává 10 000 faktur ročně. Při ceně 1 Kč za razítko s platností 2 roky a při povinnosti uchovat účetní doklady 10 let (5× aktualizace razítek) představují náklady na jeden dokument 5 Kč. Celkové náklady na časová razítka za období 10 let činí 300 000 Kč. Přestože u některých poskytovatelů lze za určitých podmínek dosáhnout množstevní slevy, kdy se celkové náklady na časová razítka pro jeden dokument za období 10 let pohybují okolo 1 Kč, řešení od Konica Minolta mohou využít všechny firmy s garancí stejného postupu a konkrétní ceny. Pod jediné razítko se vždy sloučí všechny dokumenty každého dne, které se po roce dále slučují. Náklady se tím sníží na 365 Kč za rok. Za období 10 let se pak tedy jedná o 3650 Kč. Úspora je tak ve výši 296 350 Kč.


Komentáře

RSS 

Komentujeme

Jak probíhá adopce cloudu

Pavel Houser , 16. únor 2018 09:45
Pavel Houser

Cloud už neznamená jen SaaS, jenže… K dispozici je řada analýz i prognóz, které dokládají, jak se po...

Více








RSS 

Zprávičky

Také USA obvinily Rusko, že má na svědomí velký loňský kyberútok

ČTK , 17. únor 2018 08:00

Po Británii i Spojené státy obvinily ruskou vládu, že stojí za vlnou kybernetických útoků, která lon...

Více 1 komentářů

Lékařům nebudou letos hrozit pokuty za předpis papírového receptu

ČTK , 16. únor 2018 10:00

"Chceme mít rok na odladění systému a jeho vylepšení," řekl ministr zdravotnictví Adam Vojtěch....

Více 0 komentářů

Jourová: Facebook a Twitter musejí v ochraně spotřebitelů přidat

ČTK , 16. únor 2018 09:00

Nedostatky prý neodstranil zejména Twitter, naopak změny Google+ se zdají být v souladu s unijními p...

Více 0 komentářů

Starší zprávičky

Senátoři se postavili proti nadměrným sankcím kvůli GDPR

ČTK , 16. únor 2018 08:00

Pokuty musí být vždy přiměřené s tím, že dolní sazba pokuty přitom zcela jistě bude nulová," uvedl m...

Více 0 komentářů

Uber v uplynulém roce prohloubil ztrátu na 4,5 miliardy dolarů

ČTK , 15. únor 2018 11:02

Podnik současně získal více než 14 miliard dolarů z nových investic. ...

Více 0 komentářů

Vláda bude u Ústavního soudu hájit zákony o sběru dat na sítích

ČTK , 15. únor 2018 09:00

Má sběr dat o tom, komu lidé volají a kdy se připojují na internet, výrazný vliv na objasňování krim...

Více 2 komentářů

Švýcarská Amalthea electronics postaví továrnu v Tachově

ČTK , 15. únor 2018 08:00

Výrobce elektronických a telekomunikačních zařízení, například elektronických prvků do turniketů, ro...

Více 0 komentářů