Kancelářský tisk 2018: Digitalizace a GDPR

Poptávka po tiskových zařízeních je OKI víceméně stabilní a tiskne se stále více. Proměňují se ale preference určitých kategorií zařízení. „Pozorujeme zvýšený zájem o barevné multifunkční tiskárny s robustním skenerem, protože v souvislosti s digitalizací roste objem naskenovaných dokumentů,“ říká Jana Bořilová z OKI. Týká se to především kategorie tzv. chytrých multifunkcí, které umožňují jednodušší práci s dokumenty a jsou obvykle propojeny s firemním DMS.

Jednoznačně největším trendem světa kancelářského tisku jsou podle Petra Lupače z Konica Minolta stále aplikace spojené s tiskovým systémem: „Zákazníci chtějí od svých zařízení přidanou hodnotu, neberou již multifunkce pouze jako nástroj pro vytištění emailu či faktur. Vyžadují digitalizaci dokumentů, vytváření prohledávatelných souborů, vytěžení dat a často i komplexní workflow pro oběh dokumentů.“ V rámci debaty o tiskových systémech se Konica Minolta stále častěji přesouvá do diskuze o informačních systémech zákazníka. Kde dříve nabízeli tiskové služby, dnes řeší komplexní oběh dokumentů, jejich správu a další využití, jako je právě archivace nebo vytěžování dat. „Pro rok 2018 vidíme stále obrovský potenciál v oblasti mobilního tisku a také v dalším propojení multifunkcí s informačními systémy zákazníka,“ předpovídá Petr Lupač.

Zásadním trendem pro rok 2017 bylo podle Marcela Divína z Epsonu postupné nasazování nových technologií, které kombinují robustní konstrukci s nízkými celkovými náklady na vlastnictví (TCO). „My jsme na tento trend reflektovali zásadními inovacemi v segmentu inkoustových zařízení pro domácí, malé, střední i velké kanceláře. Pro rok 2018 bude nasazování nových technologií zásadně dynamičtější. Jistě k tomu přispějí i nové produkty, které začneme uvádět na trh již v prvním kvartále roku 2018,“ říká Marcel Divín.

Podle Jany Bořilové se produkuje více než 95 % kancelářského tisku ve formátu A4: „V minulosti se přitom v mnoha případech A3 zařízení, několikanásobně dražší než A4 modely, pořizovala ne kvůli A3 tisku, ale pro robustnost, náklady na tisk a nadstandardní funkce. Chytré multifunkce formátu A4 nově nabízejí firmám funkcionalitu dříve dostupnou pouze u velkých zařízení, což přispívá ke zlevňování A3 modelů a k propojování obou trhů.“ Velká část kanceláří si ale prý v praxi vystačí s profesionálním modelem formátu A4.

Nejčastějším požadavkem firem je podle Václava Dvorského ze společnosti Janus, která na českém trhu zastupuje značku Kyocera, vzájemné propojení tiskových zařízení do vlastních sítí firem, případně úřadů, a správa tiskového prostředí se softwarem, který tak ulehčuje práci IT oddělení. „V poptávkách se stále více projevuje požadavek na podporu mobilního tisku, a i když je nyní využíván v minimální míře, zařízení Kyocera jsou na podporu mobilního tisku připravena,“ říká Václav Dvorský. V posledních měsících prý přicházejí také otázky k zabezpečení tisku vzhledem k evropské legislativě a GDPR.

Kancelářský tisk a GDPR

Tiskové služby podle Václava Dvorského nicméně tvoří jen malou část procesů, které GDPR ovlivňuje. „Zákazník by měl být určitě připraven, hlavním požadavkem je zabezpečení tisku. Nejde však jen o šifrování a kryptování tiskových úloh, které se posílají mezi uživatelem a tiskovým zařízením. Důležitá je i druhá část, a to je vytištění samotného papírového dokumentu tak, aby se nedostal k rukám nepovolaných osob,“ popisuje Václav Dvorský. I proto je prý výhodné využívat softwarové tiskové řešení, jako je například MyQ, protože funkce Follow me na základě autentizace konkrétního uživatele umožní přístup do tiskového zařízení a ke konkrétní tiskové úloze pouze oprávněnému uživateli. „Nestane se tak, že vytištěné dokumenty obsahující například osobní údaje zůstanou odložené v odkládací přihrádce a jsou přístupné komukoliv. Je navíc povinností zpracovatele osobních údajů zabezpečit, aby k takové situaci nemohlo dojít,“ upozorňuje Václav Dvorský.

„Všude, kde budou zákazníci vystupovat jako zpracovatel osobních údajů, budou se muset touto regulací řídit. A pak je úplně jedno, jestli budou tyto údaje tisknout, schraňovat či dále šířit,“ říká Petr Lupač, která prý dělá maximum pro to, aby její služby i zařízení plně odpovídaly budoucí GDPR úpravě. Má se jednat například o službu bizhub Secure, která zajistí shodu zařízení s GDPR regulací.

GDPR podle Marcela Divína určitě přinese zpřísnění bezpečnostních standardů primárně v rámci řízeného přístupu k datům. V rámci tisku pouze rozšíříme aktuální zabezpečení vnitřních systémů tiskáren o automatické updaty klíčových komponent tak, abychom dokázali reagovat na jakákoliv možná bezpečnostní rizika. Obecně jsou tisková zařízení vnitřně chráněna už teď. Platí to jak pro síťová, tak i lokální zařízení.