Potenciál digitalizace dokumentů je obrovský
Představte si, že během pracovní porady, na služební cestě nebo přímo při schůzce s klientem vyfotíte schválený dokument mobilem a zahájíte tím jeho automatické elektronické zpracovávání. Utopie? Kdepak, aktuální realita! Alespoň se softwarem společnosti Konica Minolta ScanFlow Compare.
Přečte obrázky i skeny, poradí si s formáty Word, Excel, PDF a rozpozná i záhlaví příchozích emailů. Vstupní branou do systému může být kromě výše zmíněného mobilu také multifunkční zařízení, stolní skener, e-mail nebo webová stránka.
ScanFlow Compare je odpovědí naší společnosti na rostoucí poptávku od firem, které řeší akutní potřebu převádět podepsané smlouvy z fyzické podoby do elektronické, případně naopak. Nyní se mohou spolehnout na to, že text originálu a příchozí podepsané verze je totožný, případně odhalí rozdíly. Software identifikuje a ohlásí každý rozdíl bez ohledu na to, zda jde o překlep nebo záměrnou změnu. Originální dokument přitom stačí jen naskenovat a náš systém automaticky provede porovnání obsahu s elektronickou verzí.“
Oproti konkurenčním platformám nabízí ScanFlow Compare vyšší výkon, multi-uživatelské prostředí, možnost integrace se známými DMS systémy a podporu mobilních zařízení.
A kde takový software najde uplatnění?
Automatická kontrola eliminuje lidskou chybu a šetří čas. Užitečná může být zejména u nejrůznějších smluv a dalších obchodních dokumentů. Pokud například klient uzavírá smlouvu o povinném ručení nebo žádá o úvěr v bance, software bleskově zjistí, zda byly naskenovány všechny potřebné dokumenty, ověří jejich platnost i to, zda se shodují příslušné identifikační údaje. Interní systém konkrétní instituce pak s využitím ověřených dat může prověřit finanční historii žadatele i další podobné smlouvy. V reálném čase vyhodnotí jeho způsobilost k uzavření dané smlouvy a připraví její návrh včetně osobních údajů klienta.
Jak je zřejmé, moderní technologie pro efektivní převod fyzických dokumentů do elektronické podoby přinášejí vedle zrychlení firemních procesů i další praktické výhody, jako je snížení nákladů, usnadnění práce, eliminaci chyb a zvýšení bezpečnosti. Vezmeme-li v úvahu, že jsme teprve na prahu nové éry, těžko se dá odhadnout, jaké vymoženosti tento obor v blízké budoucnosti ještě přinese. Jeho potenciál sen zdá obrovský…
Lubomír Dušil pracuje ve společnosti Konica Minolta jako produktový manažer.
