Seznam.cz s elektronickou fakturací

ITbiz.cz, 05. květen 2014 00:00 0 komentářů
Seznam.cz s elektronickou fakturací

Společnost Seznam.cz provozuje nejnavštěvovanější český internetový portál, který nabízí vyhledávač, email, aktuální zprávy, předpověď počasí a řadu dalších služeb. Denně některou stránku pod hlavičkou Seznam.cz navštíví více než dva miliony uživatelů. Seznam.cz je česká společnost zaměřená především na české uživatele.

Během jednoho roku vystaví společnost Seznam.cz více, téměř půl milionu faktur. Tak obrovská agenda vyžaduje nemalé náklady materiální i personální. Každá úspora je proto velice vítaná. K nejvýznamnějším, které se podařilo v souvislosti s fakturací uvést ve společnosti Seznam.cz v život, patří postupné zavádění elektronické fakturace, kterou umožňuje informační systém HELIOS Green.

HELIOS Green byl společnosti Seznam.cz dodán a implementován společností Asseco Solutions, a.s. roku 2010. Funguje zde v následujících modulech:

  • Ekonomika, majetek, smlouvy
  • Personalistika a Mzdy
  • Propojení do obchodních systémů
  • Elektronická fakturace směrem ven
  • Schvalování elektronické fakturace směrem dovnitř
  • Oběh faktur došlých po firmě

Jak konkrétně zde probíhá elektronická fakturace?

Faktury odchozí se v naší firmě vystavují v jiném systému, ale do HELIOS Green se všechny zúčtovávají,“ vysvětluje Miroslav Šmeral, projektový manažer společnosti Seznam.cz a dodává: „Celkový počet faktur se pohybuje mezi dvaceti až čtyřiceti tisíci měsíčně. Viděli jsme zde proto velkou možnost posílat faktury nikoliv v papírové podobě poštou, ale elektronicky emailem. Měli jsme systém HELIOS Green, který tuto funkcionalitu má a stačilo jen ji využít.“

Cesta elektronické faktury

Přijetí zákaznické objednávky a zanesení do agendy společnosti Seznam.cz probíhá v jiném systému. V okamžiku schválení objednávky klientem se data přenesou do systému HELIOS Green, který vystaví zálohovou faktura a čeká se na zaplacení. Po avízu z bankovního výpisu o zaplacení je vytvořena realizační faktura, která je v elektronické podobě odeslána emailem k zákazníkovi. Faktické odeslání provádí fakturantka hromadně funkcí, a to v řádu hodin po avízu o zaplacení.

Zpracování faktur došlých do společnosti Seznam.cz probíhá efektivně díky využití příslušného modulu systému HELIOS Green. Začíná v podatelně.

„Zde si došlé faktury vyzvedne příslušná asistentka, která se systémem pracuje,“ popisuje proces Miroslav Šmeral. „V systému použije speciální formulář na založení příchozí faktury. Vytvoří klíčový prvek procesu – položku schválení, která elektronicky prochází podle daného mechanismu napříč firmou. Na jeho konci je faktura schválena (případně neschválena).“

Fakturu je možno v HELIOS Green zobrazit jako soubor pdf, dále k ní lze přidat další materiály k zaúčtování (například rozúčtování nákladů na mobily na zakázky podle čísel a středisek, záznamy z obchodních jednání, doklady o pracovních cestách, doklady týkající se televizních spotů atd.). Elektronická verze umožňuje, aby si tuto často dost objemnou agendu účetní s parafujícím vyměňovaly s podporou informačního systému.

V okamžiku schválení likvidátorka došlých faktur dává příkaz k úhradě. Pokyn bance jde ze systému HELIOS Green. Zároveň následuje zaúčtování likvidované faktury.

Oběh faktur došlých již v elektronické podobě je obdobný jako u tištěných, jen jejich vstup do systému je jednodušší – přikládají se do HELIOS Green přímo bez skenování.

Přínosy HELIOS Green v oblasti fakturace

Přínosy a úspory dané elektronickou fakturací se projevují především v rychlejší, jednodušší a výrazně levnější cestě k zákazníkovi. Uspoří se náklady na papír, poštovné, ale i čas a práce fakturantek. Zrychlí se také zpracování na straně zákazníka. Samozřejmě se ve výsledku šetří také životní prostředí.


Komentáře

RSS 

Komentujeme

Agilita a devops, přepracování a vyhoření

Pavel Houser , 12. červenec 2018 12:30
Pavel Houser

Michael Cote na The Register upozorňuje na častý problém: nové „agilní“ metody vývoje, všechny příst...

Více







RSS 

Zprávičky

Internet Mall snížil ztrátu, tržby mu vzrostly na 7,2 miliardy Kč

ČTK , 18. červenec 2018 17:29

Internet Mall mj. investuje do distribučního centra v Jirnech u Prahy, které by mělo sloužit 7 střed...

Více 0 komentářů

Google dostal kvůli Androidu od EK rekordní pokutu 4,34 mld. eur (aktualizace)

ČTK , 18. červenec 2018 13:26

Google využil Android k upevnění dominantní pozice svého internetového vyhledávače, uvádí EK....

Více 0 komentářů

EK oznámí rozhodnutí o pokutě pro Google

ČTK , 18. červenec 2018 12:10

Google dostal od EK za zneužití dominantního postavení již koncem loňského června pokutu 2,42 miliar...

Více 0 komentářů

Kalendář

04. 08.

09. 08.
Black Hat USA 2018
09. 08.

12. 08.
DEF CON 26
06. 09.

07. 09.
Humusoft Technical Computing Camp 2018

Starší zprávičky

Americká Workday koupila českou firmu Stories

ČTK , 18. červenec 2018 09:00

Českou firmu Stories založili tři datoví odborníci, kteří si dali za cíl změnit řízení velkých firem...

Více 0 komentářů

Slovensko zablokovalo přístup k desítkám webů s hazardními hrami

ČTK , 18. červenec 2018 08:00

Na návrh slovenského Finančního ředitelství soudy nařídily telekomunikačním operátorům zamezit příst...

Více 0 komentářů

Český startup CleverFarm buduje v Srbsku síť IoT

Pavel Houser , 17. červenec 2018 10:00

Český startup CleverFarm, který zavádí moderní technologie do zemědělství, pomáhá s budováním IoT sí...

Více 0 komentářů

Akcie Netflixu oslabily, Amazon a Disney konkurují

ČTK , 17. červenec 2018 09:36

Počet nových předplatitelů a tržby internetové televize Netflix zaostaly ve druhém čtvrtletí za oček...

Více 0 komentářů