Docházkové systémy nejsou jen digitální náhradou za klasické píchačky. Moderní docházkové systémy představují komplexní řešení pro plánování času, vyhodnocení efektivity výroby i mnoha dalších činností
Evidenci přítomnosti zaměstnanců na pracovišti a odpracovaného času řeší naprostá většina výrobních firem i poskytovatelů služeb. Podniky ale často nevyužívají všech možností integrace moderních docházkových systémů s dalšími podnikovými řešeními, které pomohou například se sledováním efektivity využívání pracovní doby zaměstnanců, kontrolou pracovníků v terénu, plánováním školení nebo s evidencí a zabezpečením majetku i objektů firem. Sami zaměstnanci pak mohou mít díky docházkovému systému lepší přehled o odpracované době a benefitech, plánovat či měnit směny nebo nahlašovat dovolenou.
Jak zajistit obsazení pracovních míst v nepřetržitém provozu?
Obsazení všech pracovišť zaměstnanci má zcela zásadní význam v podnicích s nepřetržitým provozem na výrobních linkách. Moderní docházkový systém umožňuje směnovým vedoucím plánovat obsazení linky zaměstnanci a také je informuje, jakmile pracovníci projdou vrátnicí, kde se přihlásí svým identifikátorem. S předstihem pak vedoucí směny ví, kteří zaměstnanci jsou již v práci (a například se ještě převlékají v šatně) a zdali tedy bude mít směnu plně obsazenou. Ještě, než dojde k prostojům, může vedoucí začít řešit náhradu za zaměstnance, kteří se z nějakého důvodu nedostaví. A protože je možné sdílet data o přítomnosti zaměstnanců mezi různými pracovišti či odděleními, mohou si vedoucí snadno zjistit, zdali si mohou zapůjčit některého z volných zaměstnanců. Vedoucí také vidí, jakou kvalifikaci mají aktuálně přítomní zaměstnanci nebo jakým prošli školením. Všechny tyto informace firmám pomohou s organizací práce, dodržováním předpisů, ochranou zdraví zaměstnanců při práci a zvyšováním kvality.
Kontrola kvality až k jednotlivým zaměstnancům
V evidenci docházky lze sledovat nejen odpracované hodiny, ale také ukládat informace u všech zaměstnanců o tom, které úkony při výrobě prováděli. Taková data umožňují sledovat kvalitu výroby až ke konkrétním zaměstnancům a jasně definovat jejich odpovědnost. Pro přihlášení zaměstnanců na pracovišti přitom slouží stejná identifikační karta nebo čip, jako pro vstup do podniku nebo například výdej stravy. Existují ale už i aktivní čipy, které není nutné přikládat ke čtečkám, a které díky síti senzorů poskytují zaměstnavatelům v reálném čase přehled o pohybu zaměstnanců v rámci areálu firmy. Pro kontrolu zaměstnanců pracujících v terénu, na cestách nebo u zákazníků, slouží mobilní jednotky, poskytující online přehled o pohybu zaměstnance nebo jeho vozu. Tato přenosná zařízení vybavená vlastním akumulátorem ale budou stále častěji nahrazována aplikacemi pro mobilní telefony, které podstatně zjednodušují sledování aktivit zaměstnanců.
Přesnou elektronickou evidenci pracovní doby, včetně přesčasů, dovolené a dalších aktivit vítají i sami zaměstnanci, protože jim poskytuje jasný a přehledný zdroj údajů pro výpočet mzdy, bonusů i různých benefitů, založený na odpracované době. S plně elektronickým systémem sledování odvedené práce nelze neoprávněně manipulovat a zaměstnanci si mohou údaje o odpracované době kontrolovat například u samoobslužných kiosků, kde se přihlásí svojí kartou nebo čipem. Získají také přehled o svých benefitech, stejně jako si zde mohou plánovat směny, přihlašovat se na školení nebo třeba žádat o dovolenou. Některé podniky využívají samoobslužné kiosky také pro průzkumy spokojenosti zaměstnanců a řadu dalších účelů.
Prediktivní plánování na základě dat z docházkových systémů
Personalisté a manažeři provozu využívají rozšířené možnosti docházkových systémů například pro plánování pravidelných školení, prevenci přetěžování zaměstnanců monotónní prací, evidenci přidělených ochranných pomůcek nebo pracovních nástrojů a samozřejmě i pro analýzy efektivity práce ve vztahu k odpracované době na různých stanovištích výrobních linek. Zatímco dnes se data z docházkových systémů analyzují zpravidla jen zpětně, nové technologie umožňují i hledání dalších souvislostí mezi daty a predikování různých situací. Přitom platí, že čím více dat budou mít podniky k dispozici, tím přesněji budou moci plánovat výrobu a potřebné lidské zdroje, stejně jako nezbytná školení, lékařské prohlídky a další aktivity spojené s přípravou zaměstnanců na jejich úkoly.
Analýza dat pomáhá odhalovat úzká hrdla v procesu výroby a například také zjišťovat, při kterých postupech a operacích zaměstnanci nejčastěji chybují. Když se chyby týkají konkrétních lidí, může firma operativně upravit plán jejich školení nebo je přeřadit na práci, která bude lépe odpovídat jejich schopnostem. Často se ale také stává, že se chyby opakují bez ohledu na zaměstnance. V takových případech pomáhá analýza dat s optimalizací výrobního procesu – ať třeba úpravou nastavení výrobní linky nebo změnou technologického postupu.
Luděk Lamač, Key Account Manager a Solution Architect, S&T CZ
