Začátky vzájemné spolupráce s K2 atmitec sahají do roku 2002. V té době měla firma jiný, výrazné jednodušší systém, který SOS electronic pomáhal čistě se správou skladového hospodářství.
Výběr Informačního systému K2
S tím, jak společnost postupně rostla, však bylo nutné jednotlivé firemní agendy propojit do jednoho celku – data ze skladů, CRM systém, nákup a prodej, ekonomiku, vyhodnocování i další agendy. Stejně tak bylo potřeba synchronizovat na jedno místo data čtyř samostatných firmem a jejich lokálních účetních systémů.
„Potřebovali jsme najít komplexní informační sytém, který zvládne propojit co nejvíce firemních agend na jedno místo. Důležitým požadavkem bylo také to, aby systém uměl pracovat s opravdu velkou databází a rostl s firmou. Vždyť SOS electronic má dnes 100 tisíc zákazníků, 220 tisíc karet zboží, používáme dodavatelské číselníky a měsíčně vyprodukujeme tisíce faktur,“ říká Ladislav Rybár, správce systému.
Opravdu řízený sklad
Z povahy podnikání potřebuje mít SOS electronic co největší přehled o svých skladových zásobách, sortiment se totiž často liší v detailech jediného parametru. To zpočátku způsobovalo poměrně velkou chybovost při vychystávání zboží. Zavedením čárových kódů a ERP řešení od K2 však umožnilo jednoznačnou identifikaci zboží.
„Informační systém K2 nám dnes řídí proces příjmu i výdeje zboží nebo optimalizuje pohyb pracovníka po skladě. Právě při příjmu systém navrhuje, kam zboží umístit. Při výdeji zase zaměstnanec přesně ví, odkud má co vzít. Díky obrázkům uloženým v systému pro vizuální kontrolu a čárovým kódům jsme výrazně snížili chybovost a zvýšili skladovou efektivitu,“ říká Ladislav Rybár.
Firma také využívá elektronickou výměnu dokumentů – EDI. Při příjmu zboží systém automaticky importuje faktury dodavatelů, čímž výrazně celý proces urychluje.
Otevřenost systému a propojení na jiné SW
Informační systém K2 je otevřenou platformou, umožňující firmám upravovat veškeré předdefinované funkce i vytvářet funkce zcela nové. A není ani problém jej propojit s dalšími softwary. V SOS electronic je to účetní software partnerů v Německu a Maďarsku či SAP v mateřské firmě. Vzájemně se přenášejí i doklady mezi sesterskou firmou v Brně a softwary spedičních firem.
Informační systém K2 také propojuje centrálu SOS electronic s dalšími pobočkami. Ty mají veškeré doklady upraveny pro svůj lokální jazyk. Všichni uživatelé ze všech zemí tak jsou schopni pracovat s centrálním skladem v Košicích. Faktury a dodací listy ale odcházejí k zákazníkům v lokálních cenách a jazycích, a to v češtině, slovenštině, polštině, rumunštině, maďarštině nebo němčině.
„Vlastními silami, případně s pomocí odborníků z K2 atmitec, dokážeme navíc v systému udělat i jakékoli další změny. Takové, jaké by nám neposkytl žádný jiný software,“ dodává Ladislav Rybár, správce systému.
CRM systém a B2B e-shop
„V marketingové komunikaci využíváme služby pro oslovení velkého počtu zákazníků. Díky propojení CRM od K2 s naším vlastním SW pro BIG data víme, jak se každý zákazník chová, co nakupuje, jaké nabídky pro něj vytváříme, co po nás žádá, na co se doptává nebo co hledá na webu. Můžeme tak naše nabídky připravit na míru. Šetříme tak čas jak obchodníkům, tak zákazníkům,“ říká Rastislav Talárovič, vedoucí marketingového oddělení.
SOS electronic využívá otevřenost K2 také k napojení na vlastní B2B e-shop, přičemž systém je s webovým obchodem propojen v reálném čase. Návštěvníci vždy vidí aktuální a reálné skladové zásoby v daném okamžiku. Pokud firma v systému cokoli změní, projeví se změna hned na e-shopu. Nemusí se tak čekat na pravidelné dávkové exporty a importy.
„Kdysi byl náš e-shop samostatně fungující nástroj s vlastní databází. Postupem času jsme však obchod s Kádvojkou zcela propojili. Všechny údaje o objednávkách, vystaveném zboží či skladové dostupnosti jsou nyní evidovány a spravovány z jednoho místa. Nemusíme už používat žádný další software,“ uzavírá Rastislav Talárovič.
„Informační systém K2 používáme prakticky ve všech zemích s našim zastoupením. A platí, nejen úsloví kolik krajů, tolik kultur a jazyků, ale také kolik krajů, tolik ekonomických systémů, daňových zatížení a legislativ. Přestože zavádění takto komplikovaných funkcí bylo poměrně složité, ve spolupráci s kolegy, inženýry a pracovníky K2 atmitec se nám krůček po krůčku povedlo implementovat všechny problematické části.
Nyní můžeme hrdě říct, že vše bez problémů fungujeme tak, jak má. Faktury a dokumenty odchází díky Informačnímu systému K2 automaticky do všech zemí v lokálním jazyce a lokálních měnách, ačkoli je vše řízeno z centrálního skladu v Košicích.
Jsem přesvědčen, že jsme zvolili správný software, správné kolegy i spolupracovníky. Vztah s K2 atmitec totiž už není jen čistě obchodní. Dnes je spolupráce postavena na přátelství a důvěře. Vzájemně se inspirujeme a podporujeme. S klidným svědomím můžu říct, že si navzájem jsme oporou. Problémy, které vznikají, jsou svým způsobem pro obě strany jakousi výzvou do budoucnosti, které společnými silami řešíme.“
Ján Seszták, ředitel a jednatel společnosti SOS electronic s.r.o.
