Nevíte-li, co je to firemní proces a jak jej optimalizovat, pak máte pravděpodobně vyšší provozní náklady, než byste mohli mít. Firemní procesy se jednak nacházejí v každé firmě bez výjimky, jednak je lze prakticky v každé firmě optimalizovat a tím zvýšit efektivitu jejich fungování a snížit tak náklady. Pokud tedy tento výraz slyšíte poprvé, věřte, že jste narazili na oblast, která vám může pomoci zásadně zlepšit váš byznys.
„Optimalizace firemních procesů dokáže výrazně omezit zbytečné úkony a zvýšit efektivitu činností s přidanou hodnotou. Například pouhým zavedením řízeného procesu zpracování příchozích faktur včetně jeho digitalizace a automatizace ve středně velké firmě se mohou úspory počítat v řádech stovek tisíc korun,“ uvádí Barbora Kolaříková, MCS Product Manager společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech.
V současnosti jsou nástroje pro digitalizaci a automatizaci procesů často součástí vnitrofiremních systémů jako jsou DMS či ERP, mohou však mít i podobu samostatných aplikací.
Definice a příklady procesů
Procesem nazýváme jakýkoli sled činností, často spojený s administrativou, který začíná a končí konkrétním úkonem. Na začátku této posloupnosti může být například nový servisní požadavek, výdejka ze skladu, žádanka o dovolenou či příchozí faktura, na jeho konci pak vyřešení daného problému, přejímka zboží, posouzení žádosti nebo zaplacení faktury.
Právě evidence a zpracování příchozích faktur bývá jedním z nejčastěji automatizovaných firemních procesů. Jedná se o standardizovaný opakující se úkon, který si o digitalizaci a automatizaci přímo říká. Nejen že se tím zvýší správnost zadaných údajů a ušetří čas, ale prakticky i ten nejjednodušší systém je schopen hlídat termíny splatnosti, díky čemuž lze předcházet například sankcím za pozdní platby.
Když univerzální znamená ideální
Hlavní výhodou těchto aplikací je jejich široká použitelnost – obsahují komplexní nástroje pro vytváření formulářů i modelování procesů a zpravidla také bývají vybaveny komplexními reportingovými nástroji, které pomáhají procesy měřit, vyhodnocovat a hledat v nich úzká místa. Jejich uživatelské prostředí mnohdy ani nevyžaduje znalosti programování. Tyto aplikace mohou fungovat pouze ve spojení s konkrétní platformou (např. SharePoint či SalesForce), mohou však být i zcela platformě nezávislé. U těch pak platí, že rozhodnete-li se v budoucnu vyměnit kterýkoli z vnitropodnikových systémů vstupujících do procesu za jiný, pouze změníte napojení. Například aplikace K2 Five, coby případ univerzálního, tedy na platformě nezávislého řešení, má plně grafický designer, který umožňuje modelovat procesy i formuláře velmi intuitivně. Jeho součástí je i funkce Smart Assist, která dává uživateli dokonce sama instrukce, aby na nic podstatného nezapomněl. Další výhodou aplikace je její vysoká flexibilita. Změní-li se proces, je možné pružně provést potřebné úpravy. Takřka samozřejmostí je pak uživatelské prostředí přizpůsobené mobilním zařízením.
Příprava se nesmí podcenit
Máte-li pocit, že vaše firma je zralá na optimalizaci procesů, možná si kladete otázku, jak ji prakticky provést. I optimalizace je svého druhu procesem, který se sestává z několika kroků. Odborníci doporučují začít analýzou stávající situace. Ta pomůže odhalit potenciální slabá místa v procesech a zároveň poslouží jako základ pro implementaci nového řešení.
„Při vší úctě k vedení jakékoli firmy jsem přesvědčena, že pro skutečně účinnou optimalizaci je doslova k nezaplacení pohled zvenčí,“ myslí si B. Kolaříková a dodává: „Kvalitní dodavatel objektivně zanalyzuje procesy, vyhodnotí všechny požadavky a doporučí vhodné řešení. Je schopen doložit případové studie dříve provedených realizací či přímo dojednat referenční návštěvu v organizaci, kde bylo podobné řešení úspěšně nasazeno.“
BPM – tři písmena, která mohou změnit váš byznys
Tzv. BPM (z anglického Business Process Management), tedy řízení firemních procesů, je disciplína, která se zabývá procesem komplexně. Posoudí nutnost jeho existence, zhodnotí jednotlivé fáze i konečný výstup. Pomáhá identifikovat klíčové kroky, zvážit jejich efektivitu, přidanou hodnotu apod. Digitalizace procesů umožňuje data o nich snadno sbírat, analyzovat a na základě získaných informací je optimalizovat. Automatizace procesů tak otevírá cestu k vyšší efektivitě a produktivitě i k dalšímu růstu.
Systém je třeba správně používat
Běžnou praxí u renomovaných dodavatelů je po instalaci řešení zaškolit pracovníka nebo tým, který je bude využívat. Osvojí si základní dovednosti, jak se systémem zacházet a jak aplikaci obsluhovat nejen z pozice uživatele či administrátora, ale i coby designéra procesů. Na školení je také prostor pro dotazy a praktické příklady. Uvědomte si, že optimalizace procesů může přinést očekávané výsledky pouze za předpokladu, že je správně nastavena – doslova ušita vaší firmě na míru. „Rozhodně bych se přimlouvala za to, aby kritické firemní procesy byly modelovány zkušeným konzultantem nebo alespoň pod jeho bedlivým dohledem,“ uzavírá B. Kolaříková.
Jak úspěšně zvládnout optimalizaci
Záleží samozřejmě na konkrétní situaci v každé firmě. Rozhodně ale neuškodí mít na paměti pár obecných doporučení:
- Přiměřenost: Definujte si reálné cíle, které zohlední složitost projektu, váš rozpočet i vaše zaměstnance. Myslete na to, že zásadní změny obvykle budí zásadní odpor.
- Vhodný proces: Měl by to být ten, co generuje nejvíce problémů nebo naopak přináší největší užitek. Je zbytečné automatizovat proces, který probíhá jednou za uherský rok.
- Ideální řešení: Flexibilita je přínosem do budoucna. Pokud má řešení kromě aktuálně vybraného procesu přesah i do případných dalších, zabijete dvě (možná i více) mouchy jednou ranou.
- Využití stávajícího know-how: Zapojte člověka, který měl doposud daný proces na starosti. Ať je partnerem dodavatele při analýze, optimalizaci i následné implementaci řešení.
