Bude kancelář budoucnosti ještě pořád kanceláří?

21. March 2019 21:43 0 komentářů

Zaměstnanci pracující na dálku mají lepší výsledky než jejich kolegové v kanceláři.

Stále více firem se začíná zajímat o to, jak proměnit svá pracoviště v kreativní místa plná spolupracujících zaměstnanců. V posledních pěti letech investovala řada technologických firem, jako je například Google, do nebývalých vychytávek typu pivní pípy, stolního tenisu nebo salátových barů pro zaměstnance. Ačkoli takové firemní benefity jistě přitáhnou pozornost a dost možná i nové zaměstnance, zůstává jedna otázka. Mají také pozitivní vliv na práci samotnou? Odborníci společnosti Canon, která je globálním lídrem v inovacích, nabízejí v rámci projektu Kancelář budoucnosti řadu podnětných příkladů a názorů.

Podle průzkumu společnosti Microsoft se pouze 11,4 procenta zaměstnanců po celé Evropě cítí být v práci produktivní. Nejčastější příčinou je podle nich absence klidného místa pro práci a „vizuální šum“ – rušivé podněty v zorném úhlu zaměstnanců. Vzhledem k tomu, že se zaměstnanci v běžných kancelářích už tak obtížně soustředí, není podle všeho pingpongový stůl dalším vhodným vybavením.

„Firmy by si spíš měly položit otázku, zda je pro ně tradiční kancelář se čtyřmi zdmi stále tím nejlepším řešením. Možnosti moderních technologií už jsou na dostatečně vysoké úrovni, aby dovolily flexibilní přístup k práci a zároveň umožnily zpochybňovat nezbytnost klasické kanceláře,“ říká Ondřej Valeš z divize Business Information Services společnosti Canon CZ.

Práce mimo kancelář je dnes čím dál populárnější, a i když je stále zdrojem plamenných diskuzí, studie potvrzují, že zaměstnanci pracující na dálku mají lepší výsledky než jejich kolegové v kanceláři. Některé podniky už na bezkancelářový model přešly úplně a uvádějí, že se zlepšila nejen produktivita a spokojenost zaměstnanců, ale současně se jim citelně snížily náklady. Toto řešení může být lákavé zejména pro menší podniky, které dříve musely řešit drahé pronájmy kancelářských prostor.

Spolupráce vs. produktivita

Osobní přítomnost v kanceláři přirozeně zvyšuje pravděpodobnost vzájemné spolupráce mezi kolegy. S odstraněním fyzických bariér na pracovišti vypukla revoluce otevřených kanceláří s cílem spolupráci urychlit a zjednodušit. A skutečně, společné prostory, jako jsou kuchyňky a útulné koutky s pohovkami, umožňují setkávání v pohodlnějším a kreativnějším prostoru. Zároveň to ale přináší zbytečný hluk a pohyb, který může mít negativní vliv na produktivitu zaměstnanců.

S těmito výzvami v podnikání mohou pomoci nové technologie, které jsou navržené tak, aby týmy spojovaly. Google Docs byla první platforma svého druhu podporující spolupráci – umožňuje většímu počtu lidí pracovat najednou na jednom dokumentu a v reálném čase posuzovat jiné nápady. Od té doby se na trhu objevila spousta dalších aplikací, například Asana či Flock, které zjednodušují a zefektivňují vzájemnou spolupráci. Průzkumy dokládají, že tyto nástroje pro online spolupráci opravdu zlepšují efektivitu týmů. Zaměstnanci vydrží u svého úkolu o 64 procent déle než ti, kteří pracují starším způsobem.

„Důvodem je především okamžitá zpětná vazba a rychlejší přístup k informacím, spolu se snadnější správou dokumentů a úkolů. Ačkoli tyto aplikace jsou primárně pro kancelářské použití, stále více lidí je využívá i k jiným účelům. Vždy je ale nutné vybrat vhodné řešení pro konkrétní pracovní prostředí. Důležité je hledat rovnováhu mezi obchodem a firemní kulturou, na níž stojí výsledky společnosti,“ vysvětluje Ondřej Valeš.

Produktivita

Produktivita na pracovišti v Evropě roste od roku 2010 pouze mírně, což vede k obšírným debatám o tom, jak výkon zaměstnanců posílit. V kanceláři je přitom snadné sledovat zaměstnance a jejich pracovní nasazení, což je podle některých také jeden z hlavních důvodů, proč ještě kanceláře existují.

Problém má ale více rovin. Odborná šetření ukazují, že za většinou selhání v projektech je nedostatek jasně definovaných cílů. U zaměstnanců v kancelářích by to neměl být problém, ale u ostatních zaměstnanců se sledování postupného dosahování cílů stává obtížnějším. S tím často může pomoci cloudové řešení pro týmy, které je v projektovém managementu stále běžnějším nástrojem. Aplikace typu Trello nabízejí ještě intuitivnější práci s cíli a termíny, které je při plánování projektu nutné dodržet. Pomáhá zajistit, aby týmy, ať už pracují odkudkoli, zůstaly maximálně výkonné. Patrně až 77 procent úspěšných projektů používá pro vyšší efektivitu software pro digitální projektový management. Průzkumy naznačují, že tyto softwary přinášejí dobrou návratnost investic a pomáhají rozptýlit obavy z toho, že nebude možné sledovat průběh práce zaměstnanců.

Zapojení

V minulosti se společnosti obávaly, že bez osobního kontaktu nebudou zaměstnanci pracující mimo kancelář dostatečně zapojení do chodu firmy a osobně motivovaní. Fyzická přítomnost měla být lepší než virtuální, protože nám umožňuje používat smysly – dotýkat se, slyšet, cítit či dokonce ochutnat, což zvyšuje naši pozornost. Nicméně když se kolem sebe rozhlédnete, zjistíte, že je většina lidí zahloubaná do nějakého digitálního přístroje, ať už se jedná o telefon, tablet, nebo počítač. Všechny nabízejí unikátní zážitek, který lidi vtáhne. Společnost Sage identifikovala tyto klíčové faktory, které podporují angažovanost zaměstnanců: agilní prostředí, propojení komunity, prostory pro spolupráci a společný cíl. Všeho lze docílit pomocí technologií.

Videokonference jsou například aktuálně hlavní součástí komunikace na pracovišti a spojují kolegy po celém světě. V celosvětové studii 92 procent zaměstnanců uvedlo, že spolupráce s využitím video technologie pomáhá zlepšit vztahy a podporuje lepší týmovou spolupráci. Jednotlivci mohou být se svými týmy v kontaktu, i když třeba právě sedí v jedné z londýnských kaváren nebo z hotelu na Bali. V budoucnosti se tyto technologie budou při komunikaci uplatňovat ještě mnohem více a díky nastupujícím sítím 5G budou ještě realističtější. Vyšší rychlost a rychlejší odezva 5G umožní schůzky ve virtuální realitě a zaměstnancům dá pocit, jako by doopravdy byli v místnosti se svými kolegy. „Nabízí se otázka, zda budou doopravdy ještě potřeba skutečné kanceláře, když dokážeme vytvořit dostatečně realistický virtuální prostor splňující požadavky zaměstnanců…,“ navozuje vizi budoucnosti Ondřej Valeš.

Spokojenost

Jak tedy bude vypadat kancelář budoucnosti ve vaší firmě? Spolupráce, produktivita a angažovanost jsou klíčem k dlouhodobému úspěchu v podnikání, ať už to bude v kanceláři nebo na pláži. Na počátku ale musejí stát správné nástroje a podoba pracoviště, která dlouhodobě zvýší spokojenost zaměstnanců. „Když mají zaměstnanci svobodu a prostředky, aby pracovali podle svého, jejich spokojenost exponenciálně roste, což společnostem přinese vyšší produktivitu a lepší výsledky. Neexistuje sice žádné univerzální řešení, ale kombinace skutečných kanceláří s možností práce na dálku u většiny společností doopravdy funguje. Firmy mají v současnosti mnohem větší svobodu, aby se rozhodly, zda potřebují čtyři stěny k úspěchu svého podnikání,“ uzavírá Ondřej Valeš z Canonu.


Komentáře

RSS 

Komentujeme

Chvála černých skřínek

Pavel Houser , 20. April 2019 10:30

Umělé inteligenci, respektive strojovému učení, se poslední dobou často vytýká, že nikdo přesně neví...

Více

Kalendář

14. 05.

17. 05.
FESPA 2019
16. 05. Document Management Conference 2019
19. 05.

23. 05.
IEEE SP 2019







RSS 

Zprávičky

Zisk Facebooku kvůli mimořádným položkám klesl, příjmy vzrostly

ČTK , 25. April 2019 12:54

Akcie firmy od počátku letošního roku stouply o téměř 40 %....

Více 0 komentářů

Samsung chce diverzifikovat výrobu čipů, investuje 116 mld. USD

ČTK , 25. April 2019 09:00

Ceny DRAM a NAND Flash se za první čtvrtletí 2019 snížily o 20 % z úrovně předchozího kvartálu....

Více 0 komentářů

Británie omezeně umožní Huawei účast na budování sítí 5G

ČTK , 25. April 2019 08:00

Mluvčí britské vlády sdělil, že kabinet dodavatelský řetězec pro 5G prověřil a zaměřil se při tom na...

Více 0 komentářů

Starší zprávičky

Snapchatu vzrostl počet uživatelů, firma snížila ztrátu

ČTK , 24. April 2019 09:28

Firma snížila svou ztrátu o 20 % na 310 milionů dolarů....

Více 0 komentářů

Twitter zvýšil zisk i tržby, překvapivě vzrostl i počet uživatelů

ČTK , 24. April 2019 09:00

Tržby firmy se v prvním kvartálu zvýšily o 18 % na 787 milionů dolarů....

Více 0 komentářů

Dražba frekvencí pro síť 5G zatím v SRN vynesla 5,4 miliardy eur

ČTK , 24. April 2019 08:00

Spolková republika v nynější aukci draží licence k celkem 41 frekvenčním blokům v pásmech okolo 2000...

Více 0 komentářů

Kritická komunikace na nízkofrekvenční LTE

Pavel Houser , 23. April 2019 13:23

Nordic Telecom a Nokia spouštějí v Česku první LTE síť na světě pro kritickou komunikaci v pásmu 410...

Více 0 komentářů