Rychle prohledávání dokumentů, odpovědi na otázky týkající se jejich obsahu nebo sumarizace specifických informací. To jsou některé z funkcí, které nabízí nový asistent na bázi umělé inteligence s názvem M-Files Aino. Na český a slovenský trh jej uvádí Konica Minolta jako jeden z pouhých dvou partnerů M-Files v těchto zemích. Asistent je schopen komunikovat ve více než 30 jazycích a zpracovat přibližně 2000 stran denně pro každého uživatele.
Nový virtuální asistent umožňuje automatickou tvorbu přepisů a souhrnů mimo jiné online schůzek, smluv, prezentací nebo studií. Dokáže přitom pracovat s dokumenty MS Word, Excel, Power Point či PDF. „Uživatelé mohou také prohledávat dokumenty bez znalosti klíčového slova, například formou povelu: Najdi mi stránku s modrými šipkami nebo údaj vyšší než milion. Mohou s asistentem také přímo komunikovat a pokládat konkrétní dotazy typu: Kolik faktur bylo vystavených zákazníkům z Prahy nebo Jaké smlouvy letos podepsal kolega Novák,“ vysvětlil P. Katrenčík, produktový manažer Konica Minolta Business Solutions Czech s tím, že tyto otázky je možné klást i v češtině nebo ve slovenštině.
Zatímco zavádění nástrojů s umělou inteligencí mezi firmami roste, jejich efektivní využívání zaměstnanci je podle zkušeností Konica Minolta nedostatečné. „Proto jsme se rozhodli rozšířit naše služby související s instalací asistenta Aino také o takzvanou adopci, tedy zaškolení uživatelů a ukázky jeho využití v praxi,“ informoval P. Katrenčík, a dodal: „Při správném využívání asistenta se nám v rámci pilotních nasazení zatím potvrzuje téměř stoprocentní přesnost získaných odpovědí.“
Aino je rovněž kompatibilní s asistentem MS365 Copilot. Díky jejich propojení se i uživatelé technologie Microsoft dostanou pohodlně ke všem dokumentům uloženým v M-Files, k nimž mají dle své pozice oprávnění. Oproti nástroji Copilot pracuje Aino pouze s poslední verzí daného dokumentu a uživatelé tak mají jistotu, že získané odpovědi vycházejí vždy z finálního obsahu.
Nového asistenta je možné provozovat v rámci M-Files na vlastních serverech, nebo v cloudové variantě. „Žádná data přitom nikdy M-Files Cloud neopouštějí. Veškeré informace, s nimiž asistent v cloudu procuje, jsou po dokončení zpracování z paměti M-Files Aino trvale odstraněna,“ upřesnil P. Katrenčík.
Výhodou celé platformy M-Files je podle Konica Minolta mimo jiné jednoduchá a rychlá instalace bez nutnosti zdlouhavé analýzy nebo migrace dat a nastavení do nového systému. Systém si sám zmapuje jednotlivá úložiště a nalezené dokumenty se následně zobrazují v rámci jednoho uživatelského prostředí, kde s nimi mohou zaměstnanci pracovat.
