Podle výzkumu společnosti truconneXion užívá Internet 70 % zaměstnanců. Online zábavě se v pracovní době věnuje 20 % zaměstnanců a 8 % přiznává dokonce vyřizování soukromých záležitostí. Neofocální čísla budou pravděpodobně mnohem vyšší. Téměř 36 % firem považuje současný stav za urgentní problém.
„Valná většina zaměstnanců – až 85 % – nedisponuje přirozenou pracovní disciplinou a zcela dokonalý time management je vlastní skutečně jen hrstce pracovníků. Většina lidí tudíž má tendenci podléhat svodům k přerušování práce,“ komentuje problematiku personální konzultantka Martina Švandová.
On-line zaměstnanci jako hrozba
Neomezený přístup zaměstnanců na internet navíc přináší bezpečnostní rizika. „Poskytne-li firma svým zaměstnancům neomezený přístup na internet, vystavuje se zvýšenému riziku toho, že její technické zařízení bude využito některým z jejích zaměstnanců ke spáchání trestného činu,“ upozorňuje advokát Mgr. Jiří Brož z kanceláře Profous Legal.
Další hrozbou je únik informací, i třeba „pouhé“ zveřejnění záznamu neadekvátního jednání zákazníka nebo kolegy – což lze ale udělat stejně dobře z domova. Souvislost úniku citlivých údajů s pracovním připojením nezmiňuje ani Jim Negus, zabývající se riziky v KMPG, v článku Ten Common ERM Challenges.
Sociální sítě jako služba zákazníkům, ale i silné lákadlo pro zaměstnance
Společně se zmíněnými údaji je nutné uvést i pozitiva: podle průzkumu společnosti Regus užívá 58 % celosvětových společností sociální sítě k udržování obchodních kontaktů, 54 % na nich seskupuje zákazníky a 51 % získává obchodní informace. Právě tímto faktem argumentují Josh Bernoff a Ted Schadler v knize Empowered: zákazníci žádají elektronickou podporu napříč všemi firemními strukturami, ne jen od specializovaných oddělení. A k takové podpoře je nutné řadit i Skype nebo ICQ.
Oblíbenou ilustrací jsou případy, kdy klient firmu kritizuje prostřednictvím Twitteru nebo na diskusních fórech: jen zaměstnanec, jehož se případ týká, má dostatečné povědomí o situaci, aby ji mohl napravit nebo uvést na pravou míru. Zároveň se k takovým informacím dostane v řadě případů spíš než marketingový pracovník.
Zákon monitorování povoluje, ehm., částečně
Zaměstnanec nesmí používat bez souhlasu zaměstnavatele pracovní prostředky, k nimž se řadí i komunikační technologie. Zaměstnavatel může dodržování této zásady „oprávněným způsobem kontrolovat“ – aniž by ovšem narušil soukromní zaměstnance. Proto může například kontrolovat emailové a internetové adresy, ale nikoli zprávy samotné.
Výjimku tvoří případy, kdy je monitoring nutný vzhledem k zvláštní povaze zaměstnavatele. Onu zvláštnost zákon nijak nespecifikuje, odborníci ale radí nevykládat ji svévolně. JUDr. Andrea Hrdličková ve své disertační práci zvláštní povahu vztahuje k činnostem, „při kterých je potřeba dbát zvýšených nároků na chování zaměstnanců (např. vzhledem k ochraně utajovaných skutečností, povinností mlčenlivosti ochraně obchodního tajemství, know – how).“ O konkrétních hranicích mezi právem na kontrolu zaměstnanců a jejich právem na ochranu soukromí ale může rozhodnout jedině soud.
Ve všech případech ukládá zákon zaměstnavateli povinnost zaměstnance o takové kontrole informovat a získaná data zabezpečit.
Dát přednost sledování, nebo raději omezení připojení?
Podle výzkumu společnosti truconneXion omezuje přístup k internetu 56,8 % firem. Přestože při znepřístupnění části sítě nehrozí spor se zákonem, není takové řešení bez problémů. V případě striktního výběru několika povolených stránek bude zaměstnanci prakticky znemožněno využívat internet k urychlení práce.
A práci usnadňují i třeba P2P komunikační prostředky: americký výzkum zaměřený na rozdíly mezi nejvýkonnějšími a průměrnými pracovníky ukázal zásadní odlišnost v komunikaci. Zatímco většina zaměstnanců se spoléhá na oficiální cesty řešení problémů, ti nejlepší využijí osobní vazby vědomi si faktu, že kamarád v jiné pobočce bude ochotnější než neoblíbený kolega odvedle.
Problémem regulace přístupu k internetu je i její obcházení. V administrativních budovách jisté mezinárodní firmy vznikla po omezení přístupu na internet soutěž o maximální zmapování dostupných stránek o sportu a módě. A vzdor je nutným dopadem restrikce, protože zodpovědnost je podmíněná přiměřenou důvěrou.
Odpočinek od náročné práce na Internetu?
„Smyslem regulace internetových aktivit zaměstnanců by nemělo být vytvoření prostředí, které potlačuje kreativitu a přirozené návyky lidí. Zaměstnance je třeba naopak stimulovat k maximálnímu výkonu a počet odpracovaných minut není vždycky tím nejspolehlivějším měřítkem dobře odváděné práce,“ myslí si Robert Kleiner, ředitel společnosti truconneXion.
Za optimální bývá považováno 30 až 60 minut odpočinku denně – zdaleka ne všechen čas je ale žádoucí strávit na internetu. „Přesná hranice, kde se motivující účinek relaxace zlomí v negativní, neexistuje. Kdyby ji někdo znal, tak je nejúspěšnější šéf světa. Vždy totiž záleží na konkrétní profesi a situaci,“ shrnuje David Grubner, odborník na duševní práci..
V každém případě je nutné zvážit:
Obecné řešení, jestli a jak přístup k internetu hlídat, neexistuje, liší se i rady odborníků na konkrétní problémy. V každém případě je při zavádění jakékoli kontroly žádoucí si uvědomit alespoň základní fakta:
{seealso}
- Od zisků z restrikce neproduktivních činností je zapotřebí odečíst jak přímé náklady, tak ty nepřímé, třeba ve formě zhoršení vztahu k odpovědnému nadřízenému.
- Omezení není (téměř) nikdy dokonalé a pravděpodobně omezí i aktivity, které jsou pro firmu pozitivní – třeba reklamu na sociálních sítích nebo žádoucí odpočinek.
- Kontrolovat obsah zpráv nebo chatu zaměstnance je protizákonné, stejně jako jakékoli monitorování bez předchozího upozornění.
- Kontrola neznamená jen sběr dat o aktivitách zaměstnanců. Záznamy musí někdo (byť s pomocí speciálního software) analyzovat a v neposlední řadě zabezpečit – a to i před ostatními zaměstnanci.
