Test: vyzkoušeli jsme Office Live Workspace

V podstatě se tedy jedná o produkt velice podobný již prověřeným programům, jako jsou například Groove či daleko rozsáhlejší Sharepoint. Zásadní rozdíl mezi Groove, potažmo Sharepointem a Office Live Workspace se však dá rozeznat už z názvu – důležité je slovíčko „Live“. Jedná se totiž o online online aplikaci, která je provozována přímo na serverech Microsoftu (tím pádem nově vzniklá skupina nemusí mít vlastní „železo“, jak tomu je u Groovu a Sharepointu), a ke všemu pracuje primárně s programy sady Office.

Registrace

Pro používání beta verze je třeba se nejprve přeregistrovat a až po několika dnech je uživateli zaslána pozvánka. Přihlášení je bohužel (bohužel proto, že se jedná o další poměrně zdlouhavou registraci) podmíněno založením účtu na Live.com, přes který se pak každý uživatel přihlašuje. Live.com je několik let starý projekt Microsoftu, který v sobě kombinuje fulltextový vyhledávač, emailovou službu (Hotmail.com), aktuální zpravodajství a mnoho dalšího.

Na začátek ještě musím upozornit na další nevýhodu Office Live Workspace, tj. kompatibilitu s jednotlivými prohlížeči. Právě proto, že se jedná o produkt Microsoftu, je funkční pouze v Internet Exploreru 6, potažmo 7, ti z nás, kdo používají Operu, Firefox nebo některou z dalších alternativ tak se budou pro tuto chvíli k IE vrátit.

Práce v Office Live Worskspace

Po přihlášení člověka uvítá velice jednoduše designově provedené uvítací rozhraní, kde jsou stručně popsány ty nejhlavnější funkce celého systému. Zakládání a administrace jednotlivých pracovních skupin je velice jednoduchá, slouží k tomu menu na levé straně obrazovky, díky kterému lze mezi jednotlivými skupinami i velice jednoduše a rychle přepínat.

Zajímavou kapitolou je samotná práce s dokumenty. Ty jsou primárně nahrávány do přednastavené složky „Documents“, není ovšem problém jakkoliv s nimi manipulovat a přesouvat je i mezi více skupinami. Například prezentace je možné slide po slidu shlédnout a v případě potřeby upravit.

Ostatně možnost úpravy dokumentů je jednou z velkých výhod Office Live Worskspace. Objevíte-li například v kolegově obchodní prezentaci chybu, její oprava je otázkou několika málo minut. V zásadě stačí jen kliknout na tlačítko „Editovat,“ systém se opět dotáže na ověření uživatelského jména a hesla a hned poté je spuštěn klasický PowerPoint, který každý z nás velice dobře zná.

Pro snadnější práci s dokumenty je doporučeno nainstalovat Office Add-in (nejjednodušeji tak lze učinit přímo z uvítacího rozhraní), které umožňuje snadné exportování vytvářených dokumentů z počítače přímo do Office Live Worskspace. Za zmínku také stojí možnost komentářů. Jakýkoliv dokument, příspěvek nebo prezentaci lze doplnit okomentováním nedostatků, upřesněním faktů nebo jen vyjádřit celkový dojem.

Office Live Worskspace má i další funkce, jako jsou vzdálené sdílení plochy, administrace několika různých projektů a synchronizace s emailovým klientem MS Outlook. To vše jsou pomocné aplikace, které práci významným způsobem urychlují a zlepšují, ale mimo cestujícího manažera je všechny využije asi jen málokdo.

Nevýhody

Nic není dokonalé, a tak samozřejmě i tento produkt Microsoftu má své mouchy. Na tomto místě je třeba zmínit, že celý systém se stále nachází ve fázi beta verze, a jen tak je ke všem nedostatkům třeba přistupovat.

Pro mě osobně je největším nedostatkem již zmiňovaná nekompatibilita s alternativními prohlížeči. Jakožto člověk zvyklý na Operu jsem měl vůči práci v Internet Exploreru jisté výhrady, ale v tomto případě jde spíše jen o sílu zvyku.

Office Live Workspace se stává jednou z vlajkových lodí Microsoftu, která bude po několik příštích let udávat kurz celé společnosti. Zamyslíme-li se nad tím, má to svou logiku. Velice jednoduché uživatelské rozhraní, práce se známými dokumenty přímo v prostředí Office a v neposlední řadě samozřejmě dostupnost těchto dokumentů odkudkoliv na světě během několika sekund. To vše funguje na serverech Microsoftu s garantovanou ochranou dat.

Pro často cestující osobu není jednoduššího způsobu, jak být v neustálém kontaktu se svou firmou, potažmo svým týmem. Například často cestující šéf týmu bude moci být v neustálém kontaktu se svými spolupracovníky, bude moci přímo zadávat práci, komentovat rozpracované dokumenty a popřípadě si i nechat pomoci při výrobě co nejkvalitnější prezentace pro klienta. To vše v reálném čase a bez rizika ztráty jakékoliv práce.

Rozhodně se také jedná o přímou konkurenci společnosti Google a jeho aplikaci Docs, která funguje na velice podobném principu.

Jak již bylo zmíněno, aktuální verze nese označení Beta, tj. veřejně dostupná pracovní verze. Nelze očekávat, že všechny funkce budou pracovat tak, jak mají, může se vyskytnout přílišná zátěž na systém a v neposlední řadě nemusí některé součásti systému pracovat vůbec. Finální verze, která všechny zjištěné nedostatky opraví, bychom se však měli dočkat již během několika málo měsíců, konkrétně koncem prvního kvartálu 2008.

Související
Firma budoucnosti: sdílení dokumentů bude online