Jak se liší přístup neziskových organizací k IT technologiím oproti tradičnímu byznysu, co jim říkají pojmy jako ERP či CRM, ale také o tom, jak se přístup neziskovek k technologiím vyvíjí a jak se je naučily využívat, si budeme povídat s Alešem Jeníkem, CEO projektu CRM pro neziskovky.
Aleš Jeník
Jak se vůbec liší u neziskových organizací přístup k software oproti tradičnímu byznys světu, ať již co se týče potřeb, tak například kalkulování s náklady?
Standardně jsou volné prostředky pro jakýkoli software v neziskové organizaci velmi malé, resp. nulové. To znamená, že se jedná v neziskovém sektoru o značně podceněnou oblast. Běžná firma a nezisková organizace s podobným počtem zaměstnanců jsou v oblasti IT většinou zcela neporovnatelné v neprospěch neziskového sektoru. Mnohdy relativně složité procesy, které jsou v komerční sféře standardně pokryty nějakou aplikací, jsou v neziskové organizaci pokryty emailem a běžnými kancelářskými aplikacemi. Často jsou dokonce IT technologie vnímány v neziskové organizaci jako „nutné zlo“, nikoliv jako něco, co může pomoci.
Aleš Jeník působí jako CEO projektu CRM PRO NEZISKOVKY, který založil v roce 2010 a do kterého přišel se zkušenostmi ze společnosti Capgemini Czech Republic, kde se dosud specializuje na oblast CRM a Knowledge Management. Kromě projektu CRM PRO NEZISKOVKY spolupracuje s Nadací VIA na rozvoji DARUJME.CZ.
Jak jsou na tom české neziskové organizace s využíváním open source software?
Určité omezení ve využívání open source jsou schopnosti uživatelů. Nezisková organizace většinou nemá vlastní IT nebo pokročilé uživatele, a tak se málokterá do nasazení open source pouští. Navíc od startu programu TechSoup Česká Republika je zde možnost získat legální software – zejména kancelářské balíky a operační systém Microsoft – zcela zdarma, takže očekávám, že open source ještě více ustoupí do pozadí.
Využívají místní neziskové organizace také jiné původně byznysové softwarové nástroje (např. nějaký ERP)?
Velké neziskové organizace používají vlastní ERP, případně jej nějak suplují účetní programy, resp. jejich nadstavby či moduly. Výjimečně se jedná o CRM v pravém slova smyslu. Proto jsem také založil organizaci „CRM pro neziskovky“, abych neziskovým organizacím umožnil získat nástroje, které jsou vlastně základem jejich práce s dárci.
Které oblasti CRM jsou pro neziskové organizace specifické?
Samozřejmě fundraising – práce s dárci a jejich dary. Zjednodušeně lze říci, že databáze dárců = CRM aplikace. CRM aplikace neziskové organizace pokrývá standardně hlavní fundraisingové procesy – např. kampaně – emailové i direct mailové, komunikace s dárci, správa jejich darů a poděkování, případně práce s granty a velkými dárci, se kterými se pracuje podobně jako s obchodními příležitostmi u komerčních CRM.
Jak by se dala charakterizovat standardní forma implementace CRM v neziskové organizaci?
K implementaci, resp. jejímu plánování, je důležité přistupovat z hlediska maturity procesů organizace – lze bohužel předpokládat, že jsou spíše nedostatečné – je tedy třeba udělat základní analýzu, ideálně pokrýt to nejdůležitější co nejdříve a potom rozšiřovat pokrytí v CRM na další procesy tak, aby i uživatelé věděli, co mohou očekávat a vyzkoušeli si vlastní práci s aplikací, která pro ně může způsobit zásadní zlom ve stylu práce.
Jak se liší implementace CRM v komerční a neziskové sféře?
Osobně mám zkušenosti s nasazením CRM ve větších podnicích, takže nemám úplně srovnání mezi SME a neziskovým sektorem, kde může být styčných bodů více. Určitě ale mohu říci, že hlavním rozdílem je nízká úroveň procesů v neziskových organizacích. Proto každou implementaci začínáme jejich analýzou, resp. kompletní redefinicí – což je součástí našich služeb. Nejsme jen implementátoři CRM software, ale dodáváme neziskovým organizacím i know-how týkající se procesů. Bez dobře nastavených a zafixovaných procesů není možné úspěšně nasadit CRM řešení, které je vlastně jen jejich elektronickou podporou.
Jak v praxi funguje kvalifikované dobrovolnictví CRM expertů v neziskových organizacích?
Bez kvalifikovaných dobrovolníků bychom nemohli dělat to, co děláme v rámci CRM pro neziskovky. Kdyby organizace měla uhradit skutečné náklady implementace, nikdy by si takový projekt nemohla dovolit, samozřejmě kromě těch největších. Implementace proto pokrýváme dobrovolníky – díky jejich zájmu a odhodlání můžeme nabídnout organizacím profesionály v oboru – mezi naše dlouhodobé spolupracovníky patří např. Jan Hromas, CRM expert z Raiffeisenbank. Hledáme lidi, kteří jsou odborníky – jak na oblast CRM procesů, tak i IT experty, kteří mají zkušenost s nasazením CRM a chtějí pomoci a přitom využít svou kvalifikaci. Tím se lišíme od „běžného dobrovolnictví“, kdy např. zaměstnanci velkých firem pomáhají manuální prací charitativním organizacím. My nabízíme alternativu a možnost, jak pomoci svými znalostmi a zkušenostmi.
Které řešení je pro potřeby neziskové organizace v současné době nejefektivnější?
Momentálně neziskovým organizacím nabízíme a pomáháme zejména s nasazením Microsoft Dynamics CRM v kombinaci s nástroji pro email marketing.
{seealso}
Proč je podle vás právě toto řešení zajímavou alternativou pro neziskové organizace?
Díky projektu TechSoup ČR je možné získat aplikaci Microsoft Dynamics CRM zdarma – pořizovací náklady jsou tedy minimální. Díky novým funkčnostem, které jsou k dispozici ve verzi 2011 a vylepšením speciálně pro neziskové organizace, můžeme nabídnout velmi silný nástroj a rychlou implementaci v řádu několika týdnů. Navíc je MS Dynamics CRM k dispozici v hostované verzi – buď přímo od Microsoftu, nebo od partnera, společnosti AutoCont.
Jaká je vaše osobní zkušenost s tímto řešením?
Zatím jsme pomohli několika organizacím, které jsou teď v různém stádiu implementace. Neprovádíme žádné rozsáhlé úpravy, snažíme se vše pokrýt konfigurací, dostupnými pluginy a out-of-the-box funkcionalitami, které jsou u tohoto řešení velmi bohaté.
Děkujeme za rozhovor.