Práce se znalostmi ve firmách je v době znalostní ekonomiky tím nejdůležitějším faktorem úspěchu. Již nestačí mít dobře naimplementovaný ERP systém. Řízení hmotných zdrojů podniku se stalo samozřejmostí, jejíž špatné zvládnutí firmy z podnikání pouze diskvalifikuje. Na opačné straně pomyslné osy úspěchu stojí tvorba konkurenční výhody. Ta se dnes děje pomocí znalostí a jejich správného a efektivního řízení.
Ukázka práce s wiki.
Efektivní řízení znalostí potřebuje, stejně jako efektivní řízení podnikových zdrojů, vhodné nástroje, které budou podporovat práci znalostních pracovníků. Znalosti se šíří pomocí nestrukturovaných dat, kterých je ve firmách až kolem 80 % z celkového objemu dat.
Technologií, která umožňuje velmi pružnou práci se znalostmi, je firemní wiki, která je ideálním nástrojem pro práci s nestrukturovanými daty. Důvodem, proč jsou wiki vhodným nástrojem na správu znalostí, jsou jejich funkční vlastnosti, které je odlišují od klasických redakčních intranetů a klasických KMS (knowledge management systems).
Co dělá firemní wiki skutečně užitečným nástrojem
Wiki je pro většinu lidí známá buď jako platforma, na které běží encyklopedie Wikipedia, a nebo rovnou pouze jako Wikipedia samotná. Pro její proslulost řada firem implementovala právě MediaWiki s nadějí, že zavedli firemní wiki. Tato technologie však pro firmy není příliš vhodná a důkazem je řada nepovedených a nakonec ukončených implementací této wiki.
Plnohodnotná firemní wiki musí umožňovat nejen snadnou práci při tvorbě samotného obsahu, ale také musí disponovat nástroji, které umožní lidem orientovat se v datech, a to i ve chvíli, kdy firemní wiki naroste do větších rozměrů.
Co musí dobře použitelná firemní wiki obsahovat?
Funkce, které podniková wiki musí obsahovat, lze rozdělit na kategorie povinné pro každou wiki, které odlišují klasické redakční systémy a firemní wiki, dále pak bezpodmínečně nutné prvky, pro firemní wiki a nakonec funkce, které nejsou sice bezpodmínečně nutné, ale hodně usnadňují práci s tímto nástrojem ve firmách. Nejprve si probereme funkce, které odlišují firemní wiki od klasických redakčních systémů, na kterých dnes běží intranety.
Funkce, které odlišují firemní wiki a klasické redakční systémy
- Dynamická struktura obsahu
- Historie změn
- Tvorba obsahu tak, jak lidé přemýšlejí
Jak již bylo řečeno, firemní wiki umožňuje velmi pružnou práci s informacemi. Je možné vytvořit si strukturu obsahu, kterou je možné kdykoli změnit a zároveň zůstanou funkční všechny odkazy mezi stránkami. Nemusíte se tedy trápit tím, že pokud špatně naplánujete strukturu wiki, že změna navigace bude komplikovanou prací, jejímž výsledkem budou zpřetrhané vazby mezi stránkami a kategoriemi.
Tvořivá práce s informacemi předpokládá, že lidé budou dělat revize, opravovat texty, doplňovat nové a to vše by při práci více lidí nad jedním dokumentem mohlo způsobit značný zmatek. Proto wiki uchovávají historii změn, které se na stránkách provedly a je možné se kdykoli vrátit k předchozí verzi. Tato vlastnost firemní wiki zajišťuje, že lidé mohou se znalostmi skutečně volně pracovat, aniž by se báli, že něco bude ztraceno.
Další výhoda je možnost editovat a zapisovat do wiki tak, jak lidé přemýšlejí. Její volná struktura umožňuje, že lidé mohou psát texty a ve chvíli, kdy je nutné, aby text někam odkazoval a nebo je téma příliš obsáhlé, je možné vytvořit novou stránku, která se bude tématu věnovat.
Z výše popsaného je vidět, že koncepce redakčních systémů a wiki je velmi odlišná a že zatímco klasické redakční systémy prakticky zabíjejí tvorbu nového obsahu, tak wiki ho velmi dobře podporuje. Její volnost zároveň dovoluje, aby do wiki přispívalo více lidí a tím vznikal nový a zajímavý obsah, který přiláká další přispěvovatele.
Ve wiki nepůsobí tzv. předfiltry v podobě administrátorů, kteří určí, co v redakčním systému bude a co ne. Tato volnost by mohla znamenat, že ve wiki vznikne hodně velký a nepřehledný balík informací, který nebude schopný nikdo používat. Z těchto důvodů je nutné, aby wiki měly o to kvalitnější filtry na práci s uloženým obsahem. Což je další velmi důležitá věc, která odlišuje CMS a firemní wiki.
Wiki prostory
Wiki mají na rozdíl od redakčních systémů systém tzv. prostorů. To jsou jakési autonomní wiki, které jsou ve firmách dobře použitelné pro dedikované využití pro spolupráci s jinými firmami (B2B komunikaci) a nebo třeba pro tematické oddělení obsahu jednotlivých firemních oddělení. Výhodou těchto prostorů je, že je v nich možné velmi dobře řídit práva a tak např. vaši firemní partneři uvidí pouze pro ně určené prostory, zatímco vy jako majitel uvidíte veškerý obsah provedený ve všech prostorech. Lze tak snadno kontrolovat komunikaci se všemi partnery a ve všech odděleních.
Funkce, které odlišují wiki a firemní wiki
Funkce, které odlišují firemní wiki od běžné wiki jsou jasné identifikace uživatelů a nástěnky s agregovanými informacemi o změnách v celé wiki.
Možnost spolupráce nad obsahem, aneb vymazané workflow
Wiki staví kompletně na hlavu zažitý systém workflow, jak je znám snad ze všech dosavadních systémů pro práci se znalostmi. Lidé mohou přistupovat k informacím naprosto volně a stejně tak je mohou tvořit a spolupracovat na jejich tvorbě. Ve wiki neexistuje nic jako postup předávání si dokumentu a jediné omezení, která ve wiki jsou, je správa práv k dokumentům. Tento přístup z wiki dělá nástroj, který nezdržuje práci na dokumentech, ale naopak podporuje jeho rychlé dokončení a ve vyšší kvalitě, protože přispívat může každý s relevantními znalostmi a informacemi.
Tento přístup, který známe z Wikipedie, je u řady lidí brán s obavami z možného vandalismu. Na firemních wiki je však krásné, že vandalismus se absolutně nevyskytuje. Důvod je mimo jiné ten, že každá změna je snadno dohledatelná a bylo by tedy jasné, který spolupracovník vandalství provedl.
Funkcí, které zpříjemňují práci s wiki, bychom mohli najít stovky, možná více. K základním patří tvorba šablon, pomocí kterých si uživatelé přednastaví vzhled stránky, kterou budou editovat. To se například hodí při zápisech z porad. Není pokaždé nutné zadávat nově obvyklé pole a práce probíhá rychleji. Další funkcí jsou snadné možnosti sdílení obsahu, aby bylo možné kdykoli pozvat spolupracovníka nebo celý tým spolupracovníků. A takto by bylo možné pokračovat ještě dlouho.
Otevřený prostor pro každého
Wiki mohou používat jak jednotlivci, kteří si do nich píší poznámky, tak skupiny nebo týmy spolupracovníků, kteří zde tvoří projektové výstupy. Každý si může vytvořit svůj prostor, kde si připravuje své poznámky, drafty a schraňuje informace. Taková stránka může být samozřejmě neveřejná a tak lidé nemusí mít uložené své nápady a drafty po lokálních discích a e-mailech, ale mají je vždy uložené na jednom centrálním místě, kde se k nim mohou kdykoli vracet a pracovat s nimi. Často se tak děje, že lidé do wiki napíší pouze drafty k nějakému projektu a pokud se projekt nerealizuje a je nutné se k němu vrátit až po určité době, nemají lidé problémy s informacemi, které již k projektu nashromáždili.
Wiki jsou tak jedinečný nástroj pro spolupráci více lidí v rámci jedné nebo i více firem. Jsou místem, kde vznikají nové nápady, drafty a lidé zde mnohem rychleji docházejí k výsledkům, protože nemusí čekat, až se potkají na neefektivní poradě a nebo až ze zmatku e-mailové komunikace vzejde rozumný výsledek. Pokud chcete rychle a snadno spolupracovat, je pro vás firemní wiki tím správným nástrojem.
Profil
Jan Kodera je technický ředitel firemní wiki Abakowiki. Má na starost vedení implementačního a technologického týmu tak, aby služba splňovala vysoké nároky zákazníků, a zároveň zajišťuje hladký běh aplikace provozované formou SaaS. Publikuje v magazínech zabývajícími se softwarem jako službou a cloud computingem.