V Česku je stále zhruba pětina firem, kde jsou pracovní dokumenty ukládány do šanonů na neurčitě dlouhou dobu.
Firmy a zaměstnanci v Česku mají ve srovnání s Poláky a Maďary největší zájem o práci na dálku a technologická řešení, která ji umožňují. Ukládání dokumentů do cloudu je zase oblíbenější u Maďarů, zatímco Poláci jsou nejpečlivější při skartování těch papírových. Digitalizace kanceláří je ve všech středoevropských zemích stále větší téma, firmy si ale zároveň uvědomují, že jde o běh na dlouhou trať. Vyplývá to z průzkumů, které si nechala vypracovat společnost Canon.
Z průzkumů, které kromě digitalizace zkoumaly i zabezpečení kancelářských procesů, uchovávání a likvidaci dokumentů, vyplývá, že Češi, Maďaři i Poláci si uvědomují nutnost reagovat na změnu způsobu práce z posledních let a potřebu postupně přesouvat část procesů do cloudu. Každá země se ale s digitální transformací vypořádává trochu jinak.
„Polské podniky aktuálně kladou největší důraz na zavedení elektronických formulářů namísto papírových, na automatické vytěžování faktur nebo digitalizaci firemního archivu. Češi zase vykazují největší nadšení pro hybridní způsob práce, na desetibodové škále mají téměř 9 bodů, zatímco Poláci 7,5 bodu,“ uvedla Eva Kučmášová, šéfka komunikace Canonu ve střední Evropě.
Papír stále vítězí
Jak firmy v jednotlivých zemí dnes nakládají s pracovními dokumenty? Výsledky jsou z pohledu digitalizace tristní: 81 % Poláků odpovědělo, že důležité dokumenty jsou stále uchovávány v papírové podobě v pořadačích. V Česku stejně odpovědělo 77 % dotázaných a v Maďarsku 50 %.
Tomu odpovídá i využívání cloudových technologií – nejoblíbenější je ukládání dokumentů na cloudu u Maďarů (11 %), druzí jsou Češi (9 %) a třetí Poláci (7 %). Vzhledem k možnostem dnešních cloudů, jako je třeba uniFLOW Online od Canonu, na kterých lze dokumenty přehledně řadit, snadno vyhledávat a uchovávat pod silným zabezpečením, jde o překvapivě nízká čísla.
Navíc v Česku je stále zhruba pětina firem, kde jsou pracovní dokumenty ukládány do šanonů na neurčitě dlouhou dobu, takže nikdo už nesleduje další život dokumentu. A pokud by si fakturu nebo smlouvu někdo odnesl domů – což je dle průzkumu v Česku bez souhlasu nadřízeného možné u každé třetí společnosti – hrozí ztráta a zneužití citlivých informací.
Skartovačka vs. obyčejný koš
Co se týče likvidace nepotřebných papírových dokumentů, 78 % Poláků a 82 % Čechů je nejčastěji skartují. V Česku však na rozdíl od Polska každý desátý dokument končí v obyčejném koši. Z hlediska zabezpečení jsou na tom nejhůře Maďaři – celých 52 % dotazovaných v této zemi tvrdí, že dokumenty hází prostě do koše, a skartovačku používá jen jeden ze tří maďarských podniků.
„Dnes už není mezi odborníky pochyb o tom, že cloudové technologie představují budoucnost kancelářské práce. Efektivně pomáhají nejen organizovat práci v kanceláři, ale jsou nezbytnou podmínkou práce na dálku. A jde i o bezpečnost – vzhledem k tomu, že není potřeba budovat síť a udržovat vlastní servery, je cloud extrémně bezpečným způsobem ukládání dokumentů,“ říká Eva Kučmášová.
Srovnání tří středoevropských průzkumů ukazuje společný zájem Čechů, Poláků i Maďarů o témata spojená s digitální transformací. „Firmy chtějí digitalizovat a my jako výrobci jim pomáháme poskytováním technologií, které odpovídají potřebám jejich kanceláří. Výsledky průzkumů ale ukazují, že máme před sebou ještě dlouhou cestu s mnoha výzvami. Nutně potřebujeme například zvýšit povědomí o bezpečnosti cloudového softwaru,“ uzavírá Kučmášová.
