Už několik let se hovoří o kanceláři bez papírů, teprve pandemie ovšem ukázala, jak na tom skutečně firmy jsou. Zvládly ji totiž lépe ty firmy, které již dříve investovaly do digitalizace dokumentů a systémů pro jejich správu. Pracovníci těchto firem mohli díky tomu i v době nouzového stavu a karantény hladce fungovat i z domácích kanceláří, bez nutnosti pravidelných návštěv firemního sídla za účelem vyhledání potřebných smluv, objednávek či jiných podkladů anebo zajištění podpisů svých nadřízených. Bezproblémové fungování v době krize však není pro digitalizaci dokumentů jediným důvodem. Jaké jsou podle expertů ze společnosti Kyocera ty hlavní?
1. Úspora času
Bezpapírové prostředí má bezpochyby mnoho výhod. Jednou z nejdůležitějších je, že šetří čas zaměstnancům. Ukládání dokumentů již neznamená, že je potřeba je vytisknout, někam založit a později ručně vyhledávat. Vyhledávání dokumentů v digitálním úložišti je rychlé a bezchybné a vyžaduje jen jejich správné označení a zařazení. Výrazně se tak snižuje čas z pracovní doby zaměstnanců strávený při podřadných úkolech.
2. Úspora místa
Šanony, pořadače a hory papírových spisů, které se časem nahromadily, vyžadují kartotéky, speciální skříně a místnosti. Uvolnění prostorů je také jedním z důvodů, proč provozovat kancelář bez papíru. Existuje však mnoho dalších úspor, jako jsou například veškeré roční náklady na tonery, papír a poštovné. Ročně je to zhruba až 3000 Kč v průměru na jednoho zaměstnance, což u velkých organizací nejsou zanedbatelné náklady.
3. Překonání hranic a vzdáleností
Další výhodou je, že bezpapírové úložiště v cloudu umožňuje okamžitý přístup přes geografické hranice. To je zvláště užitečné v nadnárodních organizacích. Pokud chce zaměstnanec v Londýně získat přístup k dokumentu od spolupracovníka v Austrálii uprostřed noci, není to v digitálním úložišti problém. S kanceláří bez papíru se londýnský pracovník přihlásí do cloudového úložiště společnosti, vyhledá soubor a okamžitě na něm pracuje.
4. Vyšší bezpečnost a řízení správy dat
Digitální dokumenty jsou ve skutečnosti bezpečnější. Softwarový nástroj se postará o to, aby byla data šifrována a umístěna do soukromého cloudu nebo na firemní datový server, kde je možné omezit přístup. Digitálním souborům zjevně nehrozí, že budou zničeny v ohni nebo ukradeny při vloupání. Bezpečnost je však složitý pojem a jsou společnosti, které se rozhodnou, že zvlášť citlivá data chtějí ukládat v tištěné formě do bezpečných trezorů, aby hackerům nebyla neoprávněná manipulace umožněna. Pro každou organizaci je potřeba najít správné a vyhovující zásady.
5. Pomoc životnímu prostředí
Průměrná společnost zpracovává ročně více než 10 000 kusů papíru, což je ekvivalent malého stromu. Společnosti s přísnými zásadami recyklace papíru mohou významně zmírnit environmentální ztráty. Není tedy třeba se cítit provinile za používání papíru pro tisk, zejména pokud je vynaloženo veškeré úsilí pro jeho maximální úsporu. V některých společnostech se nelze zcela používání papírových dokumentů vyhnout, zejména tam, kde se tisknou technické dokumentace, grafika, technické výkresy, apod. Je prostě nemožné stát se přes noc organizací bez papírů, navzdory dostupnosti nesčetných nástrojů.
Ačkoliv některé procesy jsou ve firmách podobné, nikdy nejsou stejné, a navíc se v čase vyvíjejí a mění. Je potřeba najít takový systém, který bude dostatečně robustní a flexibilní, aby operativně pokryl měnící se potřeby.
Všechny tyto kroky sledují společný cíl: zaměstnanci budou dělat svoji nejdůležitější práci a nebudou plýtvat časem na hlídání termínů, úkolů, hledání papírových dokumentů nebo aktuálních verzí dokumentů digitálních. Pokud se organizace rozhodne, že udělá první kroky k bezpapírovému fungování, určitě by měla vybrat takový systém, který práci s dokumenty usnadní a zpřehlední. Uživatelské rozhraní by mělo být intuitivní pro Windows, web nebo mobilní zařízení. Systém by měl být přizpůsoben uživatelům nebo pracovním pozicím s integrací do Průzkumníka Windows i s Microsoft Office. Předchozí verze dokumentů by měly být k dispozici s možností porovnávání i návratu. Výhody by měli pocítit i správci systému a administrátoři: systém by měl mít jednoduché a přehledné administrační rozhraní, možnost napojení na externí systémy bez nutnosti programování, možnosti jednoduchého napojení na stávající úložiště, workflow.
