• Technologie
  • Byznys
  • Software
  • Hardware
  • Internet
  • Telco
  • Science
  • České IT
  • Události
Žádné výsledky
Zobrazit všechny výsledky
ITBiz.cz
ITBiz.cz
Žádné výsledky
Zobrazit všechny výsledky

5 hlavních důvodů pro digitalizaci dokumentů

Redakce
11. 8. 2020
| Články
5 hlavních důvodů pro digitalizaci dokumentů

Už několik let se hovoří o kanceláři bez papírů, teprve pandemie ovšem ukázala, jak na tom skutečně firmy jsou. Zvládly ji totiž lépe ty firmy, které již dříve investovaly do digitalizace dokumentů a systémů pro jejich správu. Pracovníci těchto firem mohli díky tomu i v době nouzového stavu a karantény hladce fungovat i z domácích kanceláří, bez nutnosti pravidelných návštěv firemního sídla za účelem vyhledání potřebných smluv, objednávek či jiných podkladů anebo zajištění podpisů svých nadřízených. Bezproblémové fungování v době krize však není pro digitalizaci dokumentů jediným důvodem. Jaké jsou podle expertů ze společnosti Kyocera ty hlavní?

1. Úspora času

Bezpapírové prostředí má bezpochyby mnoho výhod. Jednou z nejdůležitějších je, že šetří čas zaměstnancům. Ukládání dokumentů již neznamená, že je potřeba je vytisknout, někam založit a později ručně vyhledávat. Vyhledávání dokumentů v digitálním úložišti je rychlé a bezchybné a vyžaduje jen jejich správné označení a zařazení. Výrazně se tak snižuje čas z pracovní doby zaměstnanců strávený při podřadných úkolech.

2. Úspora místa

Šanony, pořadače a hory papírových spisů, které se časem nahromadily, vyžadují kartotéky, speciální skříně a místnosti. Uvolnění prostorů je také jedním z důvodů, proč provozovat kancelář bez papíru. Existuje však mnoho dalších úspor, jako jsou například veškeré roční náklady na tonery, papír a poštovné. Ročně je to zhruba až 3000 Kč v průměru na jednoho zaměstnance, což u velkých organizací nejsou zanedbatelné náklady.

3. Překonání hranic a vzdáleností

Další výhodou je, že bezpapírové úložiště v cloudu umožňuje okamžitý přístup přes geografické hranice. To je zvláště užitečné v nadnárodních organizacích. Pokud chce zaměstnanec v Londýně získat přístup k dokumentu od spolupracovníka v Austrálii uprostřed noci, není to v digitálním úložišti problém. S kanceláří bez papíru se londýnský pracovník přihlásí do cloudového úložiště společnosti, vyhledá soubor a okamžitě na něm pracuje.

4. Vyšší bezpečnost a řízení správy dat

Digitální dokumenty jsou ve skutečnosti bezpečnější.  Softwarový nástroj se postará o to, aby byla data šifrována a umístěna do soukromého cloudu nebo na firemní datový server, kde je možné omezit přístup. Digitálním souborům zjevně nehrozí, že budou zničeny v ohni nebo ukradeny při vloupání. Bezpečnost je však složitý pojem a jsou společnosti, které se rozhodnou, že zvlášť citlivá data chtějí ukládat v tištěné formě do bezpečných trezorů, aby hackerům nebyla neoprávněná manipulace umožněna. Pro každou organizaci je potřeba najít správné a vyhovující zásady.

5. Pomoc životnímu prostředí

Průměrná společnost zpracovává ročně více než 10 000 kusů papíru, což je ekvivalent malého stromu. Společnosti s přísnými zásadami recyklace papíru mohou významně zmírnit environmentální ztráty. Není tedy třeba se cítit provinile za používání papíru pro tisk, zejména pokud je vynaloženo veškeré úsilí pro jeho maximální úsporu. V některých společnostech se nelze zcela používání papírových dokumentů vyhnout, zejména tam, kde se tisknou technické dokumentace, grafika, technické výkresy, apod. Je prostě nemožné stát se přes noc organizací bez papírů, navzdory dostupnosti nesčetných nástrojů.

Ačkoliv některé procesy jsou ve firmách podobné, nikdy nejsou stejné, a navíc se v čase vyvíjejí a mění. Je potřeba najít takový systém, který bude dostatečně robustní a flexibilní, aby operativně pokryl měnící se potřeby.

Všechny tyto kroky sledují společný cíl: zaměstnanci budou dělat svoji nejdůležitější práci a nebudou plýtvat časem na hlídání termínů, úkolů, hledání papírových dokumentů nebo aktuálních verzí dokumentů digitálních. Pokud se organizace rozhodne, že udělá první kroky k bezpapírovému fungování, určitě by měla vybrat takový systém, který práci s dokumenty usnadní a zpřehlední. Uživatelské rozhraní by mělo být intuitivní pro Windows, web nebo mobilní zařízení. Systém by měl být přizpůsoben uživatelům nebo pracovním pozicím s integrací do Průzkumníka Windows i s Microsoft Office. Předchozí verze dokumentů by měly být k dispozici s možností porovnávání i návratu. Výhody by měli pocítit i správci systému a administrátoři: systém by měl mít jednoduché a přehledné administrační rozhraní, možnost napojení na externí systémy bez nutnosti programování, možnosti jednoduchého napojení na stávající úložiště, workflow.

Rubriky: ByznysČeské ITHardwarePodnikový software

Související příspěvky

Zprávičky

Samsung v USA vybírá místo pro závod na čipy za 17 miliard USD

3. 3. 2021
Zprávičky

Infineon automobilkám radí, ať si změní dodavatelský řetězec

3. 3. 2021
České firmy brzdí nízké investice do vývoje
Články

České firmy brzdí nízké investice do vývoje

3. 3. 2021
Zprávičky

Rohlik Group získala od investorů 5 mld. Kč za minoritní podíly

2. 3. 2021

Zprávičky

Samsung v USA vybírá místo pro závod na čipy za 17 miliard USD

ČTK
3. 3. 2021

Nový závod bude vyrábět pokročilá logická zařízení. Jihokorejský výrobce elektroniky Samsung ve Spojených státech

Infineon automobilkám radí, ať si změní dodavatelský řetězec

ČTK
3. 3. 2021

Výrobci čipů upřednostňují producenty spotřební elektroniky před automobilkami. Největší evropský výrobce čipů Infineon automobilkám

Rohlik Group získala od investorů 5 mld. Kč za minoritní podíly

ČTK
2. 3. 2021

On-line prodejce potravin Rohlik Group získal od investorů 190 milionů eur (asi pět miliard

PPF Telecom loni zvýšila zisk o 16 % na 432 milionů eur

ČTK
2. 3. 2021

Došlo k úspěšnému nákupu spektra pro sítě 5G v Česku, Maďarsku a na Slovensku.

Na dobudování rychlého internetu musí stát dát 11,5 miliardy Kč

ČTK
2. 3. 2021

Podle materiálu ministerstva průmyslu a obchodu zbývá asi 470 000 bytů. Na rozšíření sítě

Obrana hledá, kdo pro ni vyvine experimentální družici

ČTK
2. 3. 2021

Ministerstvo obrany hledá, kdo vyvine experimentální družici pro plánovaný národní satelitní systém. Vítěz vypsaného

Datový provoz v mobilních sítích loni vzrostl o 71 %

ČTK
2. 3. 2021

Objem přenesených dat v tuzemských mobilních sítích se loni zvýšil o 66 až 71

ČTÚ spustil srovnávač cen telekomunikací

Pavel Houser
1. 3. 2021

ČTÚ dnes spustil srovnávací nástroj cen a kvality služeb elektronických komunikací. Spotřebitel může porovnat

Globální vývoj kybernetických hrozeb za Q4: Útočníci používají nové postupy, jak vydírat napadané firmy

Pavel Houser
1. 3. 2021

Print bombing: všechny dostupné tiskárny v síti oběti začnou tisknout žádost o výkupné. Bezpečnostní

Tiskové zprávy

Do boje proti pandemii se přidává stále více firem

Studie IBM: klíčem k prosperitě po odeznění pandemie budou umělá inteligence a nové technologie

Zatím nejrychlejší tiskárna imagePROGRAF

OnRobot uvádí na trh nejvýkonnější elektrický podtlakový uchopovač pro náročné paletizační aplikace

Společnost Epson získala ocenění BLI Winter 2021 Pick a Keypoint Intelligence

Acer upgraduje oficiální počítače a monitory Predator IEM

Zpráva dne

Levnější software k Valentýnu? Proč ne

Levnější software k Valentýnu? Proč ne

Redakce
14. 2. 2021

Prodejní portál GoodOffer24.com nabízí další várku levnějšího softwaru kancelářské produktivity, tentokrát k Valentýnu. Dnes je...

Odebírat newsletter

Zásady ochrany osobních údajů.

Zkontrolujte svoji doručenou poštu a potvrďte odběr.

Komentujeme

Chvála černých skřínek

Lidé spolu s chatboty rádi klamou

Pavel Houser
1. 2. 2021

Pokud lidé nejednají přímo, ale nechají se nějak zastupovat chatbotem, mají mnohem menší problém uchylovat se...

Nadcházející akce

  1. Hannover Messe Digital Edition 2021

    12. dubna - 16. dubna

Zobrazit všechny Akce

Slovník

Off-trade

Apple II

Costing analyst

Nejpopulárnější články

5 hlavních důvodů pro digitalizaci dokumentů

5 hlavních důvodů pro digitalizaci dokumentů

Redakce
11. 8. 2020

Komerční banka hlásí výpadek poboček a internetového bankovnictví

Jiří Kocourek
30. 7. 2008

Padla další rekordní pokuta za porušení GDPR

Padla další rekordní pokuta za porušení GDPR

Redakce
7. 2. 2021

Adobe Reader 8 k dispozici

Filip Molčan
8. 12. 2006

Skupina Lazarus se nově soustředí na obranný průmysl, malware dokáže proniknout i do odpojených sítí

Pavel Houser
1. 3. 2021

Kategorie

  • Články
  • Komentujeme
  • Slovník
  • Tiskové zprávy
  • Zprávičky

Portál ITbiz.cz přináší informace z IT a byznysu již od roku 2006. Provozuje jej internetové vydavatelství Nitemedia. Hosting zajišťuje společnost Greenhousing.cz. Mezi další naše projekty patří například ABClinuxu.cz a Sciencemag.cz. Na stránce Redakce naleznete informace o redakci a možnostech inzerce.

Rubriky

Akce a události Byznys Cloud Ekomerce Hardware Internet Marketing Operační systémy Podnikový software Právo Rozhovory Science Security Technologie Telekomunikace Veřejná správa Vývoj a HTML Zajímavosti Zpráva dne České IT

RSS abclinuxu – čerstvé zprávičky

  • Zabbix webináre
  • OpenSSH 8.5
  • Adobe končí s editorem Brackets

RSS Sciencemag.cz

  • Na noční obloze svítí zvířetníkové světlo
  • Střevní mikrobiom může i za spánek
  • 3D tisk plošných spojů i v ČR

Newsletter

Zásady ochrany osobních údajů.

Zkontrolujte svoji doručenou poštu a potvrďte odběr.

Žádné výsledky
Zobrazit všechny výsledky
  • Technologie
  • Byznys
  • Software
  • Hardware
  • Internet
  • Telco
  • Science
  • České IT
  • Události

© 2019 Vydává Nitemedia s.r.o. Hosting zajišťuje Greenhousing.cz.

Tento web používá cookies. Pokračováním dáváte souhlas s jejich používáním. Více na itbiz.cz/soukromi.