• Technologie
  • Byznys
  • Software
  • Hardware
  • Internet
  • Telco
  • Science
  • České IT
  • Události
Žádné výsledky
Zobrazit všechny výsledky
ITBiz.cz
ITBiz.cz
Žádné výsledky
Zobrazit všechny výsledky

5 hlavních důvodů pro digitalizaci dokumentů

Redakce
11. 8. 2020
| Články
5 hlavních důvodů pro digitalizaci dokumentů

Už několik let se hovoří o kanceláři bez papírů, teprve pandemie ovšem ukázala, jak na tom skutečně firmy jsou. Zvládly ji totiž lépe ty firmy, které již dříve investovaly do digitalizace dokumentů a systémů pro jejich správu. Pracovníci těchto firem mohli díky tomu i v době nouzového stavu a karantény hladce fungovat i z domácích kanceláří, bez nutnosti pravidelných návštěv firemního sídla za účelem vyhledání potřebných smluv, objednávek či jiných podkladů anebo zajištění podpisů svých nadřízených. Bezproblémové fungování v době krize však není pro digitalizaci dokumentů jediným důvodem. Jaké jsou podle expertů ze společnosti Kyocera ty hlavní?

1. Úspora času

Bezpapírové prostředí má bezpochyby mnoho výhod. Jednou z nejdůležitějších je, že šetří čas zaměstnancům. Ukládání dokumentů již neznamená, že je potřeba je vytisknout, někam založit a později ručně vyhledávat. Vyhledávání dokumentů v digitálním úložišti je rychlé a bezchybné a vyžaduje jen jejich správné označení a zařazení. Výrazně se tak snižuje čas z pracovní doby zaměstnanců strávený při podřadných úkolech.

2. Úspora místa

Šanony, pořadače a hory papírových spisů, které se časem nahromadily, vyžadují kartotéky, speciální skříně a místnosti. Uvolnění prostorů je také jedním z důvodů, proč provozovat kancelář bez papíru. Existuje však mnoho dalších úspor, jako jsou například veškeré roční náklady na tonery, papír a poštovné. Ročně je to zhruba až 3000 Kč v průměru na jednoho zaměstnance, což u velkých organizací nejsou zanedbatelné náklady.

3. Překonání hranic a vzdáleností

Další výhodou je, že bezpapírové úložiště v cloudu umožňuje okamžitý přístup přes geografické hranice. To je zvláště užitečné v nadnárodních organizacích. Pokud chce zaměstnanec v Londýně získat přístup k dokumentu od spolupracovníka v Austrálii uprostřed noci, není to v digitálním úložišti problém. S kanceláří bez papíru se londýnský pracovník přihlásí do cloudového úložiště společnosti, vyhledá soubor a okamžitě na něm pracuje.

4. Vyšší bezpečnost a řízení správy dat

Digitální dokumenty jsou ve skutečnosti bezpečnější.  Softwarový nástroj se postará o to, aby byla data šifrována a umístěna do soukromého cloudu nebo na firemní datový server, kde je možné omezit přístup. Digitálním souborům zjevně nehrozí, že budou zničeny v ohni nebo ukradeny při vloupání. Bezpečnost je však složitý pojem a jsou společnosti, které se rozhodnou, že zvlášť citlivá data chtějí ukládat v tištěné formě do bezpečných trezorů, aby hackerům nebyla neoprávněná manipulace umožněna. Pro každou organizaci je potřeba najít správné a vyhovující zásady.

5. Pomoc životnímu prostředí

Průměrná společnost zpracovává ročně více než 10 000 kusů papíru, což je ekvivalent malého stromu. Společnosti s přísnými zásadami recyklace papíru mohou významně zmírnit environmentální ztráty. Není tedy třeba se cítit provinile za používání papíru pro tisk, zejména pokud je vynaloženo veškeré úsilí pro jeho maximální úsporu. V některých společnostech se nelze zcela používání papírových dokumentů vyhnout, zejména tam, kde se tisknou technické dokumentace, grafika, technické výkresy, apod. Je prostě nemožné stát se přes noc organizací bez papírů, navzdory dostupnosti nesčetných nástrojů.

Ačkoliv některé procesy jsou ve firmách podobné, nikdy nejsou stejné, a navíc se v čase vyvíjejí a mění. Je potřeba najít takový systém, který bude dostatečně robustní a flexibilní, aby operativně pokryl měnící se potřeby.

Všechny tyto kroky sledují společný cíl: zaměstnanci budou dělat svoji nejdůležitější práci a nebudou plýtvat časem na hlídání termínů, úkolů, hledání papírových dokumentů nebo aktuálních verzí dokumentů digitálních. Pokud se organizace rozhodne, že udělá první kroky k bezpapírovému fungování, určitě by měla vybrat takový systém, který práci s dokumenty usnadní a zpřehlední. Uživatelské rozhraní by mělo být intuitivní pro Windows, web nebo mobilní zařízení. Systém by měl být přizpůsoben uživatelům nebo pracovním pozicím s integrací do Průzkumníka Windows i s Microsoft Office. Předchozí verze dokumentů by měly být k dispozici s možností porovnávání i návratu. Výhody by měli pocítit i správci systému a administrátoři: systém by měl mít jednoduché a přehledné administrační rozhraní, možnost napojení na externí systémy bez nutnosti programování, možnosti jednoduchého napojení na stávající úložiště, workflow.

Rubriky: ByznysČeské ITHardwarePodnikový software

Související příspěvky

Sophos představil XDR řešení pro synchronizované zabezpečení
Zprávičky

NÚKIB: Opatření ohledně kyberbezpečnosti bude muset zavést 5000 firem

25. 6. 2022
Nejdůležitější trendy v oblasti bezpečnosti a řízení rizik
Články

Cisco nabídne monitoring složitého prostředí aplikací pomocí platformy AppDynamics cloud

24. 6. 2022
Bude 5G v budoucnosti motorem ekonomiky?
Zprávičky

Operátor O2 testuje v mobilní síti zrychlené 5G o rychlosti až 5 Gb/s

24. 6. 2022
Vláda projedná novelu, která zpřesní pravomoci NÚKIB
Zprávičky

Soud potvrdil verdikt, který znemožnil stahování některých filmů z Ulož.to

24. 6. 2022

Zprávičky

Ransomware stále hitem

Hackeři ukradli digitální měny v hodnotě 100 milionů dolarů z blockchainového mostu

ČTK
25. 6. 2022

Hackeři ukradli z jednoho z klíčových produktů americké kryptoměnové společnosti Harmony digitální měny v

Sophos představil XDR řešení pro synchronizované zabezpečení

NÚKIB: Opatření ohledně kyberbezpečnosti bude muset zavést 5000 firem

ČTK
25. 6. 2022

Opatření ohledně kybernetické bezpečnosti bude muset v Česku nově od poloviny roku 2024 přijmout

Ransomwarový útok stojí české oběti 8,25 milionu korun

Sophos: Počet ransomwarových útoků na zdravotnické organizace vzrostl v roce 2021 o 94 %

Pavel Houser
24. 6. 2022

Sophos zveřejnil novou studii ze sektoru zdravotnictví „The State of Ransomware in Healthcare 2022“.

Bude 5G v budoucnosti motorem ekonomiky?

Operátor O2 testuje v mobilní síti zrychlené 5G o rychlosti až 5 Gb/s

ČTK
24. 6. 2022

Operátor O2 testuje zvýšení rychlosti v mobilní síti 5G až na pět Gbit/s. V

Vláda projedná novelu, která zpřesní pravomoci NÚKIB

Soud potvrdil verdikt, který znemožnil stahování některých filmů z Ulož.to

ČTK
24. 6. 2022

Nejvyšší soud (NS) potvrdil verdikt, na jehož základě nelze na serveru Ulož.to vyhledat a

Vláda projedná novelu, která zpřesní pravomoci NÚKIB

V kauze IT zakázek olomoucký soud plánuje v říjnu závěrečné návrhy

ČTK
23. 6. 2022

Olomoucký krajský soud chce v říjnu vyslechnout závěrečné návrhy v kauze 13 veřejných zakázek

Dzurilla předává agendu vládního zmocněnce pro digitalizaci Bartošovi

Vláda může jmenovat novým ředitelem NÚKIB dosavadního náměstka Lukáše Kintra

ČTK
23. 6. 2022

Vláda může jmenovat novým ředitelem Národního úřadu pro kybernetickou a informační bezpečnost (NÚKIB) dosavadního

Z Ruska kvůli válce na Ukrajině odešli IT specialisté, chybí jich 170 000

ČTK
23. 6. 2022

Ruští specialisté na informační technologie po začátku války na Ukrajině zemi masivně opouštěli, v

Tiskové zprávy

Společnost Lenovo představila českému trhu budoucnost hybridní práce s prémiovými produkty Yoga

Atos v rámci 12. ročníku Ceny Josepha Fouriera ocenil mladé talenty v oblasti počítačových věd

Společnosti Avaya a Microsoft uzavřely strategické partnerství

GFI Software: nejúčinnější ochrana firemní sítě při práci z domova je VPN

ČSÚ: Investice do inovací byly rekordní

Lenovo nově definuje sílu pracovních stanic novým ThinkStation P360 Ultra

Zpráva dne

Doživotní licence na Windows 10 za € 11, Office za € 23, v červnu s námi ušetříte až 91 %!

Doživotní licence na Windows 10 za € 11, Office za € 23, v červnu s námi ušetříte až 91 %!

Redakce
1. 6. 2022

Supernabídka od Goodoffer24 pokračuje i v červnu! Nejzajímavější z nabídek je bezpochyby doživotní licence na...

Odebírat newsletter

Zásady ochrany osobních údajů.

Zkontrolujte svoji doručenou poštu a potvrďte odběr.

Komentujeme

Chvála černých skřínek

Musk a Twitter, příběh robotických účtů

Pavel Houser
6. 6. 2022

Vztah mezi Elonem Muskem a Twitterem byl zásadní dávno před tím, než se Musk rozhodl firmu...

Slovník

NAT

Splitter

Interstitial

Nejpopulárnější články

SonicWall a Arcserve pro bezpečnost dat od partnerů distributora Entec

Jak jsme na tom s řízením kybernetické bezpečnosti

Richard Jan Voigts
27. 5. 2022

Vědci přišli na levnou výrobu nejlepšího grafenu

Pavel Houser
3. 6. 2022

Cloudové služby nejsou pro útočníky jen cílem, ale i prostředkem

Poptávka po odbornících na kyberbezpečnost strmě roste, stejně tak i jejich platy

Redakce
31. 5. 2022

David Bečvařík, Technology Lead pro Českou republiku a Slovensko, Red Hat

Nový IT normál? Cloudové služby, edge computing a automatizace

Redakce
26. 5. 2022

Téměř polovina finančních ředitelů považuje samoobslužná data a analytiku za hnací sílu produktivity zaměstnanců

Redakce
25. 5. 2022

Kategorie

  • Články
  • Komentujeme
  • Slovník
  • Tiskové zprávy
  • Zprávičky

Portál ITbiz.cz přináší informace z IT a byznysu již od roku 2006. Provozuje jej internetové vydavatelství Nitemedia. Hosting zajišťuje společnost Greenhousing.cz. Mezi další naše projekty patří například ABClinuxu.cz a Sciencemag.cz. Na stránce Redakce naleznete informace o redakci a možnostech inzerce.

Rubriky

Akce a události byz Byznys Cloud Ekomerce Hardware inter Internet Operační systémy Podnikový software Právo Rozhovory Science Security Technologie Telekomunikace Veřejná správa Vývoj a HTML Zpráva dne České IT

Píšeme jinde

RSS ScienceMag RSS

  • Objevili dosud neznámý typ neutronové hvězdy, asi pomalu rotující magnetar
  • Velmi jasný bolid časně ráno 24. června 2022 nad jižním Rakouskem
  • Kočky se nikam daleko nehoní

RSS AbcLinuxu RSS

  • Stack Overflow Developer Survey 2022
  • Mattermost 7.0
  • Hra VirtuaVerse na GOG zdarma

Newsletter

Zásady ochrany osobních údajů.

Zkontrolujte svoji doručenou poštu a potvrďte odběr.

Žádné výsledky
Zobrazit všechny výsledky
  • Technologie
  • Byznys
  • Software
  • Hardware
  • Internet
  • Telco
  • Science
  • České IT
  • Události

© 2019 Vydává Nitemedia s.r.o. Hosting zajišťuje Greenhousing.cz.

Tento web používá cookies. Pokračováním dáváte souhlas s jejich používáním. Více na itbiz.cz/soukromi.