• Technologie
  • Byznys
  • Software
  • Hardware
  • Internet
  • Telco
  • Science
  • České IT
  • Události
Žádné výsledky
Zobrazit všechny výsledky
ITBiz.cz
ITBiz.cz
Žádné výsledky
Zobrazit všechny výsledky

Administrativa na autopilota: DMS je víc než jen pořádek ve fakturách

itbiz
21. 11. 2017
| Články

Řešení pro centrální správu dokumentů mají širší uplatnění, než je pouhá organizace interní administrativy. Ostatně už nasazení DMS předchází analýza procesů ve firmě, která často odhalí nečekané možnosti zefektivnění jejího chodu.
Veškerá podnikatelská a obecně organizační činnost generuje čím dál větší objemy dat a bývá podmíněna prací s dokumenty různého druhu. Správa těchto procesů stojí nemalé úsilí. Vždyť s jedním dokumentem často musí pracovat více lidí a je třeba jej kdykoliv rychle dohledat. Má-li organizace v dokumentech nepořádek, pak zaměstnanci často tráví zbytečné hodiny pracovní doby neproduktivním prohrabáváním se starými složkami na firemním serveru. Při klasickém papírovém administrování vnitrofiremních procesů navíc dochází podle průzkumu, který si provedla společnost Onlio, až k dvacetiprocentním ztrátám dokumentů, nejčastěji jejich pouhým založením. Výsledkem je, že občas nestihnete včas zaplatit fakturu, prodloužit smlouvu či v termínu zpracovat obchodní nabídku.

Centrální řízení

Podobným situacím lze předejít využíváním DMS, který dokumenty soustředí na jednom místě a automatizuje jejich oběh. Kupříkladu tak není třeba hlídat, zdali už byla faktura schválena a poslána na proplacení – DMS sám generuje protokoly či statistiky o průběhu zpracování určitého dokumentu konkrétními zaměstnanci. Nehrozí tedy, že by faktura či smlouva zůstala na něčím stole, natož aby se ztratila. Velmi se může hodit také verzování dokumentů, nehledě na jejich spolehlivou a okamžitou dostupnost. DMS řešení totiž umožňují prohledat celé úložiště fulltextově podle klíčových slov uvnitř dokumentu, a to i s funkcí našeptávání.

Přístupová práva k dokumentům se dají libovolně nastavit pro jednotlivé zaměstnance či konkrétní profese v organizaci. DMS tak lze jednoduše využít třeba i k interní komunikaci, systém může na základě daných pravidel rozesílat zaměstnancům nové verze směrnic k seznámení nebo informovat vedoucí zaměstnance o potřebě absolvovat periodická školení podřízených. DMS zajistí centrální dohled nad platností dokumentů a sejme tak z vybrané skupiny pracovníků nepříjemnou odpovědnost neopomenout žádný podstatný termín.

Obecně klade legislativa čím dál vyšší nároky na uchovávání dokumentů spojených s podnikáním a vyžaduje jejich dlouhodobou archivaci. Zvláště se to týká akreditovaných laboratoří nebo také podniků s certifikací ISO, pro které je řízená dokumentace činnosti nezbytná. K dokumentům, které je třeba zpracovávat v rámci procesů dané firmy, ovšem nepatří jen faktury nebo smlouvy, ale také e-maily, technické výkresy, zvukové záznamy či videonahrávky. Ty všechny je třeba ukládat a pracovat s nimi, což DMS výrazně zjednoduší, takže se zaměstnanci namísto papírování mohou věnovat úkolům, které firmě generují hodnotu a zisk.

Už cesta je cíl

Pomocí nástrojů DMS lze lépe spravovat víceméně jakékoliv procesy, třeba i vedení komunikace se zákazníky a řešení jejich požadavků. Usnadnění a zrychlení vnitrofiremního oběhu dokumentů v důsledku znamená zkvalitnění veškeré obchodní činnosti daleko nad rámec efektivnější administrativy. Přitom už proces implementace DMS může firmě přinést nečekaný užitek. Nadefinování uživatelských rolí či politik nakládání s dokumenty totiž předchází hloubková analýza procesů ve firmě poskytovatelem řešení. Jeho konzultanti vybaveni bohatými zkušenostmi a nestranným pohledem mnohdy odhalí možnosti zefektivnění chodu firmy, které její zaměstnance ani vedení nemusí napadnout.

Zavádění DMS řešení je tedy dialogem mezi poskytovatelem sytému a zákazníkem, jehož vlastní IT specialisté zhodnotí technickou stránku systému a nároky na jeho provoz. Na straně firmy by však proces implementace měli provádět především lidé z útvarů, kteří nejlépe dokáží popsat požadavky na systém a budou s ním každodenně pracovat. Poskytovatel řešení zaměstnance nakonec zaškolí v používání systému, které bývá velmi intuitivní a lze si je snadno osvojit. Konkrétně odborníci společnosti Onlio implementují řešení eDoCat zpravidla ve dvou fázích: nejprve spustí samotný systém, a až se s ním zaměstnanci sžijí, přistoupí k zavádění hlubších změn ve fungování vnitrofiremních procesů.

Cloud i vlastní řešení na míru

DMS řešení ve formě služby, tzv. SaaS, je možné velmi jednoduše rozšiřovat o další funkcionality. Většina DMS řešení jsou stavebnice s jednotným základem, který je nasazen u všech zákazníků a následně rozšířen o moduly dle potřeb konkrétní firmy. Ty lze upravit a celou službu nakonfigurovat i pro velmi specifické požadavky. DMS řešení ve formě služby je tedy možné zákazníkovi přizpůsobit srovnatelnou měrou jako na míru ušitý on-premise systém. Ovšem zatímco lokální on-premise DMS řešení znamená počáteční investici v řádu stovek tisíc, ale třeba i milionů korun, pokud je potřeba posílit také hardware a síťovou infrastrukturu, DMS jako služba stojí pouze měsíční nájemné ve výši několika tisícovek. Například Onlio umožňuje vyzkoušet si cloudové DMS jen jako dočasný proof of concept v reálných podmínkách a na vlastních vybraných datech.

Řízený oběh dokumentů tedy už dávno není nástroj jen pro velké korporace, DMS jako služba běžící na cloudu je lehce dostupný i malým a středním podnikům. Systém eDoCat navíc plně integruje ECM open-source řešení Alfresco Community Edition, Linux ve verzi CentOS či PostgreSQL. Jsou to plnohodnotná a ve své kategorii špičková řešení. Jde ovšem o bezplatné alternativy komerčních produktů, což firmám dále snižuje vstupní náklady na využívání DMS.

Zavedení DMS v jakékoli podobě přináší firmám v každém případě významné úspory času zaměstnanců, efektivnější administraci a vyšší bezpečnost dat. Jednou z dalších a zcela zásadních výhod je též automatizované workflow, které zásadně eliminuje chyby při nakládání s dokumenty a snižuje čas potřebný na jejich zpracování. Navíc mnohdy už samotný proces nasazování DMS firmám přinese zajímavá doporučení na možnosti zefektivnění jejich administrativy. To vše lze vždy ve finále přepočítat na ušetřené peníze. Zatím se všem našim klientům investice do DMS vrátila cca do jednoho až dvou let.

Autor: Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio

Rubriky: ByznysPodnikový software

Související příspěvky

Články

O financování většiny podnikového IT se rozhoduje (i) mimo IT oddělení

16. 5. 2022
Zprávičky

Firma e& ze Spojených arabských emirátů koupila desetinu britského Vodafonu

16. 5. 2022
Zprávičky

Plán převzetí Twitteru je pozastaven, Musk chce vyjasnit podíl falešných účtů (aktualizováno)

14. 5. 2022
Články

Red Hat rozšiřuje portfolio cloudových služeb

13. 5. 2022

Zprávičky

Firma e& ze Spojených arabských emirátů koupila desetinu britského Vodafonu

ČTK
16. 5. 2022

Telekomunikační společnost e& ze Spojených arabských emirátů koupila téměř desetiprocentní podíl v britském operátorovi

Vláda projedná novelu, která zpřesní pravomoci NÚKIB

Ministerstvo spravedlnosti chce pořídit soudům jednotné úložiště zvukových nahrávek

ČTK
16. 5. 2022

Ministerstvo spravedlnosti chce pořídit soudům virtuální úložiště, které by zajistilo jednotný přístup ke zvukovým

Většina Čechů souhlasí s omezováním dezinformačních zdrojů

Redakce
15. 5. 2022

76 % Čechů souhlasí, že šíření dezinformací je ohrožením pro bezpečnost České republiky. Přes

CZ.NIC začal zveřejňovat seznam zablokovaných domén

CZ.NIC by mohl na konci května přestat blokovat dezinformační weby

ČTK
15. 5. 2022

Internetové sdružení CZ.NIC by mohlo na konci května přestat blokovat osm dezinformačních webů, jejichž

Plán převzetí Twitteru je pozastaven, Musk chce vyjasnit podíl falešných účtů (aktualizováno)

ČTK
14. 5. 2022

Plán převzetí internetové společnosti Twitter zhruba za 44 miliard dolarů (více než bilion Kč),

Kryptoměna luna ztratila prakticky veškerou hodnotu, bitcoin zpevnil

ČTK
13. 5. 2022

Hodnota globálního trhu kryptoměn se od listopadu snížila zhruba na polovinu. Cena digitální měny

Kyberzločinci využili k odcizení hesel malware, kterým útočili také na Ukrajině

Pavel Houser
13. 5. 2022

Nejčastější hrozbou pro tuzemské uživatele zařízení s operačním systémem Windows byl v dubnu spyware

Česko dá na digitalizaci 40 miliard korun z Národního plánu obnovy

ČTK
13. 5. 2022

Česko vynaloží přibližně 40 miliard korun z Národního plánu obnovy (NPO) na rozvoj e-governmentu,

Tiskové zprávy

Salesforce: Téměř 90 % kupujících tvrdí, že zážitek, který firma poskytuje, je stejně důležitý jako její produkty nebo služby

Společnost Epson získala ocenění DataMaster Lab GREEN Award 2022 za své inkoustové a multifukční tiskárny PrecisionCore

Prodej softwaru v květnu: doživotní licence Windows 10 za € 11, Office za € 23 a až 91% slevy!

T-Mobile: Hospodářské výsledky za první čtvrtletí 2022, tržby vzrostly o 3,8 %

Rekordní rok pro Shopsys: téměř 100 milionů v tržbách, 11 v zisku a nový CEO

Cisco dodává General Motors rychlou bezdrátovou technologii pro testování vozů

Zpráva dne

Prodej softwaru v květnu: doživotní licence Windows 10 za € 11, Office za € 23 a až 91% slevy!

Prodej softwaru v květnu: doživotní licence Windows 10 za € 11, Office za € 23 a až 91% slevy!

Redakce
15. 5. 2022

Zdaleka ne každý má stovky dolarů, které by chtěl utratit za softwarové upgrady svého...

Odebírat newsletter

Zásady ochrany osobních údajů.

Zkontrolujte svoji doručenou poštu a potvrďte odběr.

Komentujeme

Chvála černých skřínek

Datová hydrologie?

Pavel Houser
11. 4. 2022

Po datových skladech přišla datová jezera, následují datové proudy a datové oceány. Tyto technologie alespoň představuje...

Nadcházející akce

  1. Cloud computing v praxi 2022

    19. května
  2. Hannover Messe 2022

    30. května - 2. června

Zobrazit všechny Akce

Slovník

Low-cost

Short pozice

SMS-mailing

Nejpopulárnější články

Ransomwarový útok stojí české oběti 8,25 milionu korun

Ransomware zasáhl 77 % českých organizací

Redakce
29. 4. 2022

Trh AI: Nejrychleji porostou výdaje na serverový hardware

Redakce
7. 4. 2022

HPE Machine Learning Development System zrychluje nasazení umělé inteligence

Redakce
3. 5. 2022

Hrátky s magnetickými víry

Excitony mohou proudit materiálem i při pokojové teplotě

Pavel Houser
2. 5. 2022

Válka ukrojí z evropského trhu ICT skoro 2 %

Redakce
27. 4. 2022

Kategorie

  • Články
  • Komentujeme
  • Slovník
  • Tiskové zprávy
  • Zprávičky

Portál ITbiz.cz přináší informace z IT a byznysu již od roku 2006. Provozuje jej internetové vydavatelství Nitemedia. Hosting zajišťuje společnost Greenhousing.cz. Mezi další naše projekty patří například ABClinuxu.cz a Sciencemag.cz. Na stránce Redakce naleznete informace o redakci a možnostech inzerce.

Rubriky

Akce a události byz Byznys Cloud Ekomerce Hardware inter Internet Operační systémy Podnikový software Právo Rozhovory Science Security Technologie Telekomunikace Veřejná správa Vývoj a HTML Zpráva dne České IT

Píšeme jinde

RSS ScienceMag RSS

  • Týden na ITBiz: Edge systémy vyžadují stále vyšší výkon
  • Genetická data z orknejské doby bronzové jsou divná
  • Sinice s bakteriálním genem dokážou vyrábět ethylen

RSS AbcLinuxu RSS

  • Točící se králíček z glmark2 pomocí open source ovladače pro Apple M1 GPU
  • LibreOffice 7.2.7
  • AlmaLinux 8.6

Newsletter

Zásady ochrany osobních údajů.

Zkontrolujte svoji doručenou poštu a potvrďte odběr.

Žádné výsledky
Zobrazit všechny výsledky
  • Technologie
  • Byznys
  • Software
  • Hardware
  • Internet
  • Telco
  • Science
  • České IT
  • Události

© 2019 Vydává Nitemedia s.r.o. Hosting zajišťuje Greenhousing.cz.

Tento web používá cookies. Pokračováním dáváte souhlas s jejich používáním. Více na itbiz.cz/soukromi.