Co znamená bezpapírová kancelář a elektronický oběh dokumentů? Lze k jejich digitalizaci využít samotný podnikový informační systém ERP, a který? Která řešení DMS (Document Management System) lze s ERP propojit? Jaké úlohy jsou pro elektronický oběh dokumentů připraveny? Kdy lze ve firmě ještě akceptovat jejich vytištění? Na všechny tyto otázky odpovídal Petr Doležal, SAP Segment Manager ze společnosti S&T CZ.
O možnostech bezpapírové kanceláře se hovoří již dlouho, existují malá i velká řešení, z těch velkých například Documentum nebo FileNet. Objemy tisků však stále rostou. Existuje nějaké východisko?
Východisko zcela jistě existuje. V S&T CZ se snažíme jít cestou, kdy elektronické dokumenty přímo propojujeme na procesy informačního systému SAP. Pro koncového uživatele je důležitá dostupnost dokumentu přímo ze SAP procesu a příliš ho netrápí, jaká technologie stojí v pozadí. Pro ukládání dokumentů u běžných projektů využíváme SAP Content Server, a u komplexnějších realizací se pak bez problému dokážeme připojit na některé ze specializovaných řešení, například Documentum, 602, AthenA, nebo i jiná úložiště. Prostředí a procesy elektronické kanceláře navrhujeme takovým způsobem, aby byly složené z několika, do značné míry nezávislých, vrstev. Základem je vrstva bezpečného úložiště dokumentů, nad ní je pak vrstva, v níž uživatel s dokumenty pracuje.
Zde je ideální co nejvyšší možná míra integrace s procesem v podnikovém informačním systému SAP tak, aby uživatelé měli dokumenty k dispozici vždy, když je potřebují. Typický přínos digitalizace dokumentů vidíme například u společnosti s distribuovanými pobočkami, kde se díky omezení fyzického oběhu dokumentů zamezí i velkým časovým prodlevám. Přínosy jsou ale zřejmé i v rozsahu jedné budovy. Omezením papírových dokumentů se šetří prostory, zvyšuje se dostupnost dokumentů a rychlost jejich oběhu, a konečně i bezpečnost přístupů. V podstatě lze vše shrnout do jediné věty – naše řešení se soustředí na hladký, efektivní a zároveň uživatelsky přívětivý proces, přičemž na pozadí využíváme takové technologie, které se nejvíce hodí pro danou aplikaci a zároveň udržují homogenitu IT prostředí zákazníka.
Petr Doležal | S&T, SAP segment manager
Vy tedy nenabízíte vlastní řešení elektronické kanceláře, ale spíše propojení dokumentů buď přímo do podnikového IS, nebo do DMS systému?
Nabízíme i naše vlastní řešení, ale soustředíme se na aplikační vrstvu v systému SAP, která s dokumenty pracuje. Využívá-li zákazník nějaké úložiště i pro jiné systémy než pro SAP, a je-li s ním spokojen, použijeme to stejné i jako úložiště pro naše SAP řešení. Pokud takové úložiště zákazník nemá, navrhneme a dodáme nativní SAP úložiště. Naše řešení počítá s oběma variantami.
S&T CZ se tomuto oboru věnuje dlouhou dobu, v podstatě můžeme říci, že se na tato řešení specializujete. Co všechno můžete ohledně bezpapírové kanceláře nabídnout a ve kterých jejích oblastech?
Těchto oblastí je celá řada. Řešíme klasické procesy došlých faktur, což znamená jejich skenování a zpracování jejich oběhu s dynamickým určováním schvalovatelů, přidělováním odpovědným oddělením, případně porovnáním s předschválenou objednávkou. Zajímavý je i proces vydaných faktur, protože velké množství společností nevystavuje pouze jednoduché faktury, ale potřebuje k nim přiložit více příloh, akceptačních protokolů, projektové dokumentace apod. Prostředí nazýváme kokpit vydaných faktur, kde uživatelé přílohy kompletují, schvalují a následně zasílají zákazníkovi. Vše se ukládá elektronicky a v případě rozporů se zákazníkovi generuje a zasílá další, aktualizovaná verze, přičemž v systému zůstává k dispozici kompletní historie odeslaných verzí. Vše se může odesílat jak fyzicky, tak elektronicky e-mailem se zabezpečeným podpisem vč. všech příloh.
Návazně k došlým a vydaným fakturám, nebo i samostatně, lze použít naše webové řešení pro elektronickou evidenci smluv. A to pro celý jejich životní cyklus – od schvalování, verzování a oběhu rozpracovaných verzí, až po jejich připojení k procesům v SAPu a následné vytváření dodatků smluv. Obecně umíme řešit oběh jakýchkoliv dokumentů, čehokoliv, co je doručeno na recepci a může být naskenováno, s následným elektronickým oběhem, při kterém je zaručeno, že se nic neztratí.
Další velkou úlohou bezpapírové kanceláře je zajištění dokumentace týkající se zaměstnanců. Implementaci našeho řešení jsme realizovali u největších společností v České republice, například ve Škoda Auto nebo v ČEZu. Přidanou hodnotou ke standardní elektronické docházce, kdy mají všichni zaměstnanci karty s přístupovými právy do různých objektů, které zároveň slouží jako docházkové, je i řešení komplikovaných směnových modelů a odborových dohod. Mimo jiné slouží i k vypočítávání salda pracovní doby a mezd na základě mnoha parametrů. Zákazníci potvrzují, že po nasazení našeho řešení se jim daří násobně zvýšit počet takto spravovaných zaměstnanců na jednu mzdovou účetní a zkrátit tak dobu uzávěrky z týdne na jeden pracovní den. Do systému může být integrován i portál pro zaměstnance, kde si mohou sami zaměstnanci ověřit či upravit své údaje, a to i ti, kteří běžně s PC v práci nepracují. Pro zmíněné účely slouží kiosek, kde si mohou individuálně ověřit svůj fond pracovní doby nebo požádat o dovolenou. Funkce kiosku lze rozšířit i o možnost na místě naskenovat a přiložit vybrané dokumenty pro mzdovou účtárnu.
Digitalizujeme i oblast bezpapírové výroby, kde podobně jako v bezpapírové kanceláři, řešíme sdílení informací pro výrobu, údržbu nebo logistiku. Pracovník dostává na kiosku nebo terminálu pracovní úkoly včetně posloupnosti operací, a k tomu mohou být přiložené další potřebné dokumenty typu výkresové dokumentace, návody k výrobě apod. Možnosti a využití elektronické bezpapírové kanceláře jsou opravdu velmi široké.
Proč by se měl zákazník obrátit ohledně elektronické bezpapírové kanceláře na S&T CZ?
Jsem přesvědčen, že spolu s dlouholetou zkušeností v této oblasti, je hlavním důvodem skutečnost, že neřešíme jen elektronické dokumenty jako technologii, ale řešíme komplexní proces, do něhož dokumenty vstupují. Disponujeme celou řadou referencí z úspěšných instalací u zákazníků, u kterých můžeme ukázat, jak se podařilo elektronizaci dokumentů uvést v praxi a demonstrovat, jak všechny nastavené procesy fungují.
Průzkumy ukazují, že k úplně bezpapírové kanceláři se nelze propracovat na 100 %. Kde jsou její limity?
Většinou je to otázka procesní, kdy se ukáže, že se člověku v některých situacích prostě lépe pracuje s papírem položeným vedle sebe nebo připevněným na nástěnku, kde si na něj může poznamenat aktuální informaci atd. Někdy může být způsob použití fyzického dokumentu efektivnější než jej vést elektronicky, a to i přesto, že existují elektronická pera, se kterými můžete psát na obrazovku. Cílem je omezit papíry na minimum, i tak se však v praxi setkáváme u zákazníků s procesy, kdy některé dokumenty má smysl tisknout. Většinou ale není efektivní, aby papírové dokumenty obíhaly po firmě.
–