Aplikace SaaS lze snadno objednat, nasadit i spravovat, výsledně pak v řadě podniků namísto zjednodušování IT naopak přibývá nástrojů, které lidé používají k běžné práci. Produktivita se tím ovšem nezvyšuje.
V průzkumu společnosti G2 sice 96 % respondentů uvedlo, že by uvítalo lepší software, jenže výsledně to často znamená, že nový (snad i kvalitní) nástroj přibude, zahrne ovšem pouze část funkčnosti toho starého, takže ten se dál používá vedle něj. Řada z těchto nástrojů je bezplatných, podniky proto v jejich pořizování nijak neomezují ani (přímé) náklady. Studie společnosti Scott Brinker uvádí, že skoro 75 % zaměstnanců se cítí při práci rozptylováni a mají problém se soustředit na daný úkol; přeskakování mezi různými aplikacemi přitom problém samozřejmě dále zhoršuje. V rámci podniku se v průměru používá 115 softwarových aplikací, i když to neznamená, že všichni pracují se všemi. (Poznámka: čistě terminologicky bychom mohli všechny SaaS nástroje brát jako jediný typ aplikace, webový prohlížeč, nicméně v jeho rámci existují natolik variabilní rozhraní, že má smysl vše počítat jako různé aplikace.)
Tim Kopp z firmy Hyde Park Venture Partners proto ve svém komentáři na InformationWeek upozorňuje na paradoxní důsledek. Získání dat, jejich sdílení, další zpracování často vyžaduje různé nástroje. Vedle sebe funguje aplikace na řízení projektů, interní spolupráci i komunikaci se třetími stranami. Oddělení IT s tím práce ani moc nemá, zato pro normální zaměstnance splnění skoro každého úkolu vyžaduje stále přepínat. Jednotlivé aplikace samy o sobě pracují snad i efektivně, ale postupně se často ukazuje, že digitalizace očekávaným způsobem produktivitu nezvýšila. Navíc čím více nástrojů vyžaduje splnění jediného úkolu, tím pravděpodobnější je i selhání jednoho článku řetězce. Zátěž pro uživatele zvyšuje i to, že v cloudu se velmi snadno nasazují nové verze, takže i jednotlivé aplikace se mění rychleji než dříve, často včetně podstatných vlastností uživatelského rozhraní (a z pohledu dodavatelů softwaru se rychlejší „time-to-market“ pokládá za přednost).
Jaký má problém řešení? Pomohlo by automatické přizpůsobování aplikací pomocí strojového učení, ale i to může uživatele ještě více zatěžovat (např. z úvodní nabídky zmizí nepříliš často využívaná funkce zrovna předtím, než začne být potřeba – třeba před kvartálními výkazy). Speciálně by firmy měly snížit počet aplikací využívaných pro vnitropodnikovou komunikaci, aby lidé také dělali něco jiného, než jen kontrolovali nové zprávy. Rozhodně má smysl se zaměstnanců zeptat, co je nejvíc obtěžuje/zpomaluje. V některých případech, kdy plnění úkoly vyžaduje použít různé aplikace, lze proces nebo ještě spíše jeho část automatizovat, aby spolu tyto aplikace komunikovaly samy. Také by se měly přestat nasazovat nástroje jen proto, že jsou moderní a samy o sobě chytré (různé „sociální aplikace“), to ale neznamená, že pozitivně přispějí k produktivitě.