Tom Miller, konzultant pro oblast ERP a specialista na Epicor, SAP, QAD a Micro MRP, vysvětluje na webu ERPFocus, jaký rozdíl mezi customizací (překládat jako „přizpůsobení“ by zde bylo poněkud matoucí, viz dále) a konfigurací ERP systému. Můžeme začít třeba v okamžiku zavádění nového systému. Prvním požadavkem je, aby postupy, které zaměstnanci dosud používali, fungovaly i nadále.
První možností je konfigurace. Tím se myslí prostě nastavování parametrů. Třeba u stavu zásob můžeme nastavit, že příslušné hodnoty nikdy nemohou být záporné. (Není to tak triviální; zvolíme-li tuto možnost, v případě problému prostě nepůjde zaznamenat/provést příslušná transakce, což může znamenat narušení provozu – třeba úplně jiné a zdánlivě nesouvisející operace, která se pouze do příslušné tabulky propíše kvůli vzájemným závislostem. Další možností je pouze generovat upozornění, transakce se provede a až poté se začne řešit, kde se stala chyba.) Konfigurace jsou na sobě různě závislé a změnit některá nastavení po fázi implementace může znamenat celkem rozsáhlý zásah do systému, nicméně stále je to možné, a to bez nutnosti psaní nějakého kódu, alespoň v principu.
Naopak customizace (alespoň z hlediska Millerova rozdělení) obnáší zásahy do kódu. Vlastně se přitom vytváří nový systém, specifický pro dané podnikání. Obvykle to má podobu přidávání nové funkce/komponenty, aniž se mění další nastavení. Zůstaneme-li u příkladu výše, může to znamenat, že u stavu zásob požadujeme přidat další řádek, kde budou veškeré aktuálně zadané úkoly/procesy, které s těmito zásobami mají pracovat. Napsání příslušného rozšiřujícího kódu ale vyžaduje poměrně detailní znalost původního systému, aby v důsledku vzájemných vazeb nedošlo k nějakému narušení a transakce nadále probíhaly hladce. Transakce jsou chráněny různými mechanismy ověření, zásahy do tabulek mohou vést k narušení dat (a to všech, nejen těch nově přidávaných). Navíc původní ERP systém bývá navržen se zřetelem k ověřeným postupům. Zásah do systému, i když zdánlivě vytvoří systém lépe přizpůsobený podnikání, může best practices narušit. Customizovaný systém se také obtížněji udržuje; v případě potřeby změn se může stát, že aktualizace už bude (rozumně) možná jen připisováním dalšího kódu. Navíc dodavatel ERP (respektive implementátor) už systém, do něhož se takto vrtalo, nemusí chtít podporovat, vše musejí tedy zvládnout lidé přímo v podniku. Nebo to může vyžadovat další jednání či dodatečné náklady, každopádně řešení kolem údržby a pozdějších úprav budou nyní složitější a časově náročnější.
Navíc je důležité si uvědomit, že ERP systémy jsou dnes navržené pro širokou škálu podniků. Opravdu si myslíte, že vaše podnikání je tak specifické? Obvykle lze požadavky řešit pomocí konfigurace, jen to může v počáteční fázi vyžadovat víc času. Promyslet si úpravy konfigurací je ale téměř vždy lepším řešením než začít dopisovat nový kód (což ostatně také není zadarmo). V řadě podniků se konfiguraci ERP nevěnuje taková pozornost, jakou si tato fáze zaslouží, rozhodně by nemělo jít o „odklikání“ a zaškrtnutí pár políček.
Správná konfigurace navíc znamená, že se opravdu minimalizuje ruční zadávání dat do systému a z toho vyplývající rizika lidských chyb. V důsledku vzájemných závislostí se při práci s formuláři/tabulkami bude téměř vše vyplňovat a počítat automaticky.
Další otázkou související s přizpůsobováním ERP systému je personalizace pro konkrétního uživatele. Tu lze obvykle provádět v rovině konfigurace (bez práce s kódem) – ať už personalizaci systému nastavuje administrátor, samotný uživatel nebo i přímo software (na základě učení toho, jak uživatel se systémem pracuje). Pokud ERP systém neumožňuje personalizaci bez doprogramování, může být řešením na personalizaci rezignovat nebo zvolit jiný ERP. Každopádně, alespoň dle T. Millera, je customizace nákladná (především z hlediska další údržby) a riskantní. Konfigurace je téměř vždy lepší. Dokonce i když nový ERP systém nelze nakonfigurovat tak, aby se věci dále dělaly dosavadním způsobem, stojí za zvážení, zda z toho spíše nevyvodit, že změnu vyžadují podnikové procesy.