Řešení pro správu podnikového obsahu se vyvinula z relativně jednoduchých systémů pro archivaci a dohledávání dokumentů ve strategickou součást uspořádání podnikových procesů. Stále ovšem platí, že jejich klíčovou funkcionalitu tvoří schopnost pořizovat, řídit, zpřístupňovat, integrovat, měřit a archivovat obsah.
Systémy pro správu podnikového obsahu definují analytici společnosti Gartner jako nástroje a platformy, které slouží k vytváření, ukládání, distribuci, vyhledávání, archivaci a řízení nestrukturovaného obsahu. Ten má v jejich podání podobu skenovaných dokumentů, e-mailů, zpráv, obrázků, kancelářských dokumentů a multimédií. Integrální součást řešení ECM (Enteprise Content Management) tvoří analytické (původně pouze vyhledávací a adresářové) nástroje, které sledují využití systému a poskytují potřebné, tj. hledané informace.
Nestrukturovaný a transakční obsah
Uvedená definice popisuje tradiční pojetí systémů ECM, které se začaly rozvíjet v 90. letech 20. století. Tehdy organizace začaly zpracovávat větší objemy digitálních dokumentů a pro jejich správu jim chyběly nástroje. Obecně podnikový obsah představují v podstatě všechna data, která organizace generuje, sleduje nebo sbírá. Rozdíl v jejich správě spočívá v avizované strukturovanosti a nestrukturovanosti. Historicky nástroje ECM nebyly například pro záznamy ukládané ve standardizované podobě například do relačních databází. Ale i na ně se v rámci některých agend již rozšířil záběr řešení pro správu podnikového obsahu.
Alternativní přístup pro definici systémů ECM nabízejí analytici společnosti Forrester. Ti se primárně zabývají otázkou, odkud obsah pochází. Z tohoto hlediska rozdělují obsah na podnikový a transakční. První uvedený vzniká většinou uvnitř organizace a tvoří jej právě obvyklé formáty kancelářských dokumentů a souborů. Principiálně platí, že v rámci jednoho tématu nebo agendy dokumenty nevznikají ve velkém, nebo spíše obrovském množství. Obsah každého sdělení stále běžně zpracovávají lidé, jednotlivci. Systémy správy „podnikového obsahu“ (tj. ne transakčního) běžně nabízejí flexibilní uživatelská rozhraní, nástroje pro řízení oběhu dokumentů a týmovou spolupráci nebo bezpečné sdílení.
Transakční obsah obvykle vzniká mimo organizaci a současně v obrovském množství. Jeho zpracováním – a často i pořízením – se již povětšinou zabývají stroje, nikoli jednotlivci. Výstupy systémů pro správu transakčního obsahu nemají podobu jednotlivých dokumentů nebo vstupů. Jde o automaticky sestavené reporty, které obsahují lidmi čitelnou informaci. Za příklad poslouží reklamační formuláře, resp. analýza jejich výskytu v čase a samozřejmě i obsahu. Nutno podotknout, že definice systémů pro správu transakčního obsahu mezi analytiky i dodavateli značně osciluje. Shodují se ale na tom, že řešení TCM – Transactional Content Management podporují řízení procesů v podnicích.
Dodavatelé ECM a trendy
Cloud computing samozřejmě dorazil i do segmentu ECM. Analytici společnosti Forrester ale mají za to, že v horizontu tří let bude stále převládat implementace on-premise, tj. interní. Zejména vysoce regulovat odvětví se cloudovému modelu budou ještě dlouhý čas bránit. Pro mnoho podniků se stanou atraktivní nabídkou hybridní systémy ECM. Složka veřejného cloudu v nich bude sloužit pouze jako chráněné úložiště, veškeré operace budou probíhat uvnitř organizace.
Dalšími trendy v segmentu ECM jsou bezpečné sdílení dokumentů, inteligentní vyhledávání (sémantické – podle významu) a analytika a vizualizace výstupů. Někteří oboroví analytici zmiňují také podporu mobilních zařízení.
Pro menší podniky se ale cloudové nabídky nabízejí s mnoha benefity. Mohou dosáhnout jistých úspor, nemusejí pořizovat potřebné know-how a v případě potřeby mají stále možnost přejít na větší či menší on-premise platformu. Analytici Forresteru ale upozorňují na hrozbu „uzamknutí“ do ekosystému jednoho dodavatele. Mezi poskytovateli cloudových systémů ECM pro menší podniky figurují firmy Box, SpringCM nebo Fabasoft. Relevantní nabídky ale mají i společnosti HP, IBM nebo Microsoft.
Mezi lídry trhu ECM podle analytiků Forresteru dlouhodobě patří firmy EMC, IBM a OpenText. Jejich nabídky ale povětšinou směřují do korporátního prostředí. Vysoké hodnocení získávají také společnosti Alfresco, Lexmark, M-Files a Microsoft. Jejich řešení označují analytici za velmi moderní. Rozvíjejícími se dodavateli jsou firmy Box, Everteam, iManage nebo SpringCM. Jejich systémy bývají technologicky „odlehčené“ a oborově specifické, což může být v mnoha případech výhoda.
*Základní otázky *
Analytici společnosti Gartner sestavili několik elementárních otázek, které by si každý podnik měl zodpovědět ještě před pořízením systému ECM. Zdůrazňují, že rozhodně nejde o řadovou investici do softwaru. ECM podporuje uspořádání procesů v podnicích a jako takové se dlouhodobě podílí na plnění cílů organizace.
Může vybraný produkt ECM fungovat v rámci jednoho oddělení a následně se rozšířit na celý podnik? Omezená řešení vás mohou v budoucnu limitovat.
Dokáže se systém ECM hladce začlenit do každodenního fungování vašeho podniku a napojit na existující aplikace? Systémy ECM vykazují často nižší míru využití v rámci portfolia podnikových aplikací. Nejsou totiž dobře propojeny s dalšími aplikacemi a nutí uživatele ke zbytečným úkonům.
Nabízí dodavatelé flexibilní možnosti provozu/nasazení? ECM může být provozováno interně, v cloudu nebo hostováno. Je z mnoha důvodů dobré mít trvale na výběr a přitom neměnit systém.
Rozvíjí dodavatel svůj systém ECM? Ujistěte se, že výrobce vybraného systému má sestaven vývojový program, který počítá s průběžným rozvojem jeho platformy. V opačném případě bude řešení rychle technologicky i provozně zaostávat.
Naslouchá dodavatel ECM svým zákazníkům? Součástí dodávky nemají být pouze služby technické podpory. Každý podnik má svá specifika a výrobce je musí zohledňovat a průběžně nacházet nejvhodnější řešení.