Většina tuzemských firem se domnívá, že digitalizuje. Praxe však často ukazuje něco jiného. Z průzkumu vyplývá, že pod pojmem digitalizace si organizace představují místo práce s daty spíše používání elektronické pošty, skenování dokumentů do digitální podoby či používání tabulek v Excelu. Přitom nesprávný sběr a integrace získaných dat organizacím brání v plném využití jejich byznys plánů.
Z údajů společnosti Millennium, která je součástí mezinárodní skupiny Soitron Group, vyplývá, že mnoho firem stále nedokáže využívat data správně a efektivně. Například v některých případech trvá proces tvorby nového ceníku tři týdny a víc. V dnešní dynamické době může být pro firmu takto dlouhý proces v důsledku snižování její konkurenceschopnosti na trhu kritický.
„V současnosti, kdy se dodavatelsko-odběratelské vztahy vlivem různých okolností mění velmi rychle, se může stát, že po několika týdnech, kdy je ceník konečně na světě, je už v den zveřejnění zastaralý. Přitom stačí málo. Ceník by mohl být automatizován a během okamžiku vytvořen na jediný klik. Do každého automatizovaného procesu je však vždy možné manuálně zasáhnout pomocí individuální korekce. Stačí dostatečně posbírat a propojit relevantní data. Manuální proces tvorby ceníku může přitom trvat stejně dlouho, jako zabezpečení automatizovaného datového řešení pro všechny zaměstnance,“ vysvětluje Andrej Jenčo, Business Intelligence Team Lead společnosti Millennium.
Podstata firemní digitalizace spočívá v datech. Pokud však nejsou zaznamenána nebo zpracována správně a nejsou distribuována mezi co největší počet zaměstnanců, není možné těžit z jejich potenciálu v plné míře. Digitalizace v rámci jedné firmy vyžaduje sběr dat, jejich analýzu a vzájemné propojení– ať už jde o zákaznické informace nebo jen o interní procesy. A je jedno, zda jde o oddělení zákaznické podpory, nákupčí, obchodníky nebo další zaměstnance z jiných oddělení. Všichni musí být propojeni v jednom systému, který data dokáže kdykoli na vyžádání předložit.
Relevantní a aktuální data všem zaměstnancům
Velkým problémem českých firem bývá to, že jsou data často izolována a vzájemně nepropojena; navíc přístup k datům má obvykle jen úzká skupina zaměstnanců. Většina dat je uložena někde v tabulkách, poznámkách či e-mailech. Pokud z nich někdo připravuje reporty, nejen že jde o složitý, ubíjející proces, ale někdy téměř zbytečný. Už několik hodin před jejich prezentací mohou data být neaktuální. Prostřednictvím opravdové digitalizace je vždy vše připraveno on-line k použití a zároveň je k aktuálním datům prostřednictvím dashboardů zajištěn okamžitý přístup. Dashboardy pak snadno a rychle umožňují přinášet aktuální a relevantní data všem zaměstnancům. „Nemůže se tak stát, že obchodník řeší požadavek zákazníka na cenu a již se nemůže dopátrat toho, jak přesně mu ta původní byla vypočtena. Nebo, že Karel z podpory si u firmy udělal poznámku ohledně nějakého požadavku, ale už se o ní nedozvěděl kolega z nákupu,“ upřesňuje A. Jenčo.
Millada, software postavený na ChatGPT
„Millada je řešení pro velké společnosti na principu fungování technologie ChatGPT. Zejména v rutinních činnostech pak může výrazně napomoci i orgánům státní správy. Oproti jiným informačním technologiím a systémům je jeho implementace mnohem jednodušší, neboť pracuje nezávisle na úrovni zpracovatele dat. Pokud jsou data digitalizována a přístupna pro cloudové zpracování, řešení ve formě ChatGPT je možné spustit již do měsíce,” uvádí Andrej Jenčo, Business Intelligence Team Lead společnosti Millennium.
Aby se z nich stalo užitečné informační aktivum, musí být data předtím, než se objeví v dashboardu, správně probrána a analyzována. Proto je důležité, aby byla dostupná prostřednictvím standardních rozhraní a automaticky správně tříděna.
Cesta k datovým skladům je postavena nejen na jejich sběru, ale i analýze. Vyřešit se musí celá řada věcí: jaká má být dostupnost dat, flexibilita, jak se budou využívat, jaká je jejich cena, jak dlouho se budou uchovávat, jakým způsobem změní datovou kvalitu a jak v praxi ulehčí práci. V Česku přitom stále panuje nedůvěra v cloudová řešení. „Jakmile dojde k jejich osvojení, nabídnou vysokou flexibilitu a širokou škálu možností. Rovněž hybridní řešení mohou být cestou vpřed, protože vhodně propojují interní systémy spolu s externími. Tím pádem může obchodník v terénu zapsat nějakou poznámku o firmě, kterou zrovna navštívil, ihned po skončení schůzky. Na ni lze navázat, nastavit si připomenutí poznámky, případně informaci ihned dostane kolega v kanceláři,“ doplňuje Andrej Jenčo. Další výhodou digitalizace a správného využití dat je schopnost monitorovat změny a provádět detailní analýzu a rozhodnutí na základě dat v reálném čase.
„Už dávno neplatí, že digitalizovat by měly jen velké podniky. I ty malé by měly digitalizaci, pokud chtějí expandovat, rozhodně řešit. Digitalizace, a především využití AI řešení je v rámci modernizace a datového rozhodování příležitostí pro rychlý a efektivní posun. Nejde jen o nastavení CRM, ale o propojení dat a zapojení prvků strojního učení. Jde o klíčový krok zlepšující konkurenceschopnost a efektivitu společností,“ uzavírá Jenčo.
