Automatizaci některých postupů ve firmě dnes za nás dokáží řešit podnikové informační systémy, konkrétně nástroj, zvaný Workflow, který bývá součástí podnikových informačních systémů. Správně nastavené Workflow dokáže podpořit zjednodušení a zrychlení jednotlivých činností nebo odstranění schvalovacího procesu prostřednictvím kolujícího papíru.
Elektronický oběh dokumentů lze rozdělit na dvě oblasti. První z nich je evidence předpisů, směrnic, norem a pod. U dokumentů můžeme evidovat změny – tzv. řízená dokumentace – nebo pouze archivovat aktuální verzi – tzv. neřízená dokumentace.
Druhá oblast zahrnuje tok dokumentů souvisejících s doklady evidovanými v informačním systému. Nejjednodušším příkladem práce s workflow je faktura došlá. Ta se naskenuje a připojí k „faktuře došlé“ vytvořené v informačním systému. Naskenovaná podoba faktury pak obíhá prostřednictvím tzv. workflow – nastavených stupňů jednotlivým odpovědným zaměstnancům. Ti pak provádějí příslušné úkony, jako např. akceptace, schválení, zaúčtování, zaplacení apod., podle odpovídajících kompetencí konkrétního zaměstnance.
V pokročilejších informačních systémech, k nimž patří například HELIOS, můžeme obvykle definovat workflow procesy jako jednotlivé stupně a tzv. uzly. Definici je možné provést na jednotlivé uživatele nebo na role uživatelů. Uživatel tak potom může stanovit libovolnou délku workflow procesů a libovolný počet uzlů. V systému jsou jasně vydefinované odpovědnosti a popsané postupy. Tím je zabezpečen správný sled požadovaných kroků.
Úkol je systémem přidělen konkrétnímu uživateli informačního systému. Každý uživatel má svůj „úkolovník“ – Worklist, tedy přehled aktuálních úkolů k řešení. To znamená, že si „rozklikne“ určitý zápis v systému, například fakturu. Po věcné kontrole dotyčný uživatel zaškrtne „schváleno“. Tím se proces posune o jednu úroveň dál, až posléze dojde do finálního zpracování.
Nemusí se však jednat jen o faktury. Workflow znamená také řízení toku dalších dokumentů. Například došlé pošty, smluv, nabídek, objednávek atd. Možno říci veškerých firemních dokumentů či procesů, které by měly „projít rukama“ více lidí ve firmě.
Let It Flow
Jaké možnosti nám pomocník v podobě workflow pro podporu postupů dále nabízí?
Můžeme řešit libovolné procesy schvalování, např. schvalování objednávek, dovolených, faktur přijatých, schvalování zápisu ze schůze a podobně opět v několika stupňové hierarchii – podle organizační struktury.
Skýtá také možnost upozorňování dle libovolných podmínek (faktury po splatnosti, vypršení garance/záruky, termín školení řidičů…). Upozorňování lze nastavit i mimo systém a to např. přes SMS nebo E-mailem.
Workflow ani informační systémy však nejsou „samospasitelné“. Jen správně implementovaný systém zabezpečí kýžené přínosy.
Autorka pracuje jako manažerka pro komunikaci ve společnosti Asseco Solutions, a.s.