Helios Nephrite, to je název nového produktu pro velké firmy z dílny Asseco Solutions. V mnohém se vymyká zaběhnutým zvykům ostatních podnikových informačních systémů, vysvětluje Jiří Brych, produktový manažer.
Proč a jak byl ERP systém Helios Nephrite vůbec vyvíjen?
Byl vytvořen přesně podle požadavků více než 400 největších českých a slovenských firem. Většina urychluje digitalizaci nejen vnitřních procesů, ale zejména spolupráce. I my tedy nyní začneme u lidí. Prohrát jako jednotlivec, nebo vyhrát jako tým? Známá manažerská poučka se v této těžké době stává reálnější než kdy dřív.
V čem vnímáte, že se komunikace uvnitř firem letos nejvíce změnila?
Největší změna je už to, že část týmů dnes, ať už dobrovolně, či nedobrovolně, pracuje z domova. Některé firmy zrušily práci z kanceláří úplně, jiné rozdělily týmy na poloviny či třetiny a rotují je mezi kancelářemi a home officem. Jiné společnosti daly zaměstnancům na výběr, odkud chtějí pracovat, a jen pár výjimek jede jako dřív. Velká část firem také rychle nasadila nástroje jako Microsoft Teams nebo Zoom. Problém však spočívá v tom, že komunikace by měla probíhat vždy ke konkrétnímu problému a nad daným dokumentem, a pokud taková komunikace probíhá někde mimo prostředí, kde se firemní data a dokumenty nacházejí, tedy mimo ERP systém, může být neefektivní. Klíčovou otázkou také je, co se stane, když někdo z komunikujících onemocní. Jak se dostane zbytek sdělení těm, kteří po něm práci převezmou? Přesně proto jsme vrátili celofiremní komunikaci tam, kam patří. Podle nás by se ERP systém měl stát epicentrem týmové spolupráce.
Co epicentrem týmové spolupráce myslíte?
Běžná komunikace ve firmách dnes probíhá e-mailem nebo přes instant messaging – Teams, Slack, někdy i WhatsApp. Jenže tyto nástroje nemají k dispozici workflow, tedy řízení a předávání úkolů, neumožňují ihned řešit nějaký konkrétní problém, pakliže jsou k němu potřeba data z ERP systému. Co ale právě tyhle dvě entity spojit? Mít naplno konverzaci spojenou s konkrétním problémem, zadáním, fakturou, a umět je rovnou vyřešit v rámci konverzace? To jsme si přesně řekli, když jsme připravovali nový Helios Nephrite. Vybudovali jsme v něm tedy komunikační centrum – systém konverzování nad konkrétním dokumentem, směrnicí, fakturou, položkou skladu, obchodním případem, s možností rovnou věc řešit, posunout, předat. Už tak není nutné posílat „konverzační“ e-mail nebo tvořit speciální úkol v projektovém nástroji. Vše vyřešíte prostě přímo v Helios Nephrite.
Firmy dnes musí kvůli pandemii řešit záskoky za nemocné, lidi v karanténě nebo zaměstnance na OČR. Řešili jste nějak i tento aspekt spolupráce lidí v týmech?
Tyto otázky umí řešit v zásadě každý pokročilejší ERP systém pomocí pevně nastavených procesů, workflow a uživatelských rolí. Dnešní doba je jiná možná v tom, jak se ukázalo už na jaře, že některé zaběhnuté procesy je potřeba pružně měnit. Navíc vždy v daný moment potřebujete vědět, co se zrovna stalo a kdo má co a kdy udělat. Proto jsme v Heliosu Nephrite šli o krok dál a znázornili jsme vše také graficky. Co víc, umožnili jsme uživatelům v tomto intuitivním a graficky znázorněném prostředí také jednotlivá workflow měnit. Díky chytrému workflow tak mají všichni dokonalý přehled o všech ukončených, běžících i naplánovaných kolech schvalování a jejich výsledcích. Schvalovací procesy například dokladů lze měnit průběžně, podle aktuální potřeby.
Jenže co když si někdo neví rady a narazí na nějaký technický problém? V kancelářích je přece jen možnost se zeptat kolegy, poprosit někoho z IT oddělení, ale co doma?
Murphyho zákon říká, že cokoliv se může pokazit, to se také pokazí. Nemusí jít nutně o systém, ale třeba jen o proces nebo část databáze. Správné a rychlé předání celého problému technické podpoře je nejdůležitějším faktorem, který určuje termín odstranění potíží. Proto je v HELIOSu Nephrite integrován interní helpdesk. Jedním tlačítkem se odešle příslušný problém k řešení – včetně všech podrobností, hlášení, ale i auditlogu. Přiřazený řešitel má tak vše potřebné, aby mohl zahájit řešení problému. Není třeba žádné další komunikace a předávání podrobností. Navíc má systém také integrovanou telemetrii, aby IT mohlo některým potížím proaktivně předcházet a řešit je dřív, než je zaznamenají sami uživatelé. A to samozřejmě i z pohodlí domova. Zejména když celý systém vlastně může běžet v našem cloudu, jde o službu Erport. Jinými slovy, jsem si jistý, že Helios Nephrite naučí zaměstnance spolupracovat jinak, aby firma mohla lépe obstát v nové době.
Jako jednu z inovací systému Helios Nephrite uvádíte způsob, jakým pracuje s reportingem a vyhodnocováním informací o dění ve firmě. Řešíte nějak v systému Helios Nephrite i tuto problematiku?
Jistě, identifikovali jsme ji jako jeden z palčivých problémů velkých českých podniků. Jak už jsem uvedl, před zahájením vývoje Heliosu Nephrite jsme provedli velký průzkum mezi více než 400 našimi velkými zákazníky, a jeho výsledky jsme samozřejmě do nového systému promítli. A právě často opakovaným tématem, vyjma srozumitelnosti uživatelského rozhraní systému, týmové spolupráce a dalších, byla potřeba co nejlepší kontroly nad děním ve firmě. Manažeři zkrátka potřebují neustále přesná data pro svoje rozhodování. Ukázalo se, že na našem trhu je ve skutečnosti obrovská poptávka po možnosti mít k dispozici aktuální data o dění ve firmě, o produktivitě práce, vytížení jednotlivých pracovníků, stavu jednotlivých projektů – zejména pak u výrobních firem se zakázkovou výrobou – i o reálné finanční efektivitě toho, co firma dělá.
Ale to přece nabízejí všechny profesionálnější podnikové informační systémy už roky…
Ne tak úplně. Je pravda, že všechny pokročilejší ERP systémy s „datem výroby“ po roce 2010 to umějí velmi přesně měřit a s těmi daty pracovat. Velká řada firem tak má historicky velmi dobře zaznamenané všechny tyto údaje za mnoho let nazpátek. To, co však reálně vázne, nebo přesněji před příchodem Helios Nephrite, byla schopnost dát klíčovým manažerům k dispozici aktuální přehled a interpretaci těchto dat. Proto si spousta z nich nechávala zpracovávat od oddělení controllingu dodatečné reporty, grafické interpretace trendů apod.
Na to ale dnes už vůbec není čas. Týden stará data, zejména v době koronaviru, mají mnohdy tu samou hodnotu jako ta z loňského roku. Proto jsme v novém systému vše přebudovali od základů. Každý uživatel systému si teď může nastavit svůj vlastní dashboard, kde si zvolí sám pohled na data, která potřebuje, a to včetně těch z vestavěného business intelligence řešení. Máme tu navíc i samostatný modul pro finanční plánování, kde je možné sledovat všechny klíčové finanční ukazatele pro celou firmu, jednotlivá oddělení, zakázky, aktivity, nákladové okruhy apod. Management tak může v reálném čase získat přehled o skutečných nákladech a výnosech, což je zejména v době velmi rychle měnícího se kurzu koruny pro řadu českých firem klíčové.
A parádní věcí je takzvaná aktivní plocha, která představuje jakousi homepage pro každého zaměstnance na míru, a ta umožnuje rozdělení plochy systému na specifické části, ve kterých můžete vidět rozdílný obsah, třeba soupis došlých faktur, vedle aktuální finanční bilanci, v dalším okně třeba obchodní pipeline, jinde zase koláčový nebo jiný graf výkonu systému atp. Prostě nekonečné spektrum možností, které Vám dají dokonalý obrázek o chodu firmy nebo vašeho oddělení během pár sekund – a to vše bez složitého hledání v systému.
Produktivita práce uživatelů s přechodem na home office během krize kolem koronaviru údajně klesla v průměru o 10 až 20 procent. Poradil si s tím nějak váš nový systém?
Práce z domova je vůbec fenoménem letošního roku, na který jsme se připravili. Proto máme v Heliosu Nephrite nástroje, které umožňují sledovat efektivitu práce přímo na dashboardech, stejně jako například vytížení strojů, naplnění kapacitního plánu výroby a jiné ukazatele. S přechodem zaměstnanců na home office se také ukázalo, že ve velkých firmách je potřeba monitorovat i stav samotného ERP systému. Proto jsme do Heliosu Nephrite přidali samostatný modul pro monitoring systému, vyhodnocování vytížení a výkonnostních charakteristik databázového i aplikačního serveru. Jako třešničku na dortu jsme přidali i modul pro interní IT helpdesk. Uživatelé systému na home office tak získají stejnou míru IT podpory pro ERP systém jako by byli v kanceláři. Stačí jen kliknout na příslušné tlačítko, a pro IT oddělení se vygeneruje ticket, včetně aktuálního screenshotu ze systému. Pracovník IT oddělení pak může příslušnému zaměstnanci poradit úplně stejně, jako kdyby k jeho počítači přišel osobně. Takže ano, i na home office jsme stihli náš systém připravit. Jeho vývoj jsme totiž dokončovali až po skončení první vlny.
Samostatnou kapitolou je pak nativní možnost vytažení konkrétních agend do webového prostředí, takže je možné nejčastější úlohy zaměstnanců zadávat třeba z mobilního telefonu. Nedává smysl zatěžovat pracovníka, který do styku s ERP systémem přichází do kontaktu jen občas, plnohodnotnou verzí s plným spektrem funkcí. Jednak je nevyužije a jednak mu zbytečně tříští pozornost. Proto dává smysl v tomto případě vše zjednodušit a navíc umožnit vzdálený, mobilní přístup.
Se systémem je třeba naučit se rychle pracovat, zaškolování práce s ERP systémem bývá náročné. Udělali jste něco pro minimalizaci tohoto problému?
Uživatelská přívětivost a srozumitelnost ovládacích prvků podnikového informačního systému jsou zásadními problémy od nepaměti. Změny uživatelského prostředí bývají ve firmách tím vůbec největším zdrojem konfliktů s řadovými zaměstnanci při migracích na nové ERP systémy. My tento problém samozřejmě vnímáme, a tak jsme si řekli, že uděláme všechno pro to, abychom mu předešli. Systém proto nabízí důvěrně známé uživatelské prostředí, které využívá balík kancelářských aplikací Microsoft Office v podstatě již od roku 2007. Rozmístění prvků v menu má podobný vzhled i logiku, takže kdo umí třeba s Excelem nebo Wordem, ten se na Helios Nephrite rychle adaptuje. To samozřejmě také výrazně zkracuje dobu potřebnou pro zaškolení uživatelů.
Pravdou ale je, že spousta uživatelů se v některých systémech ani přes srozumitelné uživatelské rozhraní nevyzná, ztrácejí čas hledáním formulářů, reportů, dat, faktur apod. Jak jste se popasovali s tímto?
Stejný problém vlastně řešili i vývojáři Microsoft Office, když přidali do lišty vyhledávání funkcí. Čím komplexnější nástroj máte, tím může být někdy těžší potřebnou funkci najít. Proto máme v Heliosu Nephrite integrované inteligentní fulltextové vyhledávání. Vyhledávat přitom můžete jak konkrétní funkce systému, podobně jako třeba v nejnovější verzi zmiňovaného kancelářského balíku, tak ale i konkrétní položky a data.
Klíčové je pak inteligentní fultextové vyhledávání v diskusích a komentářích v komunikačním modulu. Když víte, že máte zaúčtovat fakturu, ke které vám schvalovatel nechával před dvěma týdny poznámku, že je v ní potřeba upravit splatnost, najdete ji obratem právě podle zmínky o splatnosti. To samozřejmě razantním způsobem šetří čas.
S ERP systémem však mnohdy potřebují pracovat i externisté a dodavatelé?
Máte pravdu, aktuální data z informačního systému často potřebují i lidé mimo firmu. U nich je ale zbytečné je zaučovat pro práci s vaším informačním systémem, natož jim dávat do něho plný přístup. „Živá“ data ze systému jde zpřístupnit i jinak. Proto v našem systému najdete webový portál, který data zpřístupňuje všem zaměstnancům zabezpečeným způsobem, ale i externím spolupracovníkům nebo dodavatelům a zákazníkům. Je na vás, abyste si zvolili, která data, kdo a za jakých podmínek uvidí.
Externí subjekty s povoleným šifrovaným přístupem na portál se pak pouze prostřednictvím jednoduché webové stránky, ke které se dostanou i ze svého mobilu či tabletu, mohou přímo účastnit např. schvalování dokladů a dokumentů, získat přístup k nejrůznějším statistikám či analýzám, anebo třeba i předávat nějaké vstupy přímo do ERP systému. Díky tomu mohou například koncoví zákazníci přímo řešit své reklamace přes „svůj“ zákaznický portál, kde najdou všechny své faktury, objednávky, servisní požadavky, dokumentaci k odebranému zboží a službám apod. V dnešní době jsou totiž lidé už na určitou míru samoobslužnosti zvyklí třeba z velkých e-shopů nebo z věrnostních programů. Pokud ve firmě nasadíte Helios Nephrite, získáte tuto možnost také.