Ekonomický informační systém HELIOS One začala na českém a slovenském trhu nabízet společnost Asseco Solutions. Novinka je poskytována ve formě softwaru jako služby a primárně směřuje do menších podniků, včetně živnostníků. Aplikace pracuje s jednou verzí dat, kterou zpřístupňuje v podobě intuitivních náhledů a funkcí uživatelům různých profilů.
Analytici společnosti Sleeter Group letos vydali elektronickou knihu s názvem Online účetní softwary: Hledání správné volby. V ní vyčítají cloudovým účetním systémům nevyspělost, nízkou míru specializace dle potřeb jednotlivých odvětví nebo omezení objemů dat a transakcí. Povětšinou však hovoří o nabídkách začínajících společností, jež nemají dlouhou historii. Lze předpokládat, že se situace změní, když do segmentu vstoupí hráč s mnohaletými zkušenostmi s danou problematikou. A v případě společnosti Asseco Solutions nelze téměř čtvrt století zkušeností s podnikovými informačními systémy určitě přehlížet. „Naším cílem nebylo pouze přenesení účetní aplikace do cloudového prostředí. Vytvořili jsme službu, která má specifickou hodnotu i pro manažery, jimž nabízí informace v reálném čase a pomáhá tak při rychlém rozhodování,“ říká Martin Kršňák, vedoucí týmu partnerské sítě HELIOS.
Trh účetních programů je v České republice tradičně roztříštěn mezi mnoho dodavatelů a řešení. Organizace i podnikatelé historicky využívají jedno osvědčené řešení, které je navíc průběžně podporováno, a ochota ke změně nepatří k nejvyšším. Má-li systém HELIOS One zaujmout, potom pochopitelně sází na automatizaci a bezpečnost.
Zpracovávaná data jsou uložena v datovém centru, zálohována a jejich zpřístupnění není omezeno časem, prostorem ani využitým zařízením. O samotnou aplikaci se uživatelé vůbec nestarají, veškeré aktualizace i úpravy má v rukou poskytovatel. Mnoho účetních zná problémy s osobním počítačem, jež jim znemožňují práci, havárie pevných disků, případně ztráty notebooků. Tyto starosti a úskalí s nasazením HELIOS One mizí. Jde o podobné řešení, jaké nabízejí poskytovatelé e-mailových služeb typu Seznam.cz, Centrum.cz nebo Google.
HELIOS One v kostce
Ekonomicky systém HELIOS One poskytuje společnost Asseco Solutions z vlastních datových center s bezpečnostní certifikací. Aktuálně nabízí podporu české a slovenské legislativy, mezi podporované jazyky patří i němčina a angličtina. Systém lze provozovat v internetovém prohlížeči na libovolné platformě. Pro jednodušší mobilní přístup existuje specializovaná aplikace, kterou využijí majitelé přístrojů iPhone a iPad. Verze pro operační systém Android je v současnosti připravována.
Aplikace nabízí profily Podnikatel a Účetní. Oba pracují se stejnou datovou základnou, ale liší se v některých možnostech a v nastavení zobrazovaných informací. Co zajímá podnikatele, nebude stejně atraktivní pro účetního a naopak. Ve chvíli potřeby však lze využít unikátní funkci nazvanou Oboustranný přístup. Ta zpřístupňuje doklady organizace účetnímu a podnikateli nabízí přehled o zpracování dokladů. Obě strany mohou toky dokumentů kontrolovat a zasahovat do nich. Činnosti jsou synchronizovány a nevznikají duplicity. Účetní je na změny provedené podnikatelem, resp. klientem upozorňován.
Průběh registrace
Na adrese www.heliosone.eu si uživatel zvolí zemi, jejíž legislativu chce pro práci využívat. Aktuálně jsou v nabídce české a slovenské prostředí. Zvolené variantě se přizpůsobí i jazyk uživatelského rozhraní.
V následujícím rozhraní postačí zadat platnou e-mailovou adresu, heslo a vybrat profil, jímž se rozumí role Podnikatele nebo Účetního. Tímto krokem ještě nedojde k zahájení registračního procesu. Je třeba aktivovat odkaz v zaslané e-mailové zprávě. Uživatel opět zadá přihlašovací jméno v podobě e-mailové adresy a zvolené heslo. Tím dojde ke spuštění registračního procesu, jehož výsledek se objeví opět ve schránce elektronické pošty.
V průběhu několika desítek sekund uživatel obdrží potvrzovací e-mail o úspěšné registraci. V průvodním dopise figuruje několik základních doporučení pro zahájení práce s cloudovou aplikací, včetně vyplnění základních údajů nebo přístupu k nápovědě a podpoře.
Prvotní nastavení
S pomocí e-mailové adresy a hesla se následně lze přihlásit do programu. První obrazovka vyzve uživatele k zadání potřebných údajů, z nichž naprosté minimum je označeno červenou hvězdičkou jako povinné.
V záložce Nastavení lze přidávat organizace i uživatele a jejich profily a spravovat osoby v roli administrátorů. Má-li s firemními daty pracovat více lidí, postačí jim poslat pozvánky z rozhraní systému. Oslovené osoby obdrží rovněž e-mailovou zprávu, která je vyzve k registraci. Odesílatel pozvánky je zase systémem upozorněn na provedení tohoto kroku, včetně jeho reakce, tj. přijetí. Administrátor aplikace HELIOS One může přidělit nejvyšší práva i některé z přizvaných osob. Tím granularita rolí končí, ale pro účely naprosté většiny organizací a živnostníků bude zcela dostačující.
Menu podnikatele
Uživatelské rozhraní profilů Podnikatel a Účetní se liší rozsahem a výchozím nastavením relevantních informací. Společně sdílí položky Fakturace, Firmy a Úkoly. Profil účetního navíc zahrnuje agendy pro zpracování objednávek, plateb, účetnictví nebo majetku.
Ikona znázorňující domeček a doplněná o nápis Start přivede uživatele s profilem Podnikatel vždy k základnímu přehledu o finanční kondici jeho organizace. Obrazovka informuje o šesti souhrnných parametrech, jež HELIOS One zpracovává. Konkrétně jde o položky Očekávané příjmy, Očekávané výdaje, Bilanci očekávaných plateb, Doklady na zpracování, Finanční prostředky a Počet otevřených úkolů. Jde tedy o souhrnné údaje, jež informují o finanční kondici podniku.
Kliknutím na jedno ze šesti okének na pravé straně obrazovky lze vstoupit do detailnějšího přehledu dané položky. Ve výchozím nastavení uživatel získá informaci o očekávaných příjmech. Ústřední graf podává přehled splatnosti vydaných faktur, včetně jejich budoucí či minulé splatnosti. Na stránce také figuruje přehled největších dlužníků a celková fakturovaná částka, u níž již prošel termín platby. Položka Finanční prostředky, jež jsou na úvodní stránce reprezentovány pouze částkou, nabídne po rozkliknutí stav pokladny v čase, včetně přepočtu na cizí měny.
Vedle úvodní obrazovky v menu profilu Podnikatele figurují ještě položky Oblíbené, Fakturace, Firmy a Úkoly. První uvedená slouží pro jednoduché a rychlé zpřístupnění často využívaných funkcí. Pokud se v pravém horním rohu obrazovky objeví ikona srdíčka, lze danou stránku nebo přehled přidat mezi oblíbené.
V menu Fakturace může uživatel s profilem Podnikatel nejen vyhledávat vydané faktury nebo editovat seznamy produktů, ale i faktury tvořit a generovat jejich přehledy. Ve výchozí obrazovce je opět k dispozici základní časové rozložení plateb a příjmů.
Položka Firmy obsahuje agendu obchodních partnerů. Opět je lze vyhledávat, řadit a filtrovat. U jednotlivých subjektů si uživatel může nastavit i specifické platební parametry, jež se následně automaticky přenesou do faktur. K dispozici je aktuálně propojení na databáze Finanční správy ČR a komerční Creditcheck, s jejichž pomocí lze kontrolovat kredibilitu obchodních partnerů. V případě zájmu zákazníků zvažují zástupci společnosti Asseco Solutions i napojení na obchodní registr, které by zjednodušilo dohledávání údajů pro podnikatelské subjekty.
Funkce úkolů poslouží primárně ke společné komunikaci všech uživatelů dané organizace. Zadání lze přiřazovat konkrétní osobě, včetně termínu. Notifikace na nový úkol dorazí pověřenému e-mailem.
Menu účetního
Úvodní stránka profilu účetní nabízí základní pohled na stav zpracovaných dokladů. Vedlejší aktivní odkazy přesouvají pracovníka do sekcí bilance, finančních prostředků nebo úkolů. Samotné položky v menu se nesou v duchu zásad účetnictví menšího podniku. Oproti profilu Podnikatele jsou společné funkce detailněji rozpracované a přizpůsobené odlišnému pohledu.
V rámci systému HELIOS One lze sledovat skladové hospodářství, evidovat majetek, spravovat objednávky, faktury a hotovostní i bezhotovostní finanční toky. Samostatnou položku představují funkce Účetnictví a Účetní závěrka. Poslední uvedená výrazně zjednodušuje práci účetního a poskytuje vedení firmy okamžité podklady pro případné rozhodování. Od ledna 2015 bude HELIOS One podporovat import bankovních výpisů účtů, od letošního října i automatickou kontrolu správného formátu čísla účtů.
V rámci účetních funkcí figurují nabídky pohybů analytických účtů, hlavní knihy, účetních dokladů, saldokonta, interních účetních dokladů, účetního rozvrhu, počátečního stavu analytických účtů a druhu účetního dokladu. Jde tedy o agendu známou a běžnou v obdobných aplikacích pro vedení účetnictví malého podniku.
Export a import dat
Uchovávané údaje o firemním hospodařené lze exportovat do programu Excel, případně do systémů HELIOS Red http://www.helios.eu/produkty/helios-red/ a HELIOS Wéčko. Jde o ekonomické a účetní softwary pro malé podniky, jež se liší svým geografickým zaměřením. Verze Red je dostupná na českém trhu, Wéčko na slovenském.
Do Excelu lze exportovat knihy faktur, seznamy produktů nebo firem. Výstup do programů HELIOS Red a Wéčko nabízí pokročilejší možnosti filtrování obsahu, resp. položek.
Aktuálně řešený problém představuje import dat z jiných ekonomických systémů do HELIOS One. Jak upozorňují zástupci společnosti Asseco Solutions, variabilita vstupů a požadavků je příliš široká. Ve hře je zpoplatněná úprava vstupních údajů libovolné aplikace, případně bezplatný import některých nejrozšířenějších datových setů.
Cenový program
Stalo se v cloudových službách dobrým zvykem, že základní nabídky jsou poskytovány zdarma. Stejnou strategii zvolili i ve společnosti Asseco Solutions v případě systému HELIOS One. Verze Free navíc řadu podnikatelů nebude nijak zásadně omezovat. Lze v ní provozovat oboustranný přístup v poměru 1:1, obsluhovat až pět firem a měsíčně zpracovat 50 dokladů.
Verze Profi nabízí neomezený počet uživatelů, dokladů i oboustranných přístupů. Provozovat ji však lze jen v rámci jedné organizace. Měsíční cena činí 299 korun na uživatele.
Bez jakýchkoli omezení funguje nabídka Enterprise. Nelimituje své nasazení v podniku žádnými počty spojení, dokladů nebo firem. Pořídit ji lze za 469 korun na měsíc a uživatele.