To, že ERP systém funguje, má svého administrátora a nasazují se zde bezpečnostní aktualizace, ještě neznamená, že takový systém pracuje ideálně. I když se jedná o náklady navíc, specialisté z ERP Focus doporučují každoročně nechat ERP systém projít něčím na způsob technické kontroly. Alespoň ve větších podnicích a pokud se v blízké budoucnosti nechystá větší upgrade nebo přechod na jiné řešení.
Důvody? I když byl ERP systém implementován s dostatečnou odborností, během každého roku došlo ke změnám. Aktualizace se obvykle týkají jak ERP systému, tak i jiných řešení. „Technická kontrola“, tak, jak se zde popisuje, nemá za cíl dát nějaký štempl ve smyslu, že vše je v pořádku (to předpokládáme, že opravdu je), ale spíše zpřístupnit nové funkcionality. Systém toho oproti době nasazení může dělat víc.
V době implementace ERP systému mají firmy často navíc spíše minimální požadavky a chtějí vyřešit nějaké aktuální problémy, to, co neumělo dosavadní řešení. Výsledkem jsou požadavky ve stylu „hlavně, aby fungovalo to a to“. Po dvou letech provozu se už vyplatí vyhlížet dále a zkusit, zda implementace nemohla být pojata ambiciózněji a zda ERP neumožňuje i něco dalšího. Na co už nezbyly třeba peníze v rozpočtu na původní projekt? Co už se při implementaci nestihlo kvůli délce projektu? Co by mezitím uvítali uživatelé (nové možnosti uživatelského rozhraní, přístup z více typů přístrojů…)? Navíc se oproti implementaci mohlo i nějak proměnit podnikání firmy; systém nějak funguje i v nových podmínkách (jinak by nikdo neváhal a konzultanti by se už volali), ale nemusí to být ideální. Stačí, aby se určité procesy začaly provádět ve větším měřítku, a už to lze v systému nastavit lépe. Někdy je v nových podmínkách vhodné systém překonfigurovat jako celek, a zvýšit tak např. výkon/dostupnost.
Jsou zde i další důvody pro pravidelnou „kontrolu“ (termín „audit“ by ovšem také musel být v uvozovkách). Během užívání systému se mohly objevit chyby, respektive se začaly používají ne zrovna osvědčené postupy a již se stihly stát normou. Z úrovně managementu je velmi těžké si podobného problému všimnout. K tvrzením konzultantů, s nimiž se spolupracovalo při implementaci, se tímto způsobem získá další, nezávislý pohled. Z tohoto důvodu by konzultaci k ERP neměla poskytovat firma, která systém implementovala. Ta nakonec může mít tendenci hájit svou původní práci a spíše tvrdit, že vše je v pořádku.
Pokud vyloučíme původní firmu, stojí ještě za zvážení, zda nezkusit sestavit pro účely optimalizace ERP interní tým. Otázkou je, zda firma vůbec má lidi s dostatečnými odbornými znalostmi. Bylo by to samozřejmě levnější, nicméně opět je asi vhodnější zkusit získat nový pohled. Lidé zevnitř vědí mnohem lépe, jak se systém implementoval a jak se používá, nikoliv to, jak by se používat mohl (co přibylo za poslední rok apod.). Samozřejmě i přizvat nového partnera přináší určité problémy, delší dobu může trvat, než se zorientuje v tom, jak funguje příslušná firma, je zde otázka budování důvěry atd. Vhodným řešením je proto zvolit firmu, s niž se již nějak spolupracuje, ovšem nepodílela se na původní implementaci.