O tom, že čas funguje jako nejlepší soudce i arbitr úspěšnosti ve většině lidského konání, je nad vší pochybnost. Bude proto jistě zajímavé zavítat do společnosti Ray Service, a.s., která si pořídila informační systém HELIOS Orange jako jedna z prvních a využívá jej už více než deset let.
Atraktivní výrobní program
Ray Service, a.s. je česká výrobně obchodní společnost se sídlem ve Starém Městě, která poskytuje komplexní řešení v oblasti výroby kabelových svazků, elektromechanických celků, elektronických zařízení a dodávek kabelových komponent. Také se stala renomovaným distributorem řady světových výrobců kabelových komponent – například Souriau a ITT Cannon. Kvalitou výrobků i služeb se Ray Service, a.s. výrazně prosadil na náročném trhu obranné, letecké a průmyslové techniky. V tuzemsku se významně podílí na vývoji a modernizaci techniky Armády České armády. V civilní oblasti dále zaměřuje své aktivity na systémové dodavatele výrobců letadel Airbus, Boeing a Bombardier.
Dvacetiletá úspěšná tradice
„Naše společnost letos slaví dvacet let na trhu,“ připomíná ředitel Jakub Gabriel. „Firmu založil můj otec, původním povoláním pilot. Bylo nás tehdy jen asi pět ve dvou pronajatých místnostech, dnes zaujímá náš provoz rozsáhlé nové moderní objekty na okraji Starého Města. Na počátku jsme se chopili tehdy nové technologie zpracování kabeláže, která byla aktuálním hitem, ale názory na ni nebyly jednoznačné. Čas ukázal, že jsme vsadili na správnou cestu a postupně jsme získávali stále více zakázek. Zákazníky jsme si vždy dokázali udržet a jejich počet během doby rostl. Naší nejlepší reklamou byly pozitivní reference.“
Činnost firmy nyní zahrnuje z osmdesáti procent výrobu a z dvaceti procent distribuci různých komponent. Výroba kabelových svazků činí asi 60 000 kusů za rok, vedle toho musíme zmínit elektromechanické sestavy, řídící jednotky a další položky. Roční obrat skupiny společností činí přibližně 200 milionů Kč.
Optimistická vize budoucnosti
Zmíněné primární výrobní portfolio – systémové kabelové svazky, komplexní elektromechanické sestavy a řídící jednotky především vojenských vozidel, letadel civilních i vojenských – skýtá společnosti i do budoucna dobrý výhled odbytu. Letectví, zvláště civilní, prožívá v současnosti oživení.
„Snažíme se uplatňovat po celé Evropě a zvolna míříme s českými výrobky a českou prací i na další kontinenty – Severní i Jižní Ameriku, Afriku, Asii,“ dodává Gabriel.
„Protože jsme se v uplynulých dvou dekádách u našich zákazníků osvědčili, získávají nás pro své další atraktivní projekty jako je například Airbus A350 nebo Boing 787 Dreamliner. Nyní s nimi zažíváme vstup do sériové výroby. Z našich dnešních asi 130 zaměstnanců by se měl během dvou let stav zvýšit až na 200. I geograficky jsme pro západní Evropu dobře položeni. S tím souvisí také dobré ceny práce odrážející se v komplexní ceně výrobků.“
Bez moderního informačního systému se firma neobejde
Tak jako na počátku vsadila firma na novou technologii, po čase neváhala jako jedna z prvních u nás zavést i nový moderní informační systém. Psal se rok 2003 a byl to systém HELIOS Orange.
*„Před jeho zavedením využívala naše firma různé systémy, které řešily odděleně různé sféry provozu,“* vysvětluje Jakub Gabriel. *„Například účetnictví, logistiku a další – bez možnosti vzájemného propojení. Což nám samozřejmě vadilo. Chtěli jsme informace vyměňovat napříč firmou v jednom informačním systému pokrývajícím všechny oblasti. Což se nám v novém systému postupně podařilo. Dnes už máme vše implementováno v systému Helios Orange. S jedinou výjimkou – správou dokumentace systému řízení jakosti.“*
Implementace
Zavedení nového informačního systému v zaběhnutém provozu firmy bývá často náročnou operací. Zde akce zvládli relativně snadno.
„Systém jsme rozjeli v roce 2003 během vánoc…“ vzpomíná Jakub Gabriel. „Celý tým se během dvou týdnů soustředil na to, aby systém mohl od 1. 1. 2004 běžet. Naštěstí v té době množství dat, která jsme chtěli přenést do nového systému, nebylo tak velké. Později se data postupně doplňovala a nabíhala. Organizace, informace, všechny položky skladové, vyráběné dílce atd. Něco se dalo exportovat z Excelu. Spousta věcí tu byla ještě v plenkách, takže nám velmi pomohlo, že jsme systém zavedli brzo a mohl se postupně rozvíjet s rozvojem firmy. Hodně funkcí je v něm upraveno s ohledem na naše specifika.“
Celý holding v jednom systému
Jedna z úprav byla zásadní. Ray Service, a.s. nyní funguje ve formě holdingu několika firem. Jak postupně vznikaly, byly vybavovány samostatnými systémy Helios Orange. Tím ovšem vznikl nemalý problém. Jakub Gabriel vysvětluje:
„Protože tyto holdingové firmy řídí stejní lidé, působilo jim potíž sledovat paralelně několik systémů HELIOS Orange. Proto ve spolupráci s Asseco Solution byla vyvinuta varianta HELIOS Multi Orange, která je schopná přehledně spravovat více firem najednou. V základním systému Helios Orange máme nyní kromě účetnictví vše: CRM, technickou přípravu výroby, samotnou výrobu, expedici, nákup atd. Na začátku při zakládání zakázky pouze definujeme, která z našich firem bude jejím nositelem. To nám značně pomohlo při rozvoji plného a racionálního využívání informačního systému v celé naší společnosti, ve všech jejích firmách.“
Plánování, logistika, prodej
I když tyto oblasti jsou v oboru činnosti této firmy značně specifické, význam kvalitního informačního systému i zde je nezanedbatelný.
„My ve finále prodáváme nevelký balík asi 50×100 cm vážící 15 kg, denně jich odchází přibližně padesát. Takže tady se nedá logistika nějak výrazně optimalizovat,“ uvádí Gabriel. „Plánování výroby podobně – jde převážně o manuální práci, strojů máme jen omezený počet v přípravě výroby a ve výstupu. HELIOS Orange umí velmi zajímavě plánovat strojní kapacity i ve velkých objemech, čehož bohužel můžeme využít jen v rámci našich kapacit.“
Jiné je to ale ve sféře prodeje:
„Kompletní data nám hodně pomáhají právě zde, kde jsme dotvořili do pokročilé podoby CRM systém. Za posledních deset let máme přesně zachycený vývoj jednání se zákazníky, úspěšnosti nabídek, tržby atd. Díky tomu jsme schopni kvalitně plánovat do dalších let – tržby, nové zákazníky, nabídky stávajícím a podobně. Což nám dává dobrý výhled do budoucího úspěšného fungování společnosti,“ uzavírá Gabriel.
Produktivita práce pod drobnohledem
Systém HELIOS Orange výrazně zkvalitnil i tuto důležitou oblast řízení společnosti. „Zavedli jsme v jeho rámci systém čárových kódů, který eviduje vše od vstupu materiálu do firmy. Generujeme šarže jednotlivých příjemek, naskladnění, vyskladnění,“ říká Gabriel. „V dalším systému čárových kódů sledujeme efektivitu práce jednotlivých zaměstnanců. Vykazují jejich prostřednictvím svůj produktivní čas na dané zakázce. My tak přiřazujeme k zakázkám náklady a na druhou stranu hlídáme zaměstnance, zda pracují, jak potřebujeme. Výrobu máme rozdělenou na sedm hlavních výrobních fází, kde zaměstnanci deklarují svůj odpracovaný čas. Tím se k jednotlivým fázím přiřazují náklady. Když vše ve finále sečteme, jsme schopni udělat po uzavření každé výrobní zakázky zpětné přezkoumání, kde posoudíme realitu oproti plánu, který jsme vytvořili – a za který jsme produkt prodali zákazníkovi. Jsme schopni mít globální přehled, zda to, co tvrdíme zákazníkům a sami sobě na začátku zakázek, je pravda a jestli na konci výrobního procesu dostáváme kladný či záporný výsledek. Toto samozřejmě dále navazuje na systém odměňování pracovníků. Získané údaje se odrážejí ve mzdových parametrech a konečné výši výplaty. Mohu říci, že se jedná o velice účinný nástroj – lidé vědí, že bojují sami za sebe a mají možnost dosáhnout nadprůměrných výsledků a tím i nadprůměrné mzdy. Pokud ovšem něco dělají chybně, výplata je jim příslušně krácena. Zde HELIOS Orange opravdu výrazně přispěl ke zvýšení produktivity práce.“
Přehled o výrobě a kvalitě
V rámci jednotlivých výrobních fází informační systém monitoruje, kde se daný produkt nachází, kdo a jak na něm aktuálně pracuje. Tento online přehled se využívá částečně, protože celý proces se plánuje dopředu v rámci zkoumání zakázky. Ví se přesně, kdy se výrobek začne vyrábět, jakou má normu na výrobu, kdy bude ukončený, zkontrolovaný, expedovaný. Pokud ovšem dojde v jakékoliv fázi k nějaké změně, projedná se se zákazníkem, zakázka se přeplánuje a následně upraví.
HELIOS Orange také napomáhá v odhalování chybovosti.
„Funguje tu systém řízení neshod,“ uvádí Jakub Gabriel. „Hodnotíme příjem zboží: kvalitu, včasnost, úplnost – a zaznamenáváme do systému. Jsme schopni řídit dodavatele, dávat jim zpětnou vazbu, také i hodnotit, který z dodavatelů je kvalitní a vhodný pro další spolupráci. Dál evidujeme jakékoliv neshody na začátku při vstupní kontrole, poté také případně neshody ve výrobě. Tím vším získáváme informace pro to, aby se nám dařilo celkově zvyšovat kvalitu našich produktů. Nástroje Helios Orange i v tomto směru velmi dobře fungují.“
Controlling
V HELIOS Orange mohou daní pracovníci provádět zpětné přezkoumání zakázek, plánování všech finančních výdajů i rozpočtování.
„To je v systému rozpracované velice dobře,“ chválí Jakub Gabriel. „Data se zobrazují do jednotlivých grafů, rozpadů na oddělení, na jednotlivé kontace. Tím máme k dispozici velice dobrý prostředek k řízení firmy jak už v rámci plánování, tak zpětných přezkoumání jednotlivých kvartálů, pololetí a let. To je velké pozitivum.“
Helios Orange podpoří další rozvoj firmy
Vedení firmy Ray Service, a.s. v současnosti považuje Helios Orange hlediska dalšího rozšiřování společnosti za dostatečně potenciální minimálně pro dalších pět let a pro růst produkce v rozmezí 40 – 50 procent.
„Náš informační systém zlepšujeme prakticky neustále podle aktuálních potřeb. V tomto je naše vazba s dodavatelem Asseco Solutions a.s. velmi úzká a rychlá. Přinesli jsme také řadu námětů a nápadů, v čem by nám mohl HELIOS Orange sloužit ještě lépe a jednali o nich,“ dodává ředitel Jakub Gabriel.
Přínosy
Ředitel Jakub Gabriel závěrem shrnuje hodnocení Informačního systému ve své firmě těmito slovy:
„Jak bylo zmíněno, jsme jedna z mála firem, které provozují HELIOS Orange asi nejdéle v České republice – od roku 2003. Je cenné, že díky tomu v něm máme za více než dekádu shromážděné zajímavé informace, které nám názorně ukazují vývoj ve všech oblastech života firmy. Uvést číselně přesně, kolik nám informační systém Helios Orange přinesl úspor v penězích, lidech nebo v efektivitě firmy dost dobře nejde. Především proto, že rychlý růst firmy v tomto období rychle měnil i srovnávací měřítka. Myslím ale, že jednotlivá pozitiva již zmíněná v souvislosti s různými sférami fungování informačního systému HELIOS Orange, hovoří jasně o jeho výrazném a zásadním přínosu pro denní provoz i dlouhodobý rozvoj společnosti Ray Service, a.s.“