Velké i malé firmy se dnes snaží šetřit. Snaží se zefektivnit chod všech svých procesů, nasazují moderní informační systémy, které dokáží podchytit doslova každou korunu, nebo jednoduše škrtají náklady. Jednu z oblastí s velkým prostorem pro úspory představují tiskové náklady. Víte, jak je snížit?
Prvním krokem na cestě k efektivnějšímu tisku by měla být kontrola stavu tiskových zařízení ve firmě, protože pokud jsou tiskárny příliš staré, pak jsou často náklady na jejich údržbu nebo opravy neúnosně velké. Vhodným způsobem řešení je také přebudování tiskového prostředí a nahrazení lokálních tiskáren výkonnými multifunkčními zařízeními, která jsou sdílena více uživateli a jejichž provozní náklady jsou řádově nižší než u osobních tiskáren.
Podle čeho vybírat
Kritéria pro výběr tiskového zařízení se přitom liší podle oboru podnikání a velikosti každé firmy. Proto je před samotným výběrem konkrétní tiskárny důležité, aby každá firma důkladně propočítala své náklady na tisk a zanalyzovala skutečné tiskové potřeby. Volbou vhodné tiskárny lze totiž ušetřit nemalé peníze. Častou chybou při pořizování nových zařízení je, že podniky často volí zařízení s co nejnižší pořizovací cenou a už nepřemýšlejí o celkových nákladech na vlastnictví tiskárny, do kterých se započítávají náklady na spotřební materiál, na výměnu komponentů a servis.
Nejjednodušším, i když ne zcela přesným způsobem, jak provozní náklady tiskárny zjistit je podělit cenu a životnost spotřebního materiálu (běžně toneru a tiskového válce), což firmě poskytne obecnou představu o provozních nákladech. Pokud však chce organizace docílit skutečných úspor času, finančních prostředků a zvýšit celkovou efektivitu, měla by analýzu stávajícího stavu tiskového prostředí svěřit do rukou specializované firmy. Ta dokáže zpracovat návrh nového řešení tak, aby přineslo úsporu až v desítkách procent.
Řízení tiskových úloh
Tisková zařízení a jejich využití v rámci organizace je dále vhodné nějakým způsobem řídit. Základem je monitoring tiskových úloh, kdy se sleduje, kdo, co a v jakém objemu tiskne.
Správu, zabezpečení a monitoring tiskových úloh jsou schopna zajistit specializovaná tisková řešení. Většinou se jedná o kompletní a přehledné systémy, které sledují a účtují tiskové i kopírované úlohy, umožňují zabezpečený, odložený či opakovaný tisk nebo automatickou modifikaci tiskové úlohy. Řešení umí sledovat náklady na tisk a jejich rozložení podle jednotlivých uživatelů a tiskových zařízení. Díky velice podrobné historii je možné dohledat s přesností na minuty, kdy který uživatel tiskl na konkrétním zařízení. Řešení také poskytují přehled o přetěžování, nebo naopak nevytížení tiskových zařízeních, na jehož základě se dají efektivněji rozmístit jednotlivá tisková zařízení.
Při výběru vhodného tiskového softwaru je důležité si uvědomit a dobře si rozmyslet, co skutečně potřebuji, co mi práci ulehčí, zefektivní a urychlí. Není vždy pravdou, že čím více funkcí, tím lépe. Tiskové řešení musí být univerzální a použitelné na stávajících zařízeních, nemělo by zákazníka nutit investovat do nákupu zařízení nových. Dále musí být cenově dostupné, jeho nasazením by měl zákazník dosáhnout úspor, které by zcela, nebo alespoň částečně, pokryly náklady na pořízení tiskového řešení. V neposlední řadě by takové řešení mělo podporovat i komunikaci ve zvoleném jazyce.
Bezpečnost
Pokročilejší systémy pro správu a řízení tisku by měly kromě řešení základních požadavků nabízet i ochranu a zabezpečení dat, která bývá řešena pomocí speciálních terminálů, které slouží k identifikaci uživatele a fyzické vytištění dat dovolí až v okamžiku, kdy je uživatel úspěšně identifikován.
Moderní tisková řešení by dále měla být schopna zajistit úsporu prostředků vynaložených na provoz tiskových zařízení, větší pohodlí při obsluze a úsporu času zaměstnanců, sledování stavu spotřebního materiálu a jeho automatické objednávání, on-line kontrolu funkčnosti jednotlivých tiskových zařízení a objednávání požadovaných servisních úkonů, rozložení objemných tisků na více zařízení popř. přesměrování tisku na jiné zařízení v důsledku výpadku.
Systém by měl také nepřetržitě sledovat technický stav tiskových zařízení, zajišťovat jejich průběžnou údržbu a v případě poruchy či potřeby pravidelného čistění stroje vytvořit automaticky objednávku na servisní práce a zároveň informovat odpovědnou osobu o potížích na zařízení. Všechny servisní zásahy by měl také systém vést v evidenci, a pomáhat tím zajišťovat dodržování termínů servisních smluv, čímž dochází ke snížení rizika penalizace. Automaticky také shromažďuje a kontroluje správnost dat pro fakturaci, díky čemuž odpadá množství nežádoucí komunikace, upomínání a ručního přepisování.
Neuvěřitelných 60 %
Na základě zkušeností je možné konstatovat, že nasazením vhodného řešení pro management tiskáren a tiskových úloh lze snížit náklady na tisk až o 20 procent bez jakýchkoliv investic do nových zařízení, nebo drahých tiskových řešení. Optimalizací používaných zařízení je možné v určitých tiskových prostředích dosáhnout úspory až 30 % a další úspory může přinést vhodná forma financování a servisního kontraktu. Několika jednoduchými kroky lze tedy omezit výdaje na tiskové služby až o 60 %, samozřejmě v závislosti na výchozím stavu.
Nezapomínejte na ekologii
Stále významnějším aspektem při snižování tiskových nákladů je ten ekologický. Většina výrobců již dnes přichází s moderními technologiemi, které ekologii zohledňují. Může jít například o využívání komponent s dlouhou životností, jako jsou tiskové válce z amorfního křemíku, které není třeba během životního cyklu tiskových zařízení vůbec vyměňovat. Tiskárny s touto technologií produkují až o 85 % méně odpadu než běžné systémy a úspory jsou rovněž nezanedbatelné. Dalším podobným příkladem můžou být i tonery obsahující 30 procent složek založených na rostlinné bázi – tzv. biomasy. Tyto tonery jsou ve srovnání s výrobou konvenčních tonerů výjimečné především nízkým množstvím emisí CO2 při výrobě i likvidaci.
Autor je ISS Project Managerem ve společnosti Janus.