Devět z deseti zpráv elektronické pošty je podle globálních statistik spam, který se dá relativně snadno odfiltrovat. Ani s vyřizováním a zpracování zbytku e-mailů ale není úplně snadné si efektivně poradit. Je dobré si připomenout pár osvědčených triků, které s tím mohou pomoci.
Vyhrazený čas
Nestaňte se otrokem nekončícího přívalu novinek v inboxu. Je dobré si na vyřizování e-mailů vyhradit v rozvrhu určitý pevně daný čas jednou nebo dvakrát denně. Třeba po polední pauze nebo na závěr dne. Když neustále nepřeskakujete od elektronické pošty k dalším činnostem a zpátky, budete mnohem soustředěnější a výkonnější.
Vždy ve střehu
Asi nikdo se nevyhne korespondenci, vyžadující rychlou odpověď. I pro tyto případy ale stačí zkontrolovat e-maily jednou za hodinu, v odůvodněných případech jednou za půl hodiny. Pokud od vás někdo potřebuje skutečně okamžitou odezvu v řádu minut, stejně zpravidla zvolí jiný způsob komunikace. Při každé průběžné kontrole ale odpovídejte pouze na opravdu urgentní věci, běžnou korespondenci si nechte na čas vyhrazený „poštovnímu úřadu“.
S chladnou hlavou
Úspěch při efektivním zápase s e-maily zajistí mimo jiné, pokud dokážete rozpoznat, který z „naléhavých“ dopisů je skutečně naléhavý a který naopak může pár hodin počkat. Podle praktických zkušeností čím větší odstup od nové informace máte, tím komplexnější pohled na celý problém získáte. Často k vám mohou doputovat i další související informace a výsledkem bude mnohem kvalitnější odezva z vaší strany než bleskové odepsání bez rozmyslu. A proč to nepřiznat, existují a vždycky budou existovat i záležitosti, které se během určité doby vyřeší jaksi samospádem bez vaší účasti a to opět šetří čas i energii.
Otevírací doba
Účinnou psychologickou fintou je mimo pravidelné kontroly došlé pošty příslušnou aplikaci buď ukončovat, nebo alespoň potlačit oznámení o nových e-mailech. Vzrůstající číslo lákavých novinek záhadného obsahu dokáže málokdo ukázněně ignorovat až do dalšího termínu a soustředit se plně na jiné záležitosti.
Zrno od plev
Okamžité vstupní roztřídění e-mailů při probírání se novou poštou pomůže v orientaci při další práci s nimi. Dobrým způsobem je zvolit dělení podle důležitosti a zamýšleného způsobu reakce. Stačí si vytvořit jednoduchý a přehledný systém. V něm by neměla chybět složka pro poštu, vyžadující odpověď ještě týž den. Další kategorií budou e-maily také vyžadující odpověď, ale nikoliv hned, spíš v horizontu několika dnů. Poté přijde na řadu pošta, u které je reakce sice možná, ale nikoliv nutná jako zdvořilá oznámení nevyžádaných pozvánek nebo stručné vyjádření zájmu o danou věc. Takové složce se lze věnovat typicky příležitostně, když vám zbude čas vyměřený na poštovní agendu. Další skupina by se dala označit nápisem Příležitostně přečíst. Pokud už podle hlavičky oprávněně usoudíte, že e-mail neobsahuje nic až tak zajímavého, patří přímo sem. Buď na něj někdy dojde řada, nebo bude po pár týdnech nebo měsících při pravidelném velkém úklidu vymazán. A konečně co s poštou, která byla přečtena, splnila svůj účel nositele informace, ale vy se s ní nechcete pro všechny případy ještě rozloučit? Odsunutí do archivní složky vám dá jistotu, že se k takovému e-mailu můžete v případě potřeby ještě po určitý čas vrátit, ale nebude vám překážet v hlavním inboxu mailového programu.
Vybrané zdroje
Hlad po vědění nás nutí k dobrovolné konzumaci jistého druhu spamu. Stačí si vzpomenout, do kolika seznamů k odběru novinek e-mailem se každý přihlásíme v úvodním nadšení, že právě tohle budou užitečné a zajímavé informace pro náš život. Končí to tak, že ani při nejlepší vůli se nedokážeme záplavou aktualit a odkazů na různé zdroje probrat. Na řadě je rázný postup. Od některých služeb se s lehkým srdcem lze odhlásit rovnou. Kde si nejste jisti, stačí newsletter automaticky přesměrovat do zvláštní složky a nastavit její automatické odmazávání po řádově dvou měsících.