Jak staré jsou podnikové informační systémy českých firem? Využívají speciální software pro řízení vztahů se zákazníky? Na tyto a další otázky odpovídá unikátní marketingový průzkum „Patříte ke společnostem se sofistikovaným IT?“, který letos na podzim provedla firma Infinity a.s. Zúčastnilo se ho 239 středně velkých a velkých společností, především z oblasti výroby a farmacie.
Výsledky průzkumu poukazují na poměrnou zastaralost IT v českých firmách, ale i na chuť investovat do nových, sofistikovanějších řešení. Podívejme se na ně nyní konkrétněji.
Jak ERP (Enterprise Resource Planning, čili podnikový informační systém), tak CRM (Customer Relationship Management, čili řízení vztahů se zákazníky) patří mezi systémy, které pokud nejsou vyloženě nezbytné, minimálně výrazně usnadňují práci společnosti a zpříjemňují uživatelské prostředí jejího IT. U ERP je situace uspokojivá: pouze 3 % oslovených firem jej při své práci nevyužívají. Velká příležitost jak pro rozvoj samotných firem, tak pro dodavatele IT řešení, tkví u nás naopak v oblasti CRM systémů, se kterými pracuje pouhých 40 % společností. Nejčastějším poskytovatelem je pak v obou případech německý SAP, jeho ERP využívá přibližně třetina a jeho CRM 16 % českých společností.
Přes deset let staré systémy
Téměř 60 % českých firem využívá podnikový informační systém starší než 7 let, nadpoloviční většina z tohoto počtu s ním dokonce funguje již druhou dekádu. „Životnost těchto řešení a tehdy použitých technologií už většinou dosáhla svého vrcholu. To si uvědomují i výrobci ERP řešení a snaží se jednotlivé verze přizpůsobit aktuálním požadavkům trhu a moderním technologickým trendům. Dříve firmy pořizovaly nové ERP systémy především z důvodu vykazování účetnictví, mezd, evidence zásob, či plánování výroby.
To samozřejmě pořád platí, nicméně výrazně se změnily současné potřeby firem. Budují a zkvalitňují se vztahy se zákazníky, důraz je kladen na workflow či správu dokumentů a na manažerský informační systém. Na ERP systém je nyní nahlíženo jako na nástroj, který zabezpečuje základní činnosti podniku, ale zároveň dokáže integrovat například formou personalizovaného portálu i další specializované aplikace, které společnost využívá, např. mzdy, či CAD systémy,“ říká Petr Macák, ředitel divize Podnikových aplikací v Infinity.
Přesto se počet firem, které se chystají své IT v nejbližší době obměnit, pohybuje v řádech pouhých jednotek procent.
„Výměna stávajícího ERP může být velmi bolestivá, pokud se však provede správně, otevírá fakticky neomezené možnosti rozvoje firmy. Základem úspěchu bezproblémového přechodu na nový ERP je kromě dobré přípravy, procesní analýzy a úplných funkčních specifikací i výběr silného a zkušeného implementačního partnera. Takového, který poskytuje nejen implementaci ERP, ale také má znalost navazujících speciálních aplikací a především je schopen poskytovat i následnou
kvalitní podporu komplexního řešení,“ radí Macák.
Kromě toho, jak už bylo řečeno, nadpoloviční většina společností nepoužívá žádný systém pro řízení vztahů se zákazníky i přesto, že tento pomáhá předvídat a chápat potřeby zákazníků a výrazně usnadňuje oboustrannou komunikaci mezi firmou a jejím klientem.
Správa dokumentů
Jsou ale i oblasti IT, na které už dnes české společnosti slyší, a do kterých mají v plánu poměrně rozsáhle investovat. Jde především o DMS (Document Management System, čili systém správy dokumentů), který si chce pořídit více než třetina oslovených firem. Od zavedení tohoto systému si společnosti oprávněně slibují výrazné zlepšení interních procesů. K tomu samozřejmě po implementaci dojde, protože DMS centralizuje firemní data, zprůchodňuje workflow a mimo jiné umožňuje snadné sledování a upravování dokumentů ve všech fázích jejich existence.
Na druhém místě plánovaných zlepšení se pak umístil systém pro reportování výsledků BI (Business Intelligence), který chce zavést 12 % společností. Ten poskytuje managementu pohodlný přehled o klíčových ukazatelích podniku a dalších důležitých informacích, nutných pro podporu řízení a rozhodování.
Co firmy vyžadují
Jak zaměstnance interních IT oddělení, tak koncové zákazníky českých společností může těšit, že při výběru ERP/CRM systémů klade největší část z nich (43 %) hlavní důraz na kvalitu produktu, na druhém místě je pak v rozhodovacím procesu cena řešení se 14 %. Co se týče benefitů, které firmy od informačních technologií očekávají, jsou to především optimalizace/snížení nákladů (41 % dotázaných) a zlepšení interních procesů (27 %).
Kdy tedy nastává chvíle stávající systémy obměnit? Podle Macáka je čas upgradovat starý, či implementovat nový systém ve chvíli, kdy se firmě rozšíří interní procesy a nabere potenciál k růstu. Nejčastějšími důvody k tomuto kroku jsou pak omezená funkčnost stávajícího systému, pomalá odezva, či zastaralé databázové technologie.
„Například ERP systém MS Dynamics AX 2012 obsahuje oproti původní verzi AX 2009 specifické moduly pro Procesní výrobu, Profesionální služby, Retail a Veřejný sektor. A to mluvím o rozmezí pouhých 3 let,“ dodává k tomu Macák.
Závěr
Obecně lze tedy říct, že pokud implementátor nabídne produkt s jasně danými výhodami, zárukou kvalitního řešení i servisu a zajímavou cenou, může mu to dveře do českých společností otevřít. Je to výzva a kdo se jí úspěšně zhostí, má šanci vnést čerstvý vítr do lehce stagnující oblasti tuzemského firemního IT.