Multifunkční tiskárny v kancelářích neslouží už jen k tisku, kopírování a skenování. Chytré technologie a propojení s dalšími systémy z nich dělají vstupní bránu pro digitalizaci papírových dokumentů do automaticky zpracovatelné elektronické podoby. Dobrou zprávou je, že někteří z výrobců také postupně přenášejí robustnost, výkonnost a funkce, dříve dostupné pouze u velkých A3 zařízení do segmentu relativně kompaktních zařízení pro formát A4. A v tom se tiskne drtivá většina kancelářských dokumentů.
Z běžného tisku, kopírování a skenování se postupně přechází k efektivní práci s dokumenty, především k jejich zpracování a bezpečnému uložení, což platí už i pro malé firmy. Z multifunkcí, především těch „chytrých“, se podle Radka Cinádra ze společnosti OKI stávají díky skenerům v mnohem větší míře zařízeními pro vstup nestrukturovaných informací do firemního prostředí: „Díky možnostem moderních OCR aplikací lze totiž skenované dokumenty snadno převádět do plně prohledávatelných PDF souborů nebo do editovatelné textové podoby, kdy pak lze s textem dále pracovat, prohledávat jej a archivovat.“
Výrobci se podle Václava Dvorského ze společnosti Janus, která dováží značku Kyocera, soustředí na vylepšení a rozšíření funkcionalit tiskáren a multifunkcí hlavně v oblasti zabezpečení tiskových úloh, podpory mobilního tisku či přizpůsobení dle požadavků firmy. Již samozřejmostí je podle něj další zvyšování rychlosti tisku, kopírování a skenování.
S tím nesouhlasí Martin Lucký ze společnosti Epson: „Trendem poslední doby je stále častější nasazování inkoustových zařízení v kancelářském prostředí. Je to snadno viditelné na rostoucích číslech prodejů inkoustových zařízení ve srovnání se stagnujícími prodeji laserových tiskáren.“ Mezi žádané funkce patří podle jeho slov tisk z chytrých zařízení, cloud, přímý tisk z Wi-Fi a bez ovladačů.
Jindřich Balogh ze společnosti Brother považuje za hlavní trend snižování nákladů na tisk a mobilní tisk, tedy tisk z mobilních zařízení bez potřeby instalovat jakýkoli software: „Zaměstnanci mají dnes velmi variabilní pracovní náplň, hodně cestují a tyto funkce jim hodně šetří čas.“ Další požadavek související s mobilitou zaměstnanců je využívání cloudových úložišť a možnosti skenovat na ně a také tisknout „kdykoli a kdekoli“.
Dnes už přitom jednoznačně dominuje barevný tisk. „Cenový rozdíl mezi barevnou a černobílou multifunkční tiskárnou je minimální, takže pro všeobecné kancelářské použití dnes volí většina zákazníků možnost barevného tisku,“ říká Pavel Štěpán ze společnosti Konica Minolta. Do budoucna podle něj zůstanou černobílé tiskárny pouze pro některé specializované úlohy – podobně, jako dříve rozšířené jehličkové tiskárny. O „comeback“ se prý snaží také inkoustové tiskárny, ale rozpíjení na běžném papíru a další omezení této technologie podle Pavla Štěpána stále nejsou dořešena tak dobře, aby šlo o bezproblémové řešení pro komerční sektor.
Digitalizace
„Poptávka je vysoká a objem skenování a digitalizace trvale roste,“ říká o nárůstu objemu digitalizace dokumentů Pavel Štěpán. Důvody jsou podle něj především pragmatické – elektronický dokument se jen tak neztratí a jeho zpracování je rychlejší a efektivnější, archivace levnější.
Mnohé firmy totiž pokládají za důležité optimalizovat stávající procesy prostřednictvím DMS systémů, které řízením oběhu dokumentů jednoznačně zvýší efektivitu, dohledatelnost a bezpečnost firemních dat. „Prakticky až při zavedení DMS firma zjistí, jak je s daty nakládáno, kdo k nim má přístup, kolik zbytečných duplicit se nachází v úložištích a jak jsou její zavedené pracovní procesy efektivní,“ říká Václav Dvorský.
Podle Martina Luckého se v současné době objem skenovaných dokumentů stabilizoval a pokud vykazuje růst tak jen mírný. „Řada uživatelů totiž zjistila, že naskenovaný obraz je potřeba dále zpracovat.“ Roste tak podle něj množství „inteligentně“ naskenovaných dokumentů, kdy při pořízení obrazu je vytěžena informace a je dále použita nejen pro uchování v DMS systémech.
Převod informací z papírových dokumentů do elektronické podoby, se kterou lze dále pracovat s mnohonásobně větší efektivitou, zajímá podle Radka Cinádra i střední a malé firmy: „Nejvhodnější vstupenkou pro ně jsou pak robustní multifunkční tiskárny vybavené skenerem, OCR technologií pro automatické rozpoznání textu a síťovým připojením s jednoduchou možností napojení na zařízení pro ukládání elektronických dokumentů. Cena takového základního řešení pro profesionální použití v malé firmě může začínat na zhruba 15 tisících korunách.“
Výběr zařízení
Podle názoru Václava Dvorského by multifunkci pro firemní použití neměl laik samostatně vybírat. Vždy by se měl poradit minimálně se svým IT manažerem, případně odborníkem, který má tiskový park v kompetenci: „Každopádně doporučuji vybírat z tzv. chytrých multifunkcí, které budou jak hardwarově, tak i softwarově splňovat požadavky i s ohledem na budoucnost.“
Parametrů výběru je totiž hodně a pro laika je jejich vyhodnocení složité. „Nejvhodnější je probrat potřeby firmy s odborným konzultantem, ten se bude v první řadě zajímat o objemy tisku, což se dá se odhadnout třeba podle nákupů papíru, dále o postupy tisku, tedy zda se tisknou faktury nebo grafické prospekty a také o rozmístění pracovníků,“ vyjmenovává Pavel Štěpán.
Výběr firemní multifunkce by měl podle Martina Luckého začít přesným určením účelu. „Základem by tak měla být třeba jen laická analýza používání a požadovaných funkcí. Pokud si uživatel není jistý požadovanou kvalitou, doporučil bych také testovací výtisky na nejčastěji používaných materiálech. Poté co uživatel posoudí účel, měl by se soustředit na celkovou cenu za dobu používání,“ radí Martin Lucký.
S tím souhlasí také Jindřich Balogh, podle kterého musí zákazník především odhadnout objem tisku a požadavky na další funkce: „Klíčové jsou celkové náklady na vlastnictví a nikoli počáteční cena. Čím větší je objem tisku, tím jsou dominantnější tiskové náklady proti pořizovací ceně stroje.“
„Nejdůležitější roli při rozhodování často stále ještě hraje pořizovací cena zařízení, ač mnohem důležitější jsou celkové provozní náklady TCO, zejména v kontextu požadovaných provozních parametrů,“ upozorňuje Radek Cinádr. Nejčastější chybou při nákupu kancelářských tiskáren je podle něj výběr nevhodného typu nebo spíše kategorie tiskárny z hlediska objemu tisku nebo skenování. Obecně podle Radka Cinádra platí jednoduché pravidlo – čím menší tiskárna, tím dražší provoz.