Ani ve světě filtrů, štítků a strojového učení se neztrácí klíčová role schopnosti zcela ignorovat to, co člověk nepovažuje za klíčové/důležité. I když na manažerských pozicích znamená produktivita něco trochu jiného než u pásu, stále jde o hlavní kritérium úspěšnosti. Na MIT Sloan School of Management se v rámci rozsáhlého průzkumu soustředili na to, co je základem manažerské produktivity.
Do studie (Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours) se zapojilo asi 20 000 osob po celém světě, i když z toho asi polovina byla jen ze Severní Ameriky. Jak tedy produktivitu maximalizovat a zvládnout toho co nejvíc? Ani den manažera nemá víc než 24 hodin a navíc ne nutně platí, že kdo práci věnuje více času, dosahuje lepších výsledků (trochu překvapení: nejusilovněji mají pracovat manažeři z USA, člověk by čekal spíše Japonsko a další východoasijské země). Některé další výsledky studie jsou celkem triviální, důležité je si umět stanovovat priority, umět rozdělovat velké projekty na dílčí kroky a delegovat práci na podřízené.
Produktivita nepřímo odpovídala délce pracovních schůzek/porad.
Produktivita nepřímo odpovídala délce pracovních schůzek/porad. Efektivní porady jsou krátké za účasti jen několika lidí a s jasně definovanými tématy a výstupy typu „ty máš udělat tohle“ (což se ví, přesto ale se ale konají nekonečné porady pro různá oddělení a „brainstormingy“, kde všichni musejí ztrácet čas tím, jak se plácá páté přes deváté nebo někdo všechny poučuje o firemních hodnotách). Porady delší než 90 minut by měly být zakázány zcela. Mimochodem, efektivněji schůzovat podle průzkumu dokáží ženy, muži se zase dokáží lépe vyrovnat se záplavou informací.
Čímž se dostáváme k otázce v titulku. Hlavním pracovním nástrojem řízení je e-mail, stejně tak ale platí, že ten dokáže podobně jako porady uzmout prakticky veškerý čas a člověk pak nedělá nic jiného. Úspěšní/produktivní manažeři při práci s e-mailem pracují způsobem poněkud odlišným od zbytku populace. Tak jako neprospívá se stále koukat na mobil nebo na akciové indexy nebo na cokoliv jiného, i nově došlé e-maily má smysl kontrolovat pouze v určitých intervalech. Samozřejmě to jako u všeho závisí na okolnostech, ale produktivní manažeři to dělají za 1-2 hodiny, běžní lidé klidně každých 3-5 minut. Ještě důležitější je vůbec nečíst všechny e-maily, ale 60-80 % zcela ignorovat (stačí sledovat odesilatele a předmět, i když význam zde mají i speciální nástroje/filtry, které by se snažily třídit e-maily na důležité a nedůležité za člověka, má smysl snažit se tyto nástroje učit nebo využívat štítky, hlavní ale přece jen je umět ignorovat jen na základě odesilatele a předmětu, de facto umět rychle posuzovat, ba i „odsuzovat“ – do zapomnění).
e-maily, které se člověk rozhodne vyřídit, má pokud možno vyřídit hned
A zejména klíčové má být následující: e-maily, které se člověk rozhodne vyřídit, má pokud možno vyřídit hned. Pokud si je jen označí s tím, že se k nim dostane později, bude ztrácet další čas tím, aby je znovu našel, eventuálně na ně zapomene. Buď řešit hned, nebo zcela nechat být. (Naopak závislost samozřejmě nefunguje: Ne každý, kdo ignoruje většinu došlých e-mailů, samozřejmě pracuje efektivně a je/stane se úspěšným manažerem.)
Pro prakticky veškeré zadávané úkoly mají být definovány metriky, dle nichž se bude posuzovat úspěšnost. Každý večer nebo noc si produktivní manažeři stanovují hlavní úkoly pro příští den (poznámka: skutečně to tak funguje?). Navíc si ale priority má člověk zopakovat vždy před tím, než začne číst jakýkoliv delší dokument – to aby v něm mohl efektivně přeskakovat nebo ještě jednodušeji přestal číst hned, jakmile usoudí, že o prioritu nejde.