Lepší komunikace se softwarem od IBM

Program Interact III Evropské územní spolupráce dnes komunikuje lépe díky nasazení softwaru od IBM – Notes/Domino, Verse, Connections, Sametime a Forms, který zvolili díky jeho otevřenosti, flexibilitě a podpory nejrozšířenějších platforem – MS Windows, MS Office, Mac OS, iOS a Android.
Přestože posláním programu Interact je zlepšovat komunikaci, výměnu zkušeností a správu znalostí, jeho vnitřní prostředí tomu úplně neodpovídalo.

Výchozí stav

U předchozích programů Interact I a II bylo pořízeno několik různých nástrojů, které však postupně zastaraly. Navíc nebyly nijak integrované, takže ve výsledku spolupráci spíše komplikovaly, než usnadňovaly. Šlo například o:

• starou verzi poštovního serveru Zimbra
• starou verzi Atlassian Confluence wiki
• Basecamp pro práci v projektech
• webové aplikace v Ruby on Rails nad MySQL
• webové aplikace v Java nad Oracle DB

Celkem šlo o 14 serverů (některé virtualizované) běžící na pestré směsici hardwaru a softwaru počínaje německými Windows 2000 z roku 2005 přes několik variant Linuxu a různé open source projekty. Správa takového prostředí po IT i uživatelské stránce byla velice náročná a muselo se na ní podílet několik firem. Zakládání nových uživatelů a přidělování přístupových práv, jakož i řešení veškerých incidentů bylo velice nepřehledné.

Potřeba vedení programu Interact

Vedení programu Interact požadovalo kompletně vyřadit stávající sadu nástrojů a nahradit je jednou ucelenou platformou. Kromě toho měla nová platforma potlačit neefektivní e-mailovou spolupráci a nahradit ji modernějšími formami komunikace a spolupráce na bázi podnikových sociálních sítí (ESN).

Výběrové řízení

Proto Interact, resp. jeho hostitelská organizace Bratislavský samosprávný kraj, vypsal na základě studie od renomované konzultační firmy v roce 2015 veřejné výběrové řízení, do kterého se přihlásil i Whitesoft společně s IBM Slovensko. V roce 2016 potom na Slovensku proběhl tendr a na základě jeho výsledku projekt získala IBM jako hlavní dodavatel a Whitesoft jako subdodavatel. Předmětem veřejné soutěže bylo pokrytí všech komunikačních potřeb Interact, které byly rozděleny do několika funkčních skupin:

• Kontaktní databáze (obdoba CRM)
• Správa událostí (myšleno konference, semináře a další akce)
• E-mail a kalendář
• Sociální platforma
• Komunikace v reálném čase
• Správa obsahu a projektů (obdoba CMS/DMS)
• Formuláře a průzkumy

Interact požadoval též převzetí stávajících serverů včetně dožití několika klíčových aplikací, migraci části dat a zejména podporu i údržbu celého prostředí po dobu sedmi let. Zadávací dokumentace specifikovala přes 80 funkčních požadavků, přičemž se hodnotily věcné i ekonomické parametry nabízeného řešení. Preferováno bylo řešení postavené na standardní platformě, s minimem zakázkově vyvíjených komponent a s možností bezpečného a spolehlivého provozu v cloudu dodavatele.

Výběr řešení

Hned ze začátku bylo zjevné, že některé specifické požadavky nemůže splnit žádná existující platforma „out of box“. Bylo tedy nutné zkombinovat standardní produkty IBM s několika aplikacemi na míru, a právě zde se ukázala síla softwaru IBM, který díky své otevřenosti a flexibilitě umožnil splnit všechna kritéria.

Jako základ zvolil dodavatel technického řešení, společnost Whitesoft, osvědčenou aplikační platformu IBM Domino, která slouží jako centrální prvek celého řešení. Kromě zpracování elektronické pošty slouží Domino server jako runtime prostředí pro aplikace a spravuje veškeré identity uživatelů včetně autentizace a autorizace. Tím vznikl robustní základ, který „jen tak mimochodem“ vyřešil i většinu požadavků na zabezpečení. Interact nakonec používá tři servery IBM Domino, což vzhledem k výhodnému licencování „Express“ v kombinaci s „Utility“ serverem nepředstavovalo zvýšené finanční nároky. Druhou klíčovou součástí kolaborativní platformy tvoří IBM Connections, které pokrývají většinu scénářů spolupráce, a to pro interní i externí uživatele. Veškeré formy online komunikace (chat a webové schůzky) zajišťuje IBM Sametime. K vytváření průzkumů a webových formulářů slouží IBM Forms.

Pro pohodlnější práci uživatelů vytvořila společnost Whitesoft portálovou stránku s rozcestníkem na jednotlivé moduly a některé servisní komponenty. Všechny implementované moduly fungují ze všech soudobých prohlížečů a mobilních zařízení, mnoho produktů IBM nabízí bohaté možnosti integrace do MS Windows, MS Office, Mac OS, iOS a Android.

Jedním z hlavních modulů je kontaktní databáze, jakési „CRM“ Interact, která obhospodařuje přes 3 000 osob. Ve společnosti Whitesoft ji naprogramovali na míru jako moderní webovou aplikaci (v technologii XPages) s Domino Directory jako backendovou databází. Tím došlo k elegantnímu propojení aplikačních dat a infrastruktury, aniž by bylo nutné vše implementovat od začátku, a zároveň využili výhody zabezpečení platformy Domino.

Modul pro správu událostí (konference, semináře a další akce, které Interact pořádá) byl naprogramován také jako moderní webová aplikace nad aplikačním serverem Domino. Samotná aplikace není zvláště složitá, nicméně obsahuje řadu procesů a business pravidel, včetně různých exportů, generování reportů a notifikací. Tento modul je těsně propojen s kontaktní databází a přebírá i její vzhled a logiku ovládání.

Pro potřeby „Spolupráce v reálném čase“ doporučila společnost Whitesoft standardní řešení IBM Sametime ve verzi Complete, tj. včetně audio-video funkcí a online schůzek. Tento modul je napojen na skupiny uživatelů v kontaktní databázi, což minimalizuje potřeby manuální správy.

Groupwarový modul E-mail a kalendář využívá opět server IBM Domino, nicméně na straně klientů mají uživatelé díky IBM „open client strategy“ na výběr několik možností – IBM Notes, IBM iNotes, moderní IBM Verse, Apple Mail nebo libovolný IMAP klient. Většina uživatelů přecházela z Microsoft Outlooku, což se samozřejmě neobešlo úplně bez připomínek, nicméně nakonec byli všichni spokojeni díky širokým možnostem volby i přizpůsobení klientů, zejména v oblasti kalendářů. V některých kancelářích Interact část uživatelů i nadále používají Microsoft Outlook napojený na IBM Domino z důvodu integrací Outlooku na lokální DMS systémy.

Komunikační řešení IBM Connections pokrylo hravě požadavky na sociální platformu, ve srovnání s Atlassian Confluence tento produkt nabízí řádově více funkcí. IBM Connections výhodně použili i pro modul „Správa obsahu a projektů“. Nástroje jako Komunity a Aktivity poskytují dostatek funkcí i jemnou granularitu k vytvoření požadovaných struktur, a tak se na limity produktu narazilo pouze u některých DMS požadavků, například u finalizace souborů. Vše se však podařilo nakonec vyřešit za použití digitálních asistentů (robotů) WhiteBots, kteří doplnili chybějící funkce IBM Connections.

Posledním funkčním modulem byly Průzkumy a formuláře. Pro něj dodavatel Whitesoft použil jednak průzkumy (Surveys) obsažené v IBM Connections, ke splnění funkcí pro anonymní internetové uživatele pak ve Whitesoftu museli sáhnout po robustnějším nástroji IBM Forms Experience Builder. Tento nástroj totiž umožňuje vytvářet formulářové aplikace o řád složitější, než požadoval Interact, nicméně jeho použití pro základní požadavky je velice jednoduché. V dalším období se předpokládá jeho integrace do ostatních modulů, aby Interact mohl plně využít jeho potenciál.

Kromě výše uvedených a pro uživatele viditelných funkčních modulů se spousta práce odehrála na straně infrastruktury a backendu. Například byl zaveden centrální monitoring všech komponent kolaborativní platformy i převzatých systémů (služba WhiteMON) nebo bylo sjednoceno zálohování všech komponent systému. Implementací adresářové služby Domino LDAP zase Interact získal centrální adresář uživatelů, ke kterému se postupně připojují i další externí systémy. Díky tomu Interact elegantně vyřešil částečně i single-sign-on (SSO) mezi starými a novými aplikacemi. Konsolidací převzatých starších aplikací byla také zjednodušena správa celého systému a zvýšena úroveň jeho zabezpečení.

Postup nasazení

Realizace projektu trvala pouhých šest měsíců, přičemž asi polovinu času zabral vývoj zakázkových aplikací. Pod projektovou supervizí IBM Slovensko pracovalo na projektu osm specialistů z Whitesoftu, dva produktoví specialisté z IBM a jeden externí programátor.

Samotný projekt začal analýzou požadavků a návrhem řešení; během této fáze bylo rozpracováno přes 80 požadavků zadávací dokumentace s ohledem na požadavky Interact a technické možnosti cílové platformy IBM. Zvláštní ohled bylo potřeba vzít na požadavek sedmileté podpory dodaného řešení, protože během tak dlouhé doby jistě dojde ke změnám u některých produktů i evoluci celé produktové řady IBM Collaboration Solutions.

Poté začal paralelně vývoj zakázkových modulů (kontaktní databáze a správa událostí) a instalace infrastruktury. Poslední tři měsíce byly věnovány ověřování aplikací, grafickému přizpůsobení vizuálnímu stylu Interact, dolaďování funkčních vazeb mezi moduly, psaní uživatelské a administrátorské dokumentace a přípravě školení.

Samotným školením byla věnována velká pozornost a jejich objem podstatně navýšen. V srpnu a září 2017 proběhlo školicí turné v kancelářích Interact ve Finsku, Dánsku, Španělsku, Rakousku a Slovensku, kde byla v každé zemi během dvou dnů vyškolena skupina lokálních uživatelů. Poté následovalo ještě několikadenní školení pokročilých uživatelů z jednotlivých kanceláří v Praze a závěrem i administrátorské školení dvou pracovníků Interact.

Posledním krokem byla migrace poštovních schránek uživatelů ze systému Zimbra do IBM Notes/Domino, která zcela bez problémů proběhla v noci na 1.10.2017, kdy systém uveden do produkce. Tím byla implementační fáze projektu úspěšně završena a nová kolaborativní platforma předána zákazníkovi do užívání.

Shrnutí

Díky zkušenostem a profesionalitě všech zúčastněných proběhla implementace nové kolaborativní platformy pro Interact podle plánu v dohodnutém termínu a rozsahu. Přestože šlo o relativně rozsáhlý projekt s mnoha produkty a technologiemi pro organizačně „složitého“ zákazníka, realizace proběhla velice hladce. Komunikace uvnitř společného realizačního týmu Interact-IBM-Whitesoft probíhala pravidelně a plynule. Všechny záležitosti se dařilo průběžně řešit na pravidelných projektových schůzkách nebo na dálku během konferenčních hovorů.

Dodané řešení udělalo na uživatele dobrý dojem svými funkcemi a snadným ovládáním, byť objevováním všech možností dodané platformy mohou strávit mnoho dalších měsíců. První měsíce ostrého provozu neukázaly žádný problém ani v kvalitě, ani v celkovém řešení, v helpdesku se evidují pouze běžné uživatelské záležitosti nebo dotazy. Uživatelé oceňují zejména široké možnosti IBM Connections ve srovnání s dříve používanou Atlassian Confluence wiki nebo diskuzemi v Basecamp. Na podrobné hodnocení je ještě brzy, nicméně hlavní cíle projektu – zefektivnit interní komunikaci, podpořit sdílení a omezit e-maily – byly s jistotou naplněny.

Dostupnost všech komponent systému, který je provozován jako privátní cloudová služba WhiteCloud, přesahuje 99,99 %.

Přínosy nového řešení kolaborační platformy

• Ucelené prostředí a uživatelská přívětivost
• Jednotná správa uživatelů, přístupových práv i celé platformy
• Výhodné licencování (zdarma pro externí uživatele)
• Možnost individuální volby poštovního klienta
• Modularita a široké možnosti nastavení jednotlivých produktů IBM
• Otevřený systém připravený na další rozvoj

Interact III je program Evropské územní spolupráce, jehož cílem je podporovat výměnu zkušeností a zvyšovat efektivitu politiky soudržnosti v rámci přeshraniční a meziregionální spolupráce. Interact poskytuje podporu, poradenství, školení a konzultace v oblasti managementu, financí, školení, komunikace a strategického řízení asi pro 60 dalších agentur EU, celkem asi pro 2 000 osob z celé Evropy. Personálně program zajišťuje kolem 60 pracovníků v pěti pobočkách ve Finsku, Dánsku, Španělsku, Rakousku a na Slovensku.

Společnost Whitesoft je česko-belgická IT firma, která na trhu působí od roku 2000. Zabývá se poměrně širokou škálou činností v oblasti softwaru, hardwaru, komunikací a ICT služeb. Její specialitou jsou řešení postavená na platformě IBM – podnikové aplikace, e-mailová řešení, nástroje pro sdílení informací a spolupráci lidí – která dodáváme zákazníkům v celé ČR i v zahraničí. V několika průmyslových zónách působí jako poskytovatel hlasových a datových služeb. Ze svých regionálních poboček zajišťuje komplexní služby pro malé a střední firmy, a to zejména v oblasti správy IT infrastruktury, telekomunikací, zabezpečení, provozu a vývoje aplikací. Díky svým dlouholetým zkušenostem a neustále rostoucímu firemnímu know-how nabízí v posledních letech i audity, konzultace a poradenství v oblasti rozvoje podnikového IT.