Jak stručně, přehledně a srozumitelně popsat i velmi složitý projekt na jediné stránce? Jak správně určit, co do projektu zahrnout, co je mimo jeho rozsah a koho se týkají potenciální změny? Jak poznat, zda jsou k dispozici potřebné lidské a finanční zdroje?
Na první pohled jde o nelehký úkol, s pomocí metody Logického rámce však snadno proveditelný.
Inspirujte se hrou v šachy
Řízení projektu je jako hra šachu. Při šachové partii máme vymezený herní prostor jasně definovaným herním polem. Figury patří podle barvy do týmů, podle typu mají různé možnosti pohybu a plní specifické úkoly pro dosažení definovaného účelu a cílů. Projekt – stejně jako šachy – má jasné ohraničení, bývá realizovaný pro zájmové skupiny, se specifickými zdroji a v omezeném čase.
Při hraní v šachy se nepochybně hraje lépe při pohledu shora na celé herní pole než z pohledu jednotlivé figurky na šachovnici. Stejné je to s řízením projektů. Je potřeba definovat hranice a pohledem shora získat přehled o situaci a vymyslet způsob dosažení cíle.
Nástěnka projektu
Každý projekt musí odpovídat na otázku proč, za jakým účelem jej realizujeme? Jaké změny dosáhneme? Tedy bezprostřední důvod, proč se do daného projektu pouštíme. Jestliže splníme účel, tedy dosáhneme požadované změny, k dosažení jakého cíle přispějeme? Jednou z metod, jak přehledně zmapovat záměry a očekávání, a uvést je do souvislosti s konkrétními výstupy a činnostmi při realizaci projektu, je metoda Logického rámce.
Postup, s jehož pomocí jsme schopni stručně, přehledně a srozumitelně popsat každý jednotlivý projekt na jednom listu formátu A4.
Kouzlo metody spočívá ve stručnosti a pochopitelnosti, která však není na úkor celistvosti a množství poskytovaných informací.
Principy
Časově do projektového cyklu Logický rámec zapadá do fáze plánování a analýz. Na počátku stojí identifikace problému a hlavní myšlenky projektu. Tato myšlenka by měla být motivem pro řešení problému. Z myšlenky projektu se také specifikují hlavní a vedlejší cíle, které realizátor projektu naplňuje.
Logický rámec je matice. Každá část zobrazuje specifickou podmínku a je logicky svázána s okolními podmínkami. Jestliže jsou všechny podmínky v souladu, logická pravděpodobnost úspěšné realizace projektu je vysoká.
Použitím metody sdružíme podstatné informace týkající se projektu z různých zdrojů a provedených analýz (např. PEST analýza – Politické, ekonomické, sociální a technologické vlivy, SWOT analýza, Cost-Benefit analýza) na jedno místo. Nyní je nám znám účel a cíle projektu, víme s jakými zdroji účel hodláme naplnit, jaké činnosti musíme provést a jaké jsou zúčastněné strany na projektu. Informace máme pohromadě, můžeme je sdílet přijatelnou formou se zúčastněnými stranami.
Sdílení informací
Logický rámec je komunikační nástroj, který slouží nejen uvnitř týmů, ale i mezi vedoucími útvarů, odběrateli, koncovými zákazníky. Dodavatel může, v úzké spolupráci s odběratelem, pomoci s určováním směru vývoje organizace vhodnou definicí projektů. Očekávaná přidaná hodnota dodavatele je lepší orientace na poli technologického vývoje v širším slova smyslu, znalost trendů a disponibilita potřebného know-how pro realizaci toho či onoho projektu.
Pro svou srozumitelnost a přehlednost využívají Logický rámec již léta například finanční instituce, konzultantské společnosti či organizace zaměřené na ICT. Představuje pro ně standardní způsob komunikace jak uvnitř organizace, tak se svými zákazníky.
Logický rámec je jedinečný nástroj sdílení námětů, výměnu názorů, týmovou spolupráci a budouvání osobního zaujetí zúčastěných stran.
Může figurovat jako agregovaný vstupní materiál pro detailnější členění prací při začátku projektu na straně jedné. Na straně druhé současně slouží jako podklad pro sledování postupu a závěrečnému vyhodnocení úspěšnosti projektu.