Česká společnost Datasys je první ve střední a východní Evropě, které se podařilo legálně „prolomit“ licenční politiku IBM díky existenci licenční možnosti Infrequent User (IU) u DMS/ECM systému IBM FileNet. Ta umožňuje zredukovat počet licencí na desetinu. Povedlo se jí úspěšně implementovat řešení posvěcené od IBM World Wide Development týmu. Jak, to vysvětluje Radoslav Onger ze společnosti Datasys.
Rozhovor na IT Biz – Datasys, Radoslav Onger
Foto: Radoslav Onger, Datasys
Systém pro správu dokumentů a podnikového obsahu DMS/EMS (Document Management System/Enterprise Content Management) IBM FileNet je zhruba dvacet let na trhu. Pro Datasys je FileNet jednou z oblastí, kterým se věnujete a pro které máte unikátní řešení. V čem jeho jedinečnost spočívá?
Pro jednoho našeho velkého zákazníka jsme v projektu upgradu FileNetu připravili implementaci s využitím licenčního modelu Infrequent User (IU). Ten IBM před pár lety zavedla jako rozšíření standardní licence. Licenční možnost IU umožňuje licencovat jiným, zvláštním způsobem uživatele, kteří přistupují do systému jen občas.
Proč IBM zavedla kategorii uživatelů Infrequent User?
To se já mohu jen domnívat, ale usuzuji, že primárním důvodem byla snaha změnit pohled na komplexnost a vysokou cenu celého jejího softwaru FileNet. V podstatě jde zřejmě o aktivitu, pomocí které hodlá dát světu na vědomí, že i ona může být levnější a není určena pouze pro velké a bonitní zákazníky. Chce, aby zákazníci přestali vnímat IBM jako drahého výrobce, protože jednak cena licencí je vysoká a také poplatky na roční údržbu softwaru (maintenance) nejsou nejmenší. Nabízí tedy zákazníkům snížení ročních poplatků za údržbu v případě, že u zákazníka existují uživatelé, kteří spadají do kategorie IU.
V čem kategorie občasného uživatele (IU) spočívá?
U implementací s velkým počtem uživatelů existuje okruh lidí, kteří přistupují k dokumentům a tím pádem i k systému méně často. V licenční definici pro IBM FileNet je to maximálně 120 přístupů po 15 minutách za rok. Takovíto uživatelé mohou být licencovaní v poměru 1:10. Znamená to, že 10 takto přistupujících uživatelů může využít 1 standardní licenci. Teoretická úspora je tedy na úrovni 90 % v počtu licencí a z toho vyplývá i úspora za maintenance poplatky.
Jak se vám podařilo tento systém u zákazníka nasadit?
Zákazník nás při upgradu systému oslovil s požadavkem, zda je možno s ohledem na jeho počet uživatelů využít licenční politiku IU. V Datasysu jsme proto připravili základní návrh řešení, který jsme konzultovali nejprve s českou IBM, kde jsme si potvrdili, že námi navrhnuté řešení není scestné, ale je životaschopné a že vychází ze správných předpokladů. Též jsme vyhodnotili možné směry ušetření, tedy směry správného postupu. Pak jsme připravili komplexní popis jak budeme sbírat a vyhodnocovat údaje o přístupu uživatelů do systému. Aby nám však hřebínek nestál příliš vysoko, byli jsme upozorněni, že obdobných pokusů už bylo v regionu několik, ale žádný zatím nebyl úspěšný. Vždy totiž platí, že mechanismus celého řešení musí schválit IBM World Wide Development tým, což se nám i díky podpoře české IBM po čtyřech měsících řízení povedlo.
Díky tomuto schválení získal zákazník možnost použít výsledky vyhodnocení na určení počtu uživatelů, a zároveň platí, že pokud dojde po nasazení k nějakému auditu, nedokazuje se způsob vyhodnocení, ale prokazuje se jen, že celé řešení funguje ve smyslu, v jakém bylo schválené. Při auditech se kontroluje, zda byly dodrženy podmínky sběru dat, ale i zda řešení pokrývá něco takového, jako jsou koncentrátory, což byla velmi důležitá součást celého řešení. Koncentrátorem je ve smyslu licenční politiky IBM jakékoliv rozhraní, které překrývá identitu koncového uživatele. Může jít například o webové rozhraní nebo jakákoliv jiná interakce, ať už s dokumenty nebo se systémem. Když například 100 uživatelů využije přístup přes webovou službu, která má vytvořený technický účet pro přístup do systému, ve vyhodnocení se tím pádem objevuje jen jeden a ten samý uživatel a ne sto.
Celé řešení se tedy skládá ze tří částí.
První je sběr a vyhodnocení přístupů uživatelů abychom věděli, kolik jich spadá do kategorie IU.
Druhou je zabezpečení toho, že všechny přístupy budou vykonávané pod identitou koncového uživatele. Spočítá v identifikaci a úpravě všech koncentrátorů tak, abychom tento licenční nedostatek odstranili. Většinou vzniká postupným nasazováním FileNetu. Vše je na začátku nasazování zpravidla navrženo pěkně a správně, ale postupným rozšiřováním se takovéto ne zcela čisté věci mnohokrát zavádějí.
Třetí částí je úprava procesů zákazníka na základě výsledků vyhodnocení. Tím mám na mysli situaci, kdy se při vyhodnocení identifikují takoví uživatelé, kteří počtem přístupů jen mírně překračují hranici občasného uživatele. Následnou změnou procesů je možné dosáhnout stavu, že tito uživatelé se v budoucnosti dostanou do kategorie IU a tím se dosáhne značné úspory.
Pro naše řešení představovala největší a nejsložitější část právě konsolidace koncentrátorů a jejich zprůhlednění. Většina z koncentrátorů totiž byla postavena na rozhraní s třetími systémy, které musely být kvůli tomu zahrnuty do projektu. Nešlo tedy jen o úpravu samotných aplikací FileNetu. Byly zde systémy pro správu projektů, správu externí dokumentace; integrace prostřednictvím ESB, ERP systém a naše řešení se proto týkalo celkem osmi systémů, kde se musely zavést nějaké změny.
Je vaše řešení úspory licencí na bázi IU vhodné pro každého zákazníka FileNetu? Může přinést trvalou úsporu, jak v licencích, tak v maintenance?
Odpověď je poměrně složitá. Určitě platí, že efektivita našeho řešení závisí na velikosti nasazení a počtu uživatelů, tedy licencí ale také se odvíjí od způsobu, jakým uživatelé FileNet používají. Čím více uživatelů, tím je vyšší i předpoklad, že bude větší i množina IU, kteří systém nevyužívají tak často a přistupují do něj jen občas. V případě našeho prvního zákazníka, pro kterého nám IBM řešení pro využití IU schválila, šlo o systém s několika tisíc uživatelů. Už na začátku jsme měli předpoklad, téměř až jistotu, že počet IU zde může představovat poměrně zajímavé množství.
Za jaké situace může úmysl převést uživatele do kategorie IU selhat, třebaže to už Datasys umí?
Vše se odvíjí od počtu uživatelů. Vysvětlili jsme si, že IU má vůči standardnímu uživateli licenční poměr 1:10. Vypadá to tedy, že můžeme dosáhnout úspory 90 %, ale jen v případě, kdy všichni uživatelé spadají do kategorie IU. V praxi je počet IU menší. Nasazení sběru a vyhodnocení přístupů má však dvě strany mince. Protože už máme průhledné sledování uživatelů a jejich počítadlo, což je v podstatě zároveň auditorský nástroj, je i naprosto jasné, kolik licencí musí být pokryto poplatky za maintenance. Může se totiž také odhalit, kolik uživatelů není pokryto licencemi, takže celé řešení může nakonec vyjít i záporně. Zákazník je ale vůči jakémukoliv licenčnímu auditu, například přímo z IBM čistý a zároveň nemůže dojít k nevědomému překročení počtu uživatelů, což je též přínosem našeho řešení.
Další důležitá část, kterou je třeba vzít v úvahu je fakt, že počty uživatelů přistupujících do systému se v čase mění. Po několika vyhodnoceních v několika bězích lze zoptimalizovat počet IU, a tím pádem i počet licencí podléhajících maintenance. Je však třeba počítat s budoucím rozvojem, který může přinést další uživatele FileNetu. Platí totiž, že není možné k licencím, na které zákazník přestal platit maintenance, ji v budoucím období prostě jen zaplatit. Musí se platit obnova maintenance (reinstatement), která je asi 70 % její základní nákupní ceny. Nebo dokonce musí zaplatit za celou novou licenci, pokud mu chybí. Při kalkulaci počtu IU je tedy třeba zvážit, aby nešel zákazník příliš nízko a zůstal bez rezervy na další uživatele, jinak by se mu to nemuselo finančně vyplatit.
Co se týče onoho našeho prvního případu nasazení IU, dosáhli jsme úspory na úrovni 60 % úspory licencí pro Content Manager a něco přes 70 % počtu licencí pro Business Process Manager. Zákazník šel přibližně na 50 % z původního počtu licencí, za které platí maintenance. Byl to jednoznačně úspěšný projekt nasazení IU v prostředí IBM FileNet nejen v rozměrech České republiky, ale i v celém regionu střední Evropy, protože jsme toho zde dosáhli jako vůbec první.
Pro Datasys je to určitě obrovská zkušenost. Jste schopni ji u dalších zákazníků zopakovat?
Jistě, za prvé už máme připravené řešení odsouhlasené ze strany IBM, takže nasazení u dalších zákazníků bude časově daleko méně náročné, určitě i schvalování bude kratší než ty první čtyři měsíce. Navíc jsme získali zkušenosti s integrací několika různých systémů.
Za druhé, už máme připravené „krabicové“ řešení Datasys Infrequent User for FileNet.
Dokonce máme i model postupného nasazení podle proof-of-concept, kde je prvním krokem nasazení nástroje pro sběr a vyhodnocování dat ještě před konsolidací koncentrátorů. Ta je časově i finančně nejnáročnější. Výstupem z našeho proof-of-concept (PoC) je základní pohled, zda je či není nasazení Infrequent User finančně efektivní, aby se zákazník nedostal do stavu, že se mu IU z už vysvětlených důvodů nevyplatí. Až na základě pozitivního výsledku z PoC pokračujeme s dalšími etapami implementace, takže zákazníkovi dokonce nehrozí ani riziko zbytečné investice.