Na to, jak se proměňuje chování spotřebitelů i situace na trhu, musí reagovat i společnosti, pokud chtějí být úspěšné. V dnešní době, kdy běžný mobilní telefon má větší výpočetní výkon než sálový počítač před několika desetiletími, či než kancelářský počítač před nějakými 20 lety, je nasnadě, že klíčem k úspěchu je právě správné a efektivní využití možností, které moderní výpočetní technika nabízí.
V případě firem ze všech oborů podnikání jde pak především o podnikové informační systémy ERP, které řídí a podporují efektivní chod napříč celou organizací. Pojďme se společně podívat na některé nové možnosti, které tato komplexní řešení nabízejí.
Obchodní příležitosti
Řešení obchodní politiky a řízení efektivity obchodních příležitostí v ERP systému přináší uživateli objektivní pohled na jeho vlastní obchodní činnost. Hlavní předností pro obchodního manažera je soustředěnost důležitých informací, precizní controlling obchodního týmu a řízení komunikace se zákazníkem z různých zdrojů na jednom místě v informačním systému. Pro vrcholové manažery a majitele firem představuje zdroj systematických informací o potenciálních a reálných příjmech a také klíčovou informaci o výkonnosti a úspěšnosti jejich obchodního týmu. Řešení usiluje efektivně pokrýt „hluchá“ místa v obchodních činnostech firem do té míry, aby například obchodní ředitel mohl na základě těchto získaných informací produktivněji řídit svůj obchodní tým a tím zvyšovat úspěšnost na trhu.
Firma s takovým řešením získá klíčový manažerský nástroj informující o výsledcích a plánech činnosti obchodního oddělení, přehled o potenciálních, rozpracovaných, ukončených nebo neúspěšných obchodních případech. Přínosem je také centralizovaná správa kontaktů, koordinace a sledování jednotlivých fází směřující k úspěšnému uzavření obchodní příležitosti, plánování dalších pomocných obchodních aktivit a změření výkonnosti obchodního týmu spolu s efektivnějším využitím obchodního potenciálu. Souvisí s tím také automatizace a optimalizace procesního řízení obchodu ve firmě a integrace s dalšími poprodejními aktivitami v rámci informačního systému.
Obchodní analýzy
Hlavním účelem obchodních analýz, označovaných také jako Business Intelligence, je analýza podnikových dat a vhodné zobrazení výsledků. Důležitá je možnost tvorby přesných dynamických výstupů a rychlost při zpracování velkých datových zdrojů. Včasné informace mají v dnešním vysoce konkurenčním prostředí tu nejvyšší hodnotu. Tyto dynamické sestavy lze využívat k pružné a rychlé reakci na změny vývoje obchodních aktivit. Business inteligence technologie v ERP systémech umí získat správné informace ve správný čas a plně automatizovaně. Práce s výstupy je možná s minimálním požadavkem na technologickou znalost. Pohled na data je možný z různých pohledů a s různým stupněm agregace.
Firemní procesy
Efektivně řídit chod organizace není možné bez kvalitně popsaných a optimalizovaných podnikových procesů. Specializovaná řešení pro řízení chodu podnikových procesů, tzv. workflow, je pomáhají automatizovat, kontrolovat a zrychlit. Díky tomu se uživatel může více soustředit na klíčové aspekty svého byznysu a zbytečně se neutápět v balastu interních procesů. Samozřejmě je nutná plná integrace s dalšími podnikovými systémy, nejlépe v rámci jednoho ERP řešení. Klíčovým termínem v jeho souvislosti je ovládání problematických míst. Prostřednictvím workflow je možné stávající neefektivní a zdlouhavé procesy zkrátit až na čtvrtinu stávajícího času. Takový nástroj se stane klíčem pro plnění požadavků TOP managementu, zajistí automatizaci libovolných interních postupů, zrychlení schvalovacího procesu dokumentů a jejich vícestupňové schvalování.
Elektronické dokumenty
Firmy a zaměstnanci jsou dnes zahlceni takovým množstvím dokumentů, že je v nich nesnadné nalézt požadované informace. Cestou je elektronické zpracování dokumentů a propojení s informačním systémem ERP. Rychlost a komfort zpracování, archivace přijatých dokumentů a dostupnost dokumentů po celé společnosti jsou hlavní atributy, které rozhodují o implementaci DMS systémů ve společnostech. V praxi to funguje tak, že dokumenty přijímané do společnosti jsou skenovány a elektronicky archivovány v ERP systému, pak jsou v elektronické podobě připojeny k odpovídajícím záznamům, přičemž jsou, dle přístupových práv, ihned viditelné po celé společnosti, včetně vzdálených poboček. Na takto připojené dokumenty je možno navázat standardními postupy autorizace a dokumenty je také možné identifikovat pomocí čárových kódů.
Mezi přínosy patří například zpracování přijatých dokumentů přímo v ERP systému, papírové dokumenty jsou skenovány a elektronicky archivovány, jsou připojeny k odpovídajícím záznamům v ERP. Samozřejmá je okamžitá dostupnost informací v rámci celé organizace včetně poboček, možnost navázání na standardní postupy ověřování a autorizace. Dokumenty lze také identifikovat pomocí čárových kódů.
Pomocník pro kancelář
Všechny společnosti řeší problém jednotnosti a jedinečnosti dat. Klasickým příkladem je propojení elektronické pošty v Outlooku a informačního systému. Další oblastí je aplikace MS Word a informační systém. Lze data, která jsou v informačním systému, využít například při tvorbě obchodního dopisu, cenové nabídky či smlouvy o dílo? Jak a kde by společnosti měly ideálně uchovávat data, aby je mohli snadno a opakovaně využívat napříč celou organizací?
Moderní ERP systémy jsou s kancelářskými aplikacemi úzce provázány. S jejich pomocí je uživatel schopen zapisovat přímo do psaných dokumentů informace, které jsou v ERP systému. Příkladem může být například vložení adres společnosti a jejího obchodního partnera do úvodu smlouvy či obsah obchodního případu v preambuli smlouvy. Dalším příkladem může být příprava jakékoliv vydané korespondence ve formátovaném tvaru dle podnikových standardů (například typu poptávka, nabídka či tisková zpráva). Při kliknutí na tlačítko se uživateli korespondence uloží nejen na disk, ale zároveň se uloží jako nový záznam v ERP systému včetně přiloženého dokumentu. Stejným způsobem jako vydanou korespondenci je možné zpracovávat korespondenci přijatou, vlastní objednávky, záznamy o kontaktech (z telefonátů, schůzek, e-mailů a podobně) či o interní informace.
Mobilní aplikace
Rozšířit prodejní možnosti obchodního týmu lze také s mobilními aplikacemi, díky nimž budete mít interaktivní přístup ke všem důležitým informacím, které byste mohli potřebovat k úspěšnému uzavření obchodu. Z chytrých mobilních telefonů a tabletů k nim můžete prostřednictvím mobilní aplikace přistupovat odkudkoliv, bez omezení a dokonce i bez připojení k internetu. Získáte tak neocenitelný nástroj pro zvýšení obchodní efektivity.
Zaměstnanci firem, kteří tráví větší množství času na cestách, potřebují být neustále informováni o důležitých aspektech prodeje, změnách cen pro konkrétní zákazníky, o platební morálce odběratelů i o plnění obchodních plánů. S tím i s řadou dalších činností jim pomůže aplikace určená pro mobilní telefony a tablety, která je propojena s podnikovým informačním systémem ERP, z něhož čerpá data a informace. Z praktického hlediska lepší aplikace umí pracovat i bez internetového připojení, synchronizace dat pak proběhne při přechodu do online režimu.
Management může mobilní aplikace využít k zobrazení libovolného datového podkladu ve formě tabulky, grafu či textové informace napříč celým informačním systémem, sledování platební morálky odběratelů, hodnocení výkonu obchodních zástupců. Obchodní zástupci ocení standardní obchodní činnosti, pořizování přijatých objednávek s možností prezentace výrobků přímo u zákazníka, zapisování informací o schůzkách, editování informací o zákaznících v CRM, kontrola platební morálky. Servisní technici tak budou mít k dispozici servisní protokol, napojení na mapové podklady, tvorba fotodokumentace, přístup k informacím o zákaznících a výrobcích. A marketing získá interaktivní prezentace katalogu zboží, pořizování a editace informací v CRM přímo v terénu, monitoring aktivit a sledování plnění marketingových plánů.
Autor je generálním ředitelem společnosti J.K.R., která dodává podnikové informační systémy BYZNYS ERP.
Mohlo by vás zajímat: