Pokud jsem měl kdykoliv vybrat jedinou věc, která je u společnosti Microsoftu opravdu nesnesitelná, neváhal jsem ani chviličku – byla to vždy licenční politika. Chaos v licenčních programech, který byl tak velký, že se v nich nevyznali ani samotní lidé z Microsoftu nebo jejich obchodní partneři byl vždy hlavní metlou jinak poměrně ucházejících produktů. Ironií je, že ne vždy šlo o to zamaskovat snahu oholit zákazníka do běla, vhodnou volbou napříč licencemi se totiž dalo v případě firemních programů opravdu hodně ušetřit. Spolehlivým ukazatelem další licenční strategie bylo vždy uvolnění nové verze kancelářského balíku Office, ty poslední přinášejí sympatických změn více a to nejen v oblasti licenční politiky.
Historický kontext
Microsoft dokončil Office 2013 v říjnu loňského roku, na trh byl uveden koncem ledna 2013 a česká premiéra následovala v březnu 2013. A s nim ruku v ruce kráčela služba Office 365, tentokrát již k dispozici i pro nefiremní zákazníky. Respektive Office 365 založená na on-premise Office 2013. Samotná Office 365 je na českém trhu komerčně dostupná od konce června 2011, ale její nabídka byla cílena pouze na střední a větší podniky.
Prodej v roce 2011 byl realizován přes partnery a v případě balíčku s komunikačními službami byl bohužel vybrán Vodafone, což není zrovna operátor, který je schopen pracovat s firemní klientelou. Stačí něco málo vědět o prostocvicích, které provádí se svým oddělením pro firemní zákazníky nebo si připomenout jejich „úžasný“ projekt OneNet. V každém případě byla tato verze v podstatě pouhou náhradou BPOS (Business Productivity Online Suite) a firmy, které nepoužívaly SharePoint nebo Lync neměla jak přesvědčit o přechodu ke cloudovým službám.
Navíc bylo patrné, že jde o horečnatou snahu čelit Googlu a jeho službám přeportováním on-premise aplikací na „web“, bez viditelnější přidané hodnoty. Ani cenově to nebyla žádná sláva, v plné palbě, tedy se všemi službami a s možností on-premise instalace Office 2010 byla cena 630 Kč měsíčně na uživatele, nejlevnější pak 130, respektive 90 Kč, kdy jste ale odeslali mail a sdíleli dokumenty.
Po době temna nadějný úsvit s novým Office 365/Office 2013
Nový Office 365/Office 2013 tak představuje svěží vánek v politice Microsoftu. Jistě, můžeme za to poděkovat i Googlu, ze kterého ten vítr Microsoft dostal, ale faktem zůstává, že na světě je konečně balík Office za slušnou cenu a s pěknou licenční politikou. Navíc odladěn pro cloudové nasazení, týmovou práci, sdílení a zaručující kontinuitu produktu a kompatibilitu dokumentů. Microsoft se zaměřil i na samotný ekosystém, který sice z určitého pohledu poškodil partnery, ale je přijatelnější jak pro jednotlivé zákazníky, tak pro malé a střední firmy.
Základní výhodou Office 365 je především na první pohled jasná definice nákladů pro firmu. Pokud nemáte zakoupené licence Office, je jasnou volbou některá z nabídek zahrnující i možnost lokální instalace Office. Pro firmy je to Small Business Premium, Midsize Business a Enterprise E3. Ty nabízejí pro jednu licenci/uživatele možnost nainstalovat Office až na pět zařízení a je jedno zda jde o PC nebo Mac. Jde o celkový počet souběžných instalací, takže pokud svůj notebook prodáte, stačí deaktivovat toto zařízení/instalaci v přehledu na svém profilu a je vám opět k dispozici k nahrání do nového/jiného přístroje.
Slušná, leč dost neflexibilní kapacita online
Uživatelská licence zahrnuje emailovou schránku o velikosti 25 GB na uživatele, dostatečnou tedy i pro největší grafomany, plus dalších 7 GB na uživatele představuje kapacita úložiště „osobních webů“ (osobní SkyDrive Pro a informační kanál, které se tváři z hlediska správy jako weby – vedle něj můžete mít samozřejmě i váš osobní SkyDrive, ale jde o samostatná úložiště a velikosti se nesčítají). Samotná organizace má v případě Small Business k dispozici další prostor o velikosti 10 GB + 500 MB za uživatele, který může využít k provozu a vytváření dalších webů.
Tyto limity jsou na sobě nezávislé a nelze je libovolně alokovat, nelze tedy snížit e-mail na 20 GB a 5 GB přidat do SkyDrivu. A aby to bylo ještě „lepší“, nemůžete si prostor ani dokoupit. Respektive u Enterprise plánů lze dokoupit „firemní“ prostor (cca 0,20 USD/GB/měsíčně).
Místo na SkyDrivu Pro nejde koupit nikde, což vzhledem k možnostem normálního SkyDrivu vypadá podivně. Ale zatímco SkyDrive je postaven jako tradiční online „free“ úložiště, SkyDrive Pro je postaven na SharePointu. Microsoft to příliš nezdůrazňuje, aby zbytečně neplašil firmy z SMB segmentu, pro které byl SharePoint v podstatě k ničemu, ale který jim Microsoft v minulosti nutil při každé příležitosti, i když bylo jasné, že ho firma nevyužije a nepotřebuje. Nicméně odkud by se asi braly všechny ty zázraky sdílení a kooperace v Office 365?
Tentokrát je ovšem nasazení SharePointu na místě a navíc nijak uživatele neobtěžuje – což se nedalo říci o předešlé verzi. Kdo nechce, nemusí o něm ani vědět, kdo pro rozšířené funkce má uplatnění, může ho začít okamžitě využívat i pro další činnosti. Navíc tento segment představuje oblast, kde se mohou zapojit i partneři Microsoftu a nabídnout své nadstavby.
Současná nemožnost dokoupit prostor, tak znamená pro Microsoft pouze další příležitost jak si přivydělat do budoucna. Jak říká Microsoft: „Řadu vlastností současných programů navrhujeme a vylepšujeme až na základě odezvy zákazníka.“ Neznamená to tedy, že v budoucnu se s touto možností nesetkáme. Peníze jsou přeci až na prvním místě a vlna poukazování na Google Drive rozhodně Microsoftu není příjemná.
Na druhou stranu, většina firem v SMB segmentu s poskytovanými limity naprosto vystačí a důležitější pro ně je především jasné vyčíslení nákladů.
Bederní úvaha o cloudu
V okamžiku přechodu do cloudu se řada položek na provoz IT sítě eliminuje, zmenší nebo je dokážeme přesněji vyjádřit. Základem může být úspora na straně hardwaru (servery, úložiště) a jejich správa. Co malá firma v podstatě provozuje, a je to něco, čeho se nelze zbavit outsourcingem? Exchange server, webserver, nějaká databáze, fileservery, účetní program, ERP/CRM apod. Řada programů je v různých verzích a nutně společně nemusejí pracovat. Prvních několik položek se v podstatě řešilo nasazením Small Business Serveru, jenže třeba SBS 2008, se kterým již nespolupracuje nový Outlook 2013, se nabízel až do roku 2010, takže řada firem mohla zjistit, že má sice sever koupený před dvěma lety, ale který nyní již nevyhovuje.
Ano, šlo migrovat, ale kdo by se k tomu odhodlal, když si pamatoval migrace z SBS 2003 na 2008? Příchod Office 2013 však nyní otázku přechodu znovu otevřel – nové počítače a notebooky s Windows 8 jsou obvykle dovybavovány novými Office a tak se často řeší, co s maily. Jistě, lze samostatně lokálně provozovat Outlook 2010, ale to není pohodlné. Navíc si už i vedení firem vyzkoušelo, že nový Powerpoint je přece jenom příjemnější a intuitivnější na tvorbu prezentací, takže nemusejí potupně žádat své ratolesti, aby jim zarovnali prezentaci.
Dalším podpůrným argumentem jsou nové funkce na online spolupráci, kdy jeden dokument může najednou upravovat několik lidí (změny jsou sice vidět skokově a ne online jako u Google) nebo ho připomínkovat si našlo rychle cestu do řady firem. Navíc Microsoft vhodně doplnil svoje portfolio o Skype a Yammer.com (sociální síť), čímž řadu lidí zbavil neoblíbené platformy Lync a nabídl jednoduché nástroje pro týmovou spolupráci v reálném čase. V rámci balíku je vám k dispozici i OneNote.
Licenční politika
Ty stále váhající oslovil Microsoft možností instalovat zakoupenou kopii na více zařízení – jak v rámci rodiny (Office Home), tak i ve firemním prostředí jde o pět zařízení, a i když jde o roční poplatek, kdy se dostaneme k tomu, že v průběhu času zaplatí uživatel stejně slušnou sumu jako předtím, má nyní vždy k dispozici nejnovější verzi a měsíční nebo roční poplatek nebolí tolik, jako když musel dříve za Office 2010 Professional (pro 2 zařízení) vysázet najednou 11 tisíc bez daně. Při zakoupení Office 365 je jasné, že u zaměstnance se musí počítat s náklady 12,80 eur měsíčně na Office a mail, ale odpadnou starosti s údržbou serverů. Zároveň při měsíčních platbách lze reagovat na okamžitý stav zaměstnanců – buď dokoupením, nebo deaktivací uživatele.
Office 2013 a Office 365 představují po letech konečně kancelářský balík Microsoftu za normální cenu. Pokud vám zaměstnanec nedokáže vydělat cca 350 Kč na provoz jeho softwaru, asi stejně dlouho podnikat už nebudete. Řada funkcí a provázanost se sociálními sítěmi a cloudovými službami (Skype, SkyDrive, Yammer) z něj rozhodně činí více než zdatného soupeře Googlu, protože řada důvodů proč přejít právě k této konkurenci s příchodem Office 2013 vzala za své. Z Google se navíc stává stejný moloch jako Microsoft a to je „nepřítel“, kterého znám přece jenom lépe.
Nezanedbatelnou roli ve výběru softwaru hraje i ženský element. Těm se obecně Office líbí daleko více než řešení Google, navíc produkty Microsoftu všichni znají většinou již ze školy, což je tradiční základna nových uživatelů. K tomu samozřejmě připočtěte, že Office 365 pracují i jako webová aplikace, takže například soubor uložený ve SkyDrivu můžete otevřít a upravovat v jakémkoliv počítači – Office se jednoduše spustí jako webová služba na straně serveru.
Klid za docela rozumnou cenu
I když samotné produkty v rámci balíku přinášejí řadu vylepšení a funkcí, hlavním důvodem, proč Office 365 koupit, je v podstatě klid za rozumnou cenu. Instalaci z prostředí svého účtu zvládne téměř každý sám, nemusíte se starat, zda běží mailserver nebo co si proboha počnu, když nemám u sebe svůj počítač, ale potřebuji něco vyřídit. S Office 365 stačí v podstatě sednout k jakémukoliv počítači a přihlásit se svým profilem a buď nainstalovat on-premise nebo využít Office Web App.
Office 365 nejsou jistě bez chyby, stále je co vylepšovat, ti kdo spokojeně využívají Google Apps, nebo jedou na Linuxu, nemusejí vůbec zajímat, ale král mainstreamu je jasný. A i když se Google snaží a Microsoft by mě nezařadil mezi své oblíbence, prostě pohodlí zvítězilo a já jedu na Office 365. Klacky pod nohy mi totiž házejí oba dva – ať již svazováním s účty, bonzováním NSA, uživatelskou podporou, nebo prapodivnými licenčními ujednáními. A 40 eur (Google Cloud/Apps) nebo 128 eur ročně (Microsoft)? Když si vzpomenu, kolikrát se mě ptají na radu a hlavně kolik času zaberou lidé s Apps a ti s Office, tak 80 eur za větší klid nevypadá nijak špatně.
Na závěr ještě jedno malé rýpnutí: je až s podivem, kolik lidí s Apps neumí vyplnit vyhledávací políčko ve vyhledávači Googlu, na druhé straně ale stejně tak platí, že uživatelé Office kolikrát ani netuší, že existuje nějaký Bing.