I když malé firmy netisknou tak intenzivně jako velké korporace a 75 procent tiskových úloh jsou 3 a méně stránek, stále oblast tisku hraje velmi důležitou roli. Při kontaktu se zákazníky je pro zaměstnance rychlý, profesionální a spolehlivý tisk zásadní.
Například realitní makléři při kontaktu se zákazníky potřebují ke své práci řadu papírových materiálů. Tištěné brožury, smlouvy, průzkumy, hypoteční detaily a právní dokumenty. Při jednání se zákazníkem je důležité, aby celý proces byl plynulý a poslední věc, kterou obchodník chce, je stát u tiskárny a čekat na dokumenty, zatímco zákazník netrpělivě čeká. V případě nejčastější alternativy, tedy inkoustu, již narážíme na několik problémů: nízkou pořizovací cenu tiskárny bohatě vykompenzuje spotřební materiál a rychlost také není zrovna závratná (jsou zde určité fyzikální limity).
Vedle výkonnosti tiskáren je klíčová i spolehlivost vzhledem k omezeným IT zdrojům v malých a středních firmách. Že spolehlivost je často problém, dokazuje i průzkum Sage Business Index, podle kterého 75 % malých podniků ztrácí každý týden až 2 hodiny svého času kvůli IT problémům. V zoufalé snaze o vyřešení problému potom zaměstnanci volají přátelům, místo aby zavolali klasickou IT podporu. A 24 % zaměstnanců hledá řešení problému na internetu. Tisk je v malých a středních firmách zásadní součástí IT, takže je důležité, aby tiskárny nepřispívaly k tomuto problému.
SMB a samostatné kanceláře
Malým a středním organizacím, které často tisknou, přináší laserové tiskárny řadu výhod, protože uživatelé mohou i v malém kancelářském prostředí využít technologií jinak dostupných jen ve velkých multifunkčních tiskových strojích. To zahrnuje i podobný výkon a stejnou spolehlivost. Existuje celá řada funkcí, které by uživatelé měli vyžadovat, protože mají vliv na jejich podnikání.
Důležitou roli v rámci efektivity hraje doba zahřátí tiskárny a čas tisknutí prvního výtisku. Řada firem toto neprávem opomíjí. Při nákupu by proto měl být kladen důraz i na technologie spojené s rychlým prvním výtiskem, takže tiskárna nespotřebovává zbytečně velké množství energie a není nutné na výtisk čekat.
Výrobci laserových tiskáren se tento problém snaží dlouhodobě řešit, například technologie Canon Quick First-Print snižuje spotřebu elektrické energie až o tři čtvrtiny v porovnání s konvenčními technologiemi. Velmi užitečné je vybrat si tiskárny s tonerovými kazetami typu vše v jednom, které poskytují snadnější a rychlejší výměnu. To vyžaduje méně údržby, šetří čas, zajišťuje plynulý provoz a v neposlední řadě maximálně zjednodušuje orientaci obsluhy ve spotřebním materiálu .
Správa
Jak už jsme zmínili, většina malých podniků má omezené IT zdroje, takže pokud si tiskárnu zakoupí bez podpory IT poskytovatele, musí být instalace a údržba jednoduchá. A právě laserové tiskárny vyžadují jen minimální podporu. Ovladač tiskárny by měl jít snadno použít a spravovat, uživatelský displej by měl být intuitivní, aby zaměstnanci potřebovali jen minimální školení, a pokud vaše firma roste, měly by mít tiskárny bezpečnostní funkce a možnost síťového připojení.
A v neposlední řadě je potřeba při koupi sledovat i energetickou účinnost, která můžu pomoci snížit firmě náklady. Srovnat produkty je možné na stránkách Energy Star, kde jsou porovnány produkty od různých výrobců a uživatelé se tak mohou při koupi lépe rozhodnout. Vedle nízké spotřeby energie při vlastním používání existuje i řada funkcí, které mohou pomoci ušetřit. Například oboustranný tisk zabraňuje plýtvání papírem.
Malé rozhodnutí, kritické dopady
Výběr správné technologie může mít zásadní vliv na každodenní práci, takže rozhodnutí by mělo být velmi pečlivě zvážené. Laserové tiskárny jsou oceňované za výkon a spolehlivost, a jsou tak stále populárnější. Malým a středním firmám pomohou laserové tiskárny soustředit se na práci a netrávit 2 hodiny týdně problémy s IT.