Už za rok vstupuje v platnost tzv. GDPR, nové nařízení Evropské unie, které zpřísňuje pravidla nakládání s osobními údaji ve všech členských zemích. Nové nařízení se vztahuje na všechny subjekty, které zpracovávají jakékoli databáze s osobními daty klientů, zákazníků, zaměstnanců, pacientů, hostů a podobně. Za jeho porušení hrozí sankce až půl miliardy korun.
Jsme v tom všichni
Nařízení se dotýká nás všech, neboť každý jsme veden v nějaké databázi a někdo má naše osobní údaje. Z tohoto pohledu můžeme být rádi, že jejich ochrana bude přísnější. Menší radost asi budou mít ti, jichž se směrnice GDPR týká profesně. Nové podmínky totiž platí pro všechny, bez ohledu na velikost či obor podnikání, reagovat bude muset i většina subjektů veřejné správy. Chcete-li mít jistotu, že ani vy nejste z této povinnosti vyvázáni, případně že jsou vaše postupy v souladu s GDPR, poraďte se s odborníky.
Čím začít?
Auditem. Specializovaný poskytovatel auditu prověří z hlediska zabezpečení nejen využívané technologie, ale také softwarové nástroje, úložiště a databáze dat a všechny firemní postupy, během kterých se s osobními údaji jakkoli manipuluje. Komplexní audit zpracování osobních údajů v ČR poskytuje například Konica Minolta, která ve spojení s předními právními a konzultačními společnostmi zajišťuje rovněž ověření všech náležitostí obsažených ve smlouvách, firemních směrnicích nebo dokumentových šablonách.
Pseudonymizace: Jde o zpracování osobních údajů způsobem, který neumožňuje jejich přiřazení ke konkrétnímu člověku bez použití dodatečných informací. Ty musejí být uchovány odděleně s dostatečnou technickou a organizační ochranou.
Jak to celé probíhá?
Před zahájením auditu je uzavřena dohoda o mlčenlivosti, aby byla zajištěna bezpečnost údajů i během analýzy třetí stranou. Následně dodavatel sestaví seznam rizikových operací, dokumentů a dalších oblastí, u nichž provede technologické a právní posouzení. Výstupem auditu je písemné memorandum, které identifikuje rozpory s GDPR a doporučí vhodná řešení k nápravě. Například Konica Minolta již dnes poskytuje všechny své služby a produkty z oblasti dokumentových řešení a správy firemních procesů v souladu s pravidly GDPR. Svým zákazníkům je tak schopna na základě provedeného auditu zavést i příslušná opatření. Nejčastější problémy přitom bývají v nedostatečném zabezpečení dat. GDPR klade důraz například na zajištění kybernetické bezpečnosti, šifrování dat, nastavení vnitrofiremních procesů, zajištění tzv. pseudonymizace nebo adekvátní zabezpečení tiskového prostředí. Instalace nových systémů či zavedení bezpečnějších procesů chce čas, větší společnosti by proto měly s podobným auditem začít co nejdříve.
K nejčastěji evidovaným osobním údajům patří:
- jméno, adresa
- poloha, elektronický identifikátor
- zdravotní údaje
- příjem
- kulturní profil
- služební e-mail a telefon vedoucí k identifikaci osoby, apod.
Jsou změny skutečně zásadní?
Ano. Nové nařízení z dílny EU výrazně mění některé mechanismy doposud vyplývající ze Zákona o ochraně osobních údajů. Mezi nové povinnosti patří například zabezpečit zpracování osobních údajů vhodnými organizačními a technickými prostředky, rozšíření smluv o nové povinné náležitosti nebo přijetí interních kontrolních postupů zajišťujících zákonné zpracování osobních údajů. Dohled nad těmito postupy by měl mít na starosti tzv. pověřenec ochrany osobních údajů, který bude zároveň v kontaktu s Úřadem pro ochranu osobních údajů. Věřte, že nejde jen o slovíčkaření a připravte se na zavedení nového nařízení s předstihem. Ať máte klid.
Tzv. GDPR (General Data Protection Regulation) vstoupí v ČR v platnost 25. 5. 2018. Pod názvem Obecné nařízení o ochraně osobních údajů EU nahradí současnou právní úpravu ochrany osobních údajů v podobě směrnice 95/46/ES. Nedodržení nových pravidel může být pokutováno až do výše 20 milionů euro nebo 4 % ročního celosvětového obratu obchodní společnosti, vždy podle toho, která částka je vyšší.